Faire face aux imprévus avant un voyage d’affaires

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     06/07/18    
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Les voyages d’affaire font partie inhérente de la vie de l’entrepreneur que ce soit pour rencontrer des clients ou pour signer des contrats. Mais quand il s’agit d’un voyage qui se présente à la dernière minute avec l’espoir d’avoir une opportunité d’affaires, la panique se fait ressentir, d’autant plus si vous découvrez que votre passeport a disparu ou est expiré.  Le stress est au rendez-vous. Alors comment contourner les difficultés avant le départ ?

Le passeport perdu ou expiré, une dose de stress

Nombre de personnes se rendent compte de la perte de leur passeport à quelques jours d'un voyage ou même de l’invalidité de leur passeport. Si pour les vacances ce problème est la source d’un stress intense, il l’est d’autant plus pour les dirigeants qui ont besoin de se rendre dans un pays où le passeport est une obligation. Quelle qu’en soit la raison, vous ne pouvez reporter ce voyage qui se révèle clef dans votre business. Il existe des solutions pour régler cette situation d'urgence.

Dans le cas d’une extrême urgence, il est possible de se voir délivrer un passeport temporaire pour voyager. Cette solution n’est pas automatique, elle demande au voyageur de justifier la raison de son urgence. Les services préfectoraux peuvent s’avérer conciliants en fonction du justificatif. Dans le cadre d’un voyage pour des raisons professionnelles, le passeport temporaire peut être délivré pour un départ imprévu ne pouvant être différé. Il s’agit d’un caractère exceptionnel et en fonction du motif  la réalisation de ce document peut vous être refusée. Le passeport sera valide seulement un 1 an et pourra être conçu le jour même. Pour faire les démarches, il est préférable de se rendre dans la préfecture la plus proche pour réaliser une telle demande. Les mairies ne sont pas habilitées à fabriquer des passeports sur place, excepté certaines mairies de Paris.

Comme pour toute demande de passeport, des pièces officielles doivent être fournies auprès de la préfecture. Elles diffèrent selon la situation. En ce qui concerne le coût du passeport temporaire, il faudra s’acquitter d’une somme de 30 euros en timbre fiscal. Même si la situation reste urgente, il est parfois difficile de réaliser toutes les formalités en une journée comma dans le cas d’une perte ou d’un vol car il faudra par exemple présenter le récépissé de dépôt de plainte au commissariat. Certes, il s’agit d’une procédure d’urgence dont le délai d’un jour peut être rallongé selon les préfectures.

Les cas exceptionnels

Pour les voyages vers les États-Unis, un nouveau passeport ne comportera pas le visa précédemment établi. Dans le cas d’un départ vers cette destination, une autre demande de visa devra être effectuée. Ainsi, si le visa est présent sur un passeport périmé, les services préfectoraux autorisent la sauvegarde de l’ancien document uniquement pour le déplacement.

Dans le cas d’un voyage au sein de l'Union européenne, une carte d’identité suffit. Tout comme le passeport, il arrive de la perdre ou bien qu’elle soit périmée. Dans le cas d’une urgence et sans possession d’un passeport, il est impossible de se faire délivrer une carte d’identité temporaire. Pour une urgence, seul un passeport peut être délivré. La carte d’identité ne peut être délivrée à la dernière minute.

Et un vol annulé, que faire ?

Pour un voyage d’affaires, le stress devient parfois omniprésent surtout dans le cas de l’annulation d’un vol. Cette situation tout aussi stressante demande de revoir l’organisation en peu de temps. Toutes les entreprises ne possèdent pas de salariés dédiés à la réservation de voyage, particulièrement pour les petites structures. Mais comment faire lorsqu’il s’agit d'une opportunité à ne pas rater, que votre a été annulé et que vous n’avez pas l’habitude de ce type de situation ? Selon la loi française, les compagnies aériennes sont tenues de respecter des obligations en cas d'annulation. Elles doivent vous prendre en charge sur le prochain vol et vous offrir des compensations durant l’attente. Les rafraîchissements, les collations, les communications ainsi que l’hébergement (dans le cas d’un vol le lendemain) doivent être assurés par la compagnie. Il sera aussi possible en fonction de la compagnie de réclamer une indemnisation pour le vol annulé. Cependant, cette solution ne concerne pas les grèves des contrôleurs aériens ou celles annoncées par la compagnie deux semaines avant le départ.

Mais que faire sur place, une fois à l’aéroport ? Si vous ne pouvez vraiment pas différer votre départ, il faut alors vous rendre au guichet d’embarquement de la compagnie afin de faire une réclamation. Elle doit normalement vous proposer des solutions pour vous rendre au plus vite à destination. Pour des longs voyages, il est possible que vous ayez un retard tel que vous serez conduit à modifier vos plans.

N’oubliez pas de prévoir des solutions en amont afin de ne pas paniquer au moindre imprévu. Et tout devrait bien se dérouler ! Et si vous regardiez dès à présent la validité de votre passeport afin de supprimer déjà en amont une occasion de stresser inutilement ?

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