Alors que chaque minute compte pour les dirigeants, la gestion efficace du temps et des tâches est la clé du succès. Parmi les nombreuses méthodes qui émergent, la méthode « Getting Things Done » (GTD), développée par David Allen, représente une approche complète et systématique pour maximiser la productivité. Découvrons ensemble comment cette méthode peut transformer la manière dont les entrepreneurs abordent leurs missions quotidiennes.
Comprendre la méthode
La méthode GTD repose sur un principe fondamental : libérer l’esprit des entrepreneurs en déplaçant les pensées et les tâches de la mémoire vers un système externe. Cette approche, structurée en cinq étapes clés, vise à traiter chaque tâche de manière méthodique pour garantir une exécution fluide.
Les cinq étapes fondamentales de la méthode :
- Collecter : rassemblez toutes les tâches, idées ou engagements dans un système centralisé, que ce soit une application, un carnet ou un logiciel dédié.
- Traiter : analysez chaque élément collecté et décidez de l’action à entreprendre : la faire, la différer, la déléguer ou la supprimer.
- Organiser : classez les tâches traitées dans des catégories spécifiques (projet, contexte, date limite, etc.) Pour faciliter une recherche rapide et une exécution efficace.
- Réviser : passez en revue régulièrement vos listes d’actions et de projets pour vous assurer de leur pertinence et de leur priorité.
- Exécuter : attaquez-vous à vos tâches selon leur contexte et leur niveau de priorité.
Les avantages tangibles de la méthode GTD pour les entrepreneurs
Elle offre une panoplie d’avantages tangibles pour les entrepreneurs, allant de la réduction de la surcharge mentale à l’accroissement de la productivité. En libérant leur esprit de la surcharge mentale grâce à un système organisé, les entrepreneurs peuvent bénéficier d’une concentration accrue, leur permettant ainsi de se plonger pleinement dans leurs tâches sans être distraits par des pensées encombrantes.
De plus, la catégorisation des tâches selon les priorités permet une meilleure gestion du temps, aidant les entrepreneurs à identifier et à se concentrer sur ce qui compte vraiment, ce qui contribue à éviter les retards et les oublis.
Une autre valeur ajoutée de la méthode GTD réside dans sa capacité à réduire le stress associé à la gestion chaotique des responsabilités. En abordant systématiquement les tâches de manière organisée, les entrepreneurs peuvent mieux gérer les pressions du quotidien, ce qui se traduit par une diminution du stress et une plus grande tranquillité d’esprit
Intégration pratique de GTD dans la routine entrepreneuriale
Pour intégrer efficacement la méthode dans leur quotidien, les entrepreneurs peuvent suivre ces conseils pratiques :
- Créer un système centralisé : choisissez un outil ou une application qui vous convient pour collecter et organiser vos tâches. Des applications comme Todoist, Trello, ou même une méthode manuscrite dans un carnet peuvent être efficaces.
- Établir des moments de révision : planifiez régulièrement des moments dédiés à la révision de vos listes. Cela peut être quotidien, hebdomadaire, ou même mensuel, en fonction de votre flux de travail.
- Contextualiser les tâches : utilisez des contextes spécifiques pour vos tâches (bureau, téléphone, en ligne, etc.) Afin de maximiser l’efficacité lorsque vous travaillez sur des actions similaires.
- Éviter la procrastination : en utilisant cette méthode, vous pouvez identifier rapidement les tâches qui peuvent être accomplies immédiatement. Ne reportez pas ces actions simples.
- Établir des projets définis : divisez les projets en tâches individuelles et traitez-les comme des éléments distincts pour une progression constante.
Quelques outils …
Outils de gestion des tâches :
Utilisez des applications spécifiquement conçues pour la gestion des tâches, telles que Todoist, Things, ou Omnifocus. Ces outils offrent des fonctionnalités avancées pour organiser, prioriser et suivre vos tâches.
Utilisation de la technique Pomodoro :
Complétez vos tâches en utilisant la technique Pomodoro. Travailler par intervalles de temps dédiés, suivis de courtes pauses, peut accroître la productivité et maintenir la concentration.
Labels ou tags :
Utilisez des labels ou des tags pour catégoriser davantage vos tâches. Cela peut inclure des contextes (bureau, téléphone, en ligne), des niveaux de priorité, ou des projets spécifiques.
… et astuces utiles
- Capture rapide : Gardez un outil de capture rapide à portée de main, que ce soit un carnet, une application sur votre téléphone, ou un enregistreur vocal. Capturez instantanément les idées ou les tâches qui surgissent à tout moment.
- Système de fichiers numériques : Organisez vos documents et fichiers numériques de manière similaire à vos tâches. Utilisez une structure de dossiers claire et associez des fichiers aux tâches correspondantes.
- Intégration avec calendrier : Intégrez vos tâches importantes dans votre calendrier. Cela vous permet de visualiser votre journée de manière holistique et d’attribuer des plages horaires spécifiques à des tâches cruciales.
- Rituel de fin de journée : Avant de quitter votre lieu de travail, effectuez une revue rapide de vos listes pour vous assurer que rien d’essentiel n’a été oublié. Préparez mentalement votre journée suivante.
- Révision hebdomadaire consistante : Bloquez un créneau spécifique chaque semaine pour effectuer une révision approfondie de vos listes. Cela vous permet de réajuster vos priorités en fonction des évolutions de votre agenda.
- Automatisation des tâches récurrentes : Utilisez des outils d’automatisation pour les tâches récurrentes. Cela peut libérer du temps pour vous concentrer sur des tâches plus complexes et créatives.
- Journal de bord : Tenez un journal de bord pour suivre vos succès, vos défis et vos ajustements à la méthode GTD. Cela peut vous aider à perfectionner votre approche au fil du temps.
- Utilisation d’un coach ou mentor : Engagez un coach ou un mentor qui est familier avec la méthode GTD. Avoir une personne externe pour vous guider peut accélérer le processus d’adaptation.