Le webinaire a pris ses lettres de noblesse avec la crise du COVID-19 et est devenu l’atout majeur pour communiquer lorsque rencontres, conférences, salons… se sont trouvés eux aussi confinés. Il a permis d’attirer des prospects, interagir avec la clientèle, acquérir de nouveaux contacts qualifiés et d’être une antidote aux difficultés générées par la pandémie. Zoom sur le webinaire et la communication externe.
Webinaire, Webinar, kesako
Un webinar, en français webinaire, désigne une réunion collective directe via Internet. Ce mot provient de la contraction des termes web et seminar (séminaire).
Quels peuvent être les objectifs du webinaire ?
Ils sont nombreux mais un webinaire ne doit pas être une accumulation d’objectifs pour pouvoir traiter tous les sujets en une seule fois et conquérir tous les publics sans discernement. Chaque webinaire doit posséder un objectif clair : fidéliser la clientèle, transformer des contacts en clients, acquérir une visibilité ou notoriété, montrer son savoir-faire… Des objectifs ciblés incitent les personnes qualifiées à s’inscrire à votre webinaire et donc à développer votre base de données
Mettre en place une stratégie
Avant d’organiser un webinaire, il est recommandé d’être présent sur la toile et d’habituer votre cible ou vos cibles à cliquer sur vos contenus. Publier régulièrement du contenu sur les réseaux sociaux vous aidera à gérer votre e-réputation et lorsque vous annoncerez votre séminaire en ligne, vous aurez déjà des internautes prêts à s’inscrire parce que déjà acquis.
1 – Comment informer d’un webinaire ?
L’email est le canal le plus performant pour informer les clients et les prospects que vous avez déjà dans votre base de données. Les partenariats et les réseaux sociaux sont eux aussi souvent utilisés, bien que l’étude GoToWebinar note que l’emailing est de loin le canal générant le plus d’inscriptions avec la landing page de votre site internet. Pour bien communiquer, vous devez créer une landing page sur votre site internet, qui présente le thème de votre webinaire, son contenu, ses intervenants, la date et l’heure, ainsi que l’outil utilisé pour participer à la conférence.
Cette landing page doit convaincre que votre séminaire interactif est digne d’un réel intérêt et donc de prendre le temps de le regarder. N’hésitez pas mettre en exergue les intervenants avec leur photo et leur expertise ainsi que leurs références professionnelles. Si vous faites intervenir plusieurs orateurs, demandez-leur aussi de promouvoir le séminaire interactif sur leur blog et sur leurs réseaux sociaux. Vous pouvez même opter pour de la publicité sur Twitter, Facebook et / ou Linkedin, ainsi que mener une campagne Adwords pour élargir votre audience.
- La page aussi doit contenir des call-to-action pour inciter les visiteurs à s’inscrire et ainsi récolter des données. Même après le webinaires, les absents devront laisser leurs coordonnées pour visionner votre webinaire, votre baromètre, vos documents… L’objectif est de récolter des leads qualifiés à qui envoyer vos contenus et à établir un contact pérenne.
- Créez un formulaire facile à remplir, qui contient le juste nombre de champs : nom, prénom, raison sociale, adresse internet + une autre donnée essentielle à votre scoring (taille de l’entreprise, secteur d’activité, poste occupé par le participant…)., ne cherchez pas trop à en savoir car vous détourneriez le client et de proposer une case « autre » qui ralliera les plus réticents.
2 – Lancer une véritable campagne de promotion
Préparez votre stratégie d’emailing avant, pendant et après l’inscription au webinare.
Commencez à promouvoir au moins 3 semaines à l’avance
Pour correctement faire la promotion d’un webinare, vous devrez vous préparer à démarrer votre push marketing au moins 3 semaines à l’avance. Communiquez sur tous les canaux : newsletter, blog, réseaux sociaux, Adwords, etc…
- Durée idéale de webinar : de 45 minutes à 1 h
- Meilleurs jours pour héberger un webinar : mercredi et jeudi
- Meilleurs jours pour envoyer des invitations à votre webinar : mardi et mercredi
Assurez-vous d’avoir un rythme pour assurer le succès de votre webinar. Envoyez au moins 3 rappels aux personnes qui s’inscrivent :
- 1 semaine avant le webinar
- À la veille de la session
- 8 heures avant le début de la session
Cette opération peut être automatisée en utilisant une plateforme de marketing automation ou celle hébergeant le webinaire. Pensez aussi à effectuer des rappels sur les réseaux sociaux.
3 – N’oubliez pas de remercier !
Lorsqu’une personne s’inscrit, la politesse impose de lui envoyer un email de remerciement. Mais c’est aussi une façon pour elle de recevoir une confirmation de son inscription et d’être assurée qu’elle est bien inscrite. Enfin, envoyez des rappels à quelques jours du webinar pour être certain que les inscrits seront présents. Vous pouvez aussi envoyer un rappel aux prospects qui n’ont pas encore répondu à votre invitation parce que submergés par leurs travail.
4 – Comment choisir le jour et l’heure du webinaire ?
- Les jours : Vous sélectionnerez la date et l’horaire en fonction de la réalité professionnelle. Ainsi , les week-ends sont à proscrire de même que les lundi et vendredi qui sont des journées chargées par des réunions ou des prises en congés pour un week-end prolongé, quant au mercredi, il est parfois non travaillé pour des raisons de garde d’enfants. Le mardi et le jeudi s’imposent donc comme les meilleures journées pour organiser votre conférence 2.0.
- Les heures : L’heure à laquelle a un impact sur son attractivité pour les internautes. Privilégiez la fin de matinée (11h) ou le début d’après-midi (13 h -14 h).
5 – Quelle doit être la durée du webinaire ?
La majorité des webinaire dure 45 à 60 minutes et une part non négligeable (11 %) dépasse 1h 30. Mieux encore, la durée n’est pas un obstacle pour les participants, qui assistent en moyenne à 70 % d’un webinare de 90 minutes. Cependant, la durée idéale d’un webinare ? Une demi-heure. Le maximum absolu est de 45 minutes.
6 – Un atout majeur : le replay
Vous pouvez le rediffuser sur vos réseaux sociaux, dans votre newsletter, l’insérer dans vos articles de blog etc …
Le timing ingénieux pour poster sur les réseaux sociaux
Selon une analyse de Facebook, Instagram, LinkedIn et Twitter montre qu’à chaque réseau social correspond un jour de la semaine et un horaire assurant une meilleure audience aux posts.
Pour choisir le meilleur moment pour publier sur un réseau social, rien ne vaut de réaliser des tests. Vous pouvez utiliser des outils de gestion des réseaux sociaux pour planifier des publications à différentes heures sur une période de plusieurs semaines, afin de déterminer quelles sont les heures les plus efficaces pour toucher votre public. Le rythme de publication de vos concurrents peut se révéler une indication. Suivez leurs publications, et notez à quels moments ils obtiennent le niveau d’engagement le plus élevé et ils seront pour vous une source d’inspiration.
Les rapports Google Analytics sur les réseaux sociaux
Google Analytics est bien sûr le gardien de toutes les informations pour publier sur un réseau social mais il faut savoir aussi que les plateformes changent régulièrement leurs algorithmes.
Comment connaître la performance du webinaire ?
Évaluer le succès et la performance d’un webinaire peut s’avérer délicat si l’on n’a pas de point de comparaison. Selon l’étude la fréquentation moyenne des webinaires compte moins de 50 participants, ce qui veut dire que si vous n’excédez pas ce chiffre, vous êtes dans la moyenne. Le constat est sans appel pour les webinaires à vocation marketing : seuls 37 % des inscrits y participent réellement. Le taux augmente, assez logiquement, pour les formations ou la communication interne.
Proposer un contenu avec une valeur ajoutée
Durant le webinaire, invitez les participants à poser des questions, à télécharger vos documents, etc. À la fin, rappelez que vous vous tenez à leur disposition pour les aider, leur fournir du contenu, répondre à leurs questions. Encouragez-les à prendre contact avec vous pour discuter de leurs besoins précis afin de leur proposer une offre adaptée à leur réalité.