L’échange d’informations, le partage des tâches ainsi que les délais de livraison sont les principaux problèmes qui pèsent sur l’organisation d’une entreprise. Différents processus ont été mis en place par les entreprises pour veiller à la bonne circulation de l’information et à la distribution des tâches avec des résultats plus ou moins convaincants. Les outils liés aux Workflow sont aujourd’hui en plein essor et représente une véritable révolution dans les entreprises.
Qu’est-ce que le Workflow ?
Il se traduit par le « flux de travaux ». Il s’agit d’un processus qui permet d’automatiser la circulation des flux d’informations dans une entreprise. Divers acteurs sont touchés par le processus et notamment les salariés mais aussi les personnes en charge de tâches extérieures à l’entreprise mais concernées par elles. Ainsi, si l’entreprise est une institution bancaire, elle peut par exemple utiliser l’outil Workflow pour gérer les demandes de prêts de ses clients ou si l’entreprise est une assurance, elle peut utiliser l’outil pour gérer les documents de traitement de sinistres, ou encore les recouvrements.
Le rôle de cet outil
L’outil Workflow permet d’améliorer le circuit de validation. Il partage à chaque intervenant l’information nécessaire à l’exécution de ses tâches. Il signale les délais de livraison ou les délais d’accomplissement de la tâche et rappelle les modes de validation. Ses différentes fonctions lui permettent d’organiser les différentes tâches que les salariés doivent accomplir et de s’assurer que chaque tâche est bien réalisée. Grâce à lui, le manager peut contrôler la bonne marche, la performance et déterminer les points de blocage.
Le workflow procédural ou le workflow ad hoc
Pour choisir son outil Workflow, l’entreprise a le choix entre deux processus. Premièrement, le workflow procédural appelé également workflow de production. Dans ce cas, le processus est préétabli : l’entreprise ainsi que les intervenants connaissent déjà le processus et se contentent de le suivre. Le workflow ad hoc, au contraire, implique que le circuit de cheminement peut être rectifié par les intervenants. L’avantage de ce second procédé est qu’il permet de prendre en compte les imprévus.
Le workflow, un produit déjà existant
Le tertiaire est un domaine qui a déjà largement adopté le workflow dans son fonctionnement, mais sous une autre forme. Il s’agit en réalité d’un outil de rationalisation assez ancien utilisé dans les entreprises industrielles. Grâce au développement de l’informatique, l’utilisation s’est aujourd’hui démocratisée peut s’appliquer facilement à de nombreux projets.
A retenir : le moteur Workflow permet de modéliser et d’automatiser les flux d’informations pour une bonne circulation dans l’entreprise. Il fixe les règles à suivre pour la réalisation des tâches ainsi que les délais à respecter.
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