Légende : Un espace rangé, un travail plus efficace
Le diable se trouve dans les détails, et ces détails ont souvent une grande importance et peuvent finir par être ce qui fait la différence entre une compagnie qui survit et une compagnie qui réussit. Cette règle très générale est une vérité pour absolument tous les composants d’une entreprise et concerne donc également ce que l’on appelle couramment le plan de travail, à savoir l’espace dans lequel vos employés vont évoluer. Même s’il est difficile de donner des chiffres précis, il a été prouvé à de nombreuses reprises qu’un lieu de travail organisé de manière efficace et agréable augmente de manière sensiblement significative l’efficacité des personnes y travaillant.
Bien entendu, pour vous aider, nos amis américains, passés maîtres dans tout ce qui concerne la vie de l’entreprise et la gestion de celle-ci, ont développé une méthode assez simple pour savoir comment ranger et ordonner le lieu de travail. Ils ont appelé cela la méthode des 5S, pour Sort, Straighten, Shine, Standardize et Sustain. Une traduction française adéquate a toutefois été trouvée pour les moins anglophones d’entre vous, et qui se retrouve sous l’acronyme ORDRE, pour Ordonner, Ranger, Dépoussiérer, Rendre évident et Être rigoureux. Tel un joueur de poker en ligne, qui nous servira d’exemple tout au long de cet article, la plupart de votre temps sera passé assis devant un ordinateur, et de nombreux réflexes sont bons à prendre pour pouvoir rester à votre poste sans se fatiguer, comme un joueur de poker peut jouer des nuits entières sans perdre sa concentration.
Ordonner
Au fil des mois et des travaux différents, une entreprise a souvent tendance à accumuler de nombreux dossiers et objets aux alentours du lieu de travail, mais il est très important, de temps en temps, de réévaluer l’utilité de la présence de tel ou tel item sur le bureau. Ainsi, que ce soit sur votre bureau personnel ou les étagères communes de la compagnie, il va falloir regarder chaque objet et déterminer son degré d’importance. Est-ce que j’utilise ce stylo tous les jours ? Est-ce que j’accède à ce fichier de manière régulière ? Est-ce que ce classeur est daté et ne sert plus qu’occasionnellement ?
Tous les items qui s’utilisent tous les jours pourront garder leur place. Ceux qui ne servent qu’une ou deux fois à la semaine devraient être rangés plus loin mais dans un lieu facilement accessible. Et ceux qui ne servent presque jamais doivent être enlevés et remisés dans les archives. Cette méthode fonctionne aussi bien pour les objets réels sur votre bureau de travail que les fichiers fictifs sur le bureau de votre ordinateur. Un joueur de poker, qui sait qu’il ne peut que rarement quitter son siège, fera tout son possible pour avoir tout ce dont il a besoin à portée de main pour pouvoir jouer sans avoir à se lever toutes les 20 minutes.
Ranger
Une fois que vous avez estimé quels objets avaient encore leur place sur votre lieu de travail, il faut désormais les ranger de manière logique et efficace. Un des leitmotivs de toute compagnie insistant sur ce côté « rangement » est devenu fameux suite au film L’Auberge Espagnole : « Chaque chose à sa place, et une place pour chaque chose. ». Avec ces idées en tête, vous pourrez organiser votre bureau de manière à pouvoir accéder de manière immédiate à tous ces items nécessaires au quotidien. Une chose très importante est la labellisation des classeurs et des dossiers, mais aussi des tiroirs ou des poubelles par exemple, pour que chacun sache immédiatement où trouver ce qu’il cherche et où ranger ce qu’il n’utilise plus. En continuant sur l’exemple du joueur de poker en ligne, il saura à chaque nuit garder ses habitudes, avoir sa boisson et sa nourriture aux mêmes endroits pour être le plus efficace possible.
Dépoussiérer
Cette étape veut exactement dire ce qu’elle veut dire. Il s’agit de nettoyer régulièrement le plan de travail, de ne laisser aucun déchet traîner dans les environs, d’enlever la poussière des écrans d’ordi et des étagères et de recycler les papiers inutiles dès que possible. Outre le fait d’éviter des accumulations de détritus et de poussières qui sont visuellement désagréables et ne motivent pas le travailleur à faire des tâches pénibles, cela permet aussi un meilleur entretien du matériel qui s’abîmera plus lentement. Cela pourrait aussi avoir un impact sur la santé des utilisateurs du lieu de travail, et éviter ainsi des congés-maladies trop fréquents. Ces mesures sont importantes dans les bureaux, mais encore plus dans les usines où les saletés et les dangers sanitaires sont bien plus présents. Si on pourrait avoir le cliché d’un joueur de poker croulant sous les paquets de chips vides devant son écran, la vérité des professionnels du Texas Hold’em est toute autre avec un environnement propre et sain pour jouer tout en prenant du plaisir.
Légende : Chaque chose à sa place, et une place pour chaque chose
Rendre évident
Les trois premières étapes sont les plus faciles et les plus évidentes, mais c’est cette quatrième étape qui sera peut-être la plus importante, puisqu’il s’agit de faire en sorte que cette amélioration du lieu de travail ne soit pas qu’un événement ponctuel et que tout ne retombe dans le désordre 1 mois plus tard. Il faut donc rendre évident le fonctionnement des trois premières étapes, le faire en groupe et l’expliquer de manière cohérente à chaque étape, prendre des photos du travail fini et rappeler que c’est ce à quoi doit ressembler un environnement de travail avec la méthode 5S, et enfin établir un planning mensuel où il faudra réévaluer la qualité du lieu de travail par rapport au 5S.
Être rigoureux
Cette étape va de pair avec celle d’avant, et a pour but d’inclure la culture du 5S dans l’ADN de la compagnie et des travailleurs, et dans votre propre routine. Le but sur le long terme est de systématiser l’utilisation de la méthode 5S jusqu’à devenir un réflexe, à pouvoir identifier immédiatement les choses à ordonner, les espaces à ranger, les ordinateurs à dépoussiérer de manière évidente et rigoureuse. Là-encore, le joueur de poker le plus en réussite sera celui qui saura organiser au mieux son plan de travail, mais surtout celui qui saura le maintenir dans cet état optimal. Si les joueurs de poker sont capables de passer des jours et des nuits devant leur ordi sans avoir mal au dos, souffrir des yeux ou perdre de l’énergie inutilement, les patrons de compagnie doivent s’inspirer d’eux pour importer la méthode 5S sur leur lieu de travail.