Les avantages de la dématérialisation des processus

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     07/03/15    
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Le concept de dématérialisation semble complexe, mais définit en réalité un processus destiné à simplifier la vie de l'entrepreneur.

Pour accroître la flexibilité de sa structure, la dématérialisation devient un enjeu de taille à une heure où la réactivité peut décider de la bonne réussite (ou pas) de son projet. Et la pratique concerne tout autant les sociétés installées que celles à naître, car il s'agit surtout de s'adapter à un contexte de flux tendus. Alors, sur quoi repose une dématérialisation des processus efficace ?

Dématérialisation, le concept

La dématérialisation des processus consiste à éliminer l'utilisation d'éléments stockables qui s'accumulent au cours de la vie d'une entreprise. Elle repose sur une informatisation poussée des processus en entreprise. Cela peut aller des ventes à la communication interne, en passant par l'aspect juridique ou toute autre activité qui produit des documents. Car la dématérialisation a pour objectif de diminuer l'utilisation de papiers.

L'entreprise reçoit des documents, en fait circuler, et doit à terme les stocker. Tout cela représente un poids que la dématérialisation entend fluidifier. Même si la confiance accordée à un document que l'on peut toucher semble difficile à dépasser, dématérialiser les processus apporte tout de même autant de garanties. Il est possible de signer les documents informatisés, de leur donner une valeur juridique, de les frapper de confidentialité, et d’y apposer toutes les fonctions d'un document papier traditionnel.

Quels avantages en attendre ?

Les raisons d’engager une telle démarche de dématérialisation sont de deux ordres.

D'abord, dématérialiser permet de gagner du temps. La gestion des documents est transférée vers les ordinateurs, qui vont être amenés à jongler avec une base de données ainsi constituée. L'utilisateur n'a ainsi qu'à saisir les références de son document pour le retrouver sans même avoir à se déplacer. Pour la consultation, c'est également beaucoup plus rapide, car le temps pris pour la numérisation est vite rentabilisé.

En ce qui concerne la diffusion, les choses sont aussi simplifiées. Extirper un document d'une archive pour le photocopier, préparer un courrier postal, et ensuite veiller à replacer au bon endroit la copie originale peut constituer une contrainte assez lourde dans une journée de travail. Grâce à la dématérialisation tout se fait en quelques clics.

Un gain de temps qui va de pair avec l'économie réalisée. On rentabilise en effet bien davantage les journées de travail, car les collaborateurs sont dès lors mobilisés pour une activité plus rémunératrice pour l'entreprise. D’autant que concrètement, la dématérialisation enlève le poids financier des coûts de gestion pour l’entreprise.

Les différentes solutions de la démarche

Opérer une dématérialisation de ses processus prend différentes formes, chacune étant adaptée à l'objectif fixé par la démarche.

En premier lieu, il faut bien évidemment numériser les documents, pratique redondante qui suppose toutefois une expertise. Tous les documents n'ont pas le même format, la même épaisseur, la même qualité de papier ni d'écriture. Et surtout, il faut veiller à respecter une charte déterminée par des normes pour conserver la valeur juridique de chaque élément numérisé.

En deuxième lieu, il faut songer au traitement des informations, car les documents doivent rester accessibles. Cela signifie le développement ou l’utilisation de logiciels adéquats alliant efficacité et facilité d'usage au quotidien.

Et enfin, il est impératif d'assurer le stockage des documents. Même dématérialisée, la documentation a un poids, dérisoire par rapport au papier, mais qui doit trouver un espace. La dématérialisation impose de trouver des serveurs pour recevoir les numérisations, les classer selon des références aisément compréhensibles par l'entreprise. La sécurité devra notamment constituer un enjeu important au cœur de vos démarches de stockage, et les personnes qui s’occuperont de ces processus au sein de votre entreprise devront y être sensibilisées.

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