Parmi les outils indispensables, notre rédaction a sélectionné : doodle. Cet outil ultra pratique, simple et rapide vous permet d’organiser vos réunions en quelques clics. Grâce à lui, vous pouvez (enfin) trouver une date ou plusieurs dates communes. Cette solution est particulièrement pratique quand votre réunion doit s’effectuer avec un groupe de 5 à 10 personnes qui ont des emplois du temps chargés et qu’il est difficile de trouver une date commune.
Son utilité première : évitez les aller-retours
Si vous avez déjà vécu la situation qui va suivre, l’outil est fait pour vous. Vous devez organiser une réunion avec 4-5 personnes. Pour faire simple, vous vous décidez à envoyer un email à l’ensemble des participants en indiquant à chacun l’objet de la réunion avec une ou deux propositions. Malheureusement toutes les personnes ne peuvent pas être présentes et vous vous retrouvez à devoir reformuler des propositions.
Pour faire plus simple, vous appelez une première personne avec qui vous vous assurez de ses disponibilités sur 3 dates environ et vous en appelez une deuxième qui vous indique une voire deux dates maximum en général, que vous proposez rapidement à la ou deux personnes restantes. Oui mais voilà, comme jamais rien ne se passe comme prévu, un des membres voire les deux ne sont pas disponibles à ces dates. L’idée même de recommencer l’opération ne vous séduit guère et là vous apprenez grâce à notre rédaction qu’il existe un moyen peut être plus simple.
La démarche pas à pas.
Tout d’abord, rendez-vous sur : https://www.doodle.com/fr/. Cliquez sur démarrer l’essai gratuit et sélectionner votre formule. Vous avez alors 14 jours gratuits et vous devez rentrer votre nom, email ainsi qu’un mot de passe. Un email de confirmation vous est alors envoyé. Une fois confirmé en cliquant sur le lien, vous arrivez sur une page où trois choix se posent : réunion de groupe, réunion 1 :1 ou Sondage.
Réunion de groupe
Pour créer votre réunion à plusieurs, cliquez sur Réunion de groupe. Vous arrivez alors sur une page et vous devez mettre un titre obligatoirement (notamment l’objet de votre réunion) et facultativement un lieu.
S’affiche ensuite un calendrier (celui de la semaine actuelle par défaut) que vous pouvez afficher par mois, semaine ou jour. Vous pouvez alors tout simplement cliquer sur des jours et mettre des horaires qui seront identiques chaque jour par défaut ou cliquer sur des « horaires différents chaque jour », ce qui ne devrait vous prendre que quelques secondes pour indiquer là où vous êtes évidemment disponible (sauf si vous ne participez pas à la réunion)
Plusieurs options vous sont alors proposées
- Oui, non, si nécessaire : pour que les participants signalent ou non si une date n’est pas idéale
- Limiter le nombre de votes par proposition : sur le principe du premier arrivé, premier servi
- Votes par proposition : utile si vous souhaitez poser simplement une question sur une date
- Sondage caché : pour éviter que les noms des participants soient visibles par les autres (idéal si vous ne voulez pas que deux personnes se rencontrent ou que vous savez qu’elles risquent de refuser certaines dates juste par ce que l’autre personne peut être présente).
Des options premium sont alors proposées telles que :
- Etablir une date limite (pour les réponses)
- Définir des rappels automatiques
- Demander les informations du contact (si votre base de données n’est pas complète : courriels, numéros de téléphone ou adresses postales)
- Supprimer les pubs
- Action de chaque invité afin de faire du tracking : constater qui manque et qui a reçu ou ouvert l’invitation.
Une fois sélectionné, un vous suffit d’inviter les participants en rentrant soient leurs emails soient en prenant le lien qui vous est fourni et en leur transmettant via email par exemple.
Quels sont les avantages de la solution ?
D’abord, vous l’aurez compris, la solution est simple et évite de se casser la tête à trouver une date commune, elle est optimisée pour vous faire gagner du temps pour proposer des dates et heures de rendez-vous.
Ensuite, elle est accessible autant par mobile que par votre ordinateur.
Surtout, vous recevez des notifications à chaque participation, ce qui vous permet de savoir quand une personne répond à votre sondage et donc de ne relancer que ceux qui ne l’ont pas fait.
L’option de tracking, vous évite de le faire si la personne a ouvert mais pas répondu par exemple par manque de temps mais vous permet de confirmer qu’elle l’a bien reçu (ce qui évite parfois des relances inutiles).
Les différentes versions
| Débutant | Pro | Team |
| €3,50/mois payé annuellement1 utilisateur Soit 42€ / an | 5€ /moispayé annuellement1 utilisateur Soit 60€/ an | €25,00/moispayé annuellement5 utilisateurs Soit 300€/ an |
| Aucune pubSynchroniser les réunions avec les calendriersDates limites et rappelsDemander une adresse courriel, un téléphone et une adresseSuivre les invitations aux réunionsIntégration Zapier | Idem Débutant + Bookable CalendarLogo et image de marque personnalisésURL de planification personnaliséeRéunions Doodle 1 à 1 | Idem Pro + Gestion de plusieurs utilisateursRobot Doodle pour Slack |
La suppression du compte
Pour supprimer votre compte, cliquez en haut sur votre nom et choisissez paramètre du compte, vous aurez alors en bas « supprimer votre compte » (à faire par exemple si vous avez pris l’option premium).
Aucune carte bancaire ne nous ayant été demandé, il est probable que l’acte d’achat se fasse une fois la période de 14 jours révolue même si cette information reste à confirmer (et donc qu’avant vous ne soyez pas engagé même s’il vaut mieux supprimer son compte)
Dans tous les cas, la suppression dans notre test n’était pas compliquée (il suffisait de demander votre mot de passe que vous pouvez réinitialiser au besoin).
A noter : cet article n’est pas publicitaire et l’outil a été sélectionné car jugé utile par nos équipes de rédaction. Bonne journée !