Le travail collaboratif s’est imposé avec les nouveaux outils numériques mettant au pilori certaines fonctions de l’entreprise liées à la hiérarchie traditionnelle. Il se révèle un véritable enjeu pour les équipes et possède ses exigences qui ne sont guère à sous-évaluer comme celle d’une organisation rigoureuse mais aussi d’un management des équipes qui met l’humain au centre. Le développement du télétravail qui trouve sa source dans de multiples raisons (bien-être, transport, familial…) a fait du travail collaboratif un pilier d’un nouveau mode de fonctionnement.
En 2024, le travail collaboratif est devenu une évidence. D’après une étude de McKinsey, l’utilisation efficace des outils collaboratifs peut augmenter la productivité des employés de 20 à 25%. Par ailleurs , le développement des plateformes tout-en-un, qui offrent une intégration de multiples fonctionnalités comme les communications, la gestion de projet et le partage de fichiers.
Quels sont les enjeux du travail collaboratif ?
Gagner du temps en éliminant les réunions
D’après une étude d’Opinionway effectuée en 2017, les réunions sont trop nombreuses et loin d’être toujours productives. En effet, les salariés assistent en moyenne à plus de 2 réunions par semaine, pour une durée totale cumulée de 4 heures et demie. Une moyenne qui varie très fortement selon le statut (4,3 réunions / semaine pour les cadres) et le type d’organisation (4,1 réunions pour les organisations matricielles). Au total, ce sont donc 3 semaines par an que les salariés passent en réunion et plus du double pour les cadres. A peine la moitié (52%) d’entre elles sont pourtant considérées comme productives. Le travail collaboratif grâce à sa centralisation des données permet de faciliter la communication des informations, les mises à jour d’état par l’intermédiaire d’un outil informatique efficace et les réunions consacrées au dispatching des tâches deviennent alors obsolètes.
Partager sans rétention les informations
Partager des informations et des idées est la clef pour un travail efficace. Pour que ce partage soit effectif , il est nécessaire de développer la transparence c’est-à-dire savoir, en temps réel, qui travaille sur quoi. Non pas dans un objectif de contrôle et surveillance mais afin que l’information circule et que les projets avancent. Mais aussi pour permettre à chacun d’être responsable en cas de difficultés et donc de s’impliquer pour résoudre le problème..
Gagner du temps en supprimant le fléau des e-mails
Le nombre d’emails en interne dans une entreprise est considérable, une plateforme collaborative permet de supprimer les e-mails puisque tout se trouve sur la plateforme et simplifie le travail d’équipe.
Développer le partage des savoirs
Un travail collaboratif permet aux équipes de développer de nouvelles idées et de les faire partager et donc à chacun d’être force de proposition. Il permet le partage des savoirs, la coopération et la capacité à décloisonner les modes de fonctionnement, l’implication de chaque collaborateur dans les équipes constituées autour d’un projet.
Travailler à distance sans frontières
Les équipes dispersées sur plusieurs sites et même dans un autre pays ont besoin d’échanger sur divers projets. La web-conférence réduit les déplacements des collaborateurs et supprime les distances et permet une mise en relation directe sans nécessiter la mise en place d’une infrastructure complexe. Les ressources de l’entreprise doivent être accessibles depuis n’importe quel terminal, à tout moment et quel que soit le fuseau horaire. Le Cloud a permis la mise en place de solutions de traitement de fichiers ou de prise de notes collaboratives qui offrent l’opportunité aux salariés de travailler ensemble sur un même fichier et de prendre connaissance en temps réel des modifications de leurs collègues.
Quel est selon vous l’avantage le plus pertinent du travail collaboratif en entreprise ? (Source Mindjet)
- Mieux contribuer aux objectifs de l’entreprise 24.9%
- Meilleure compréhension de la stratégie et des processus 13.7%
- Accroissement des performances 21.9 %
- Stimulation de l’innovation 12.9%
- Partage des savoirs 35.7%
- Meilleure qualité du travail au quotidien 25.3%
- Meilleur relationnel avec ses collègues 20.7%.
- Les réponses permettent de constater que l’humain est mis au centre.
Une limite aux outils collaboratifs ?
Mais des précautions sont à prendre pour sécuriser l’infrastructure informatique. Le travail collaboratif peut devenir une source d’erreur (suppression accidentelle d’un fichier ou de certaines modifications, etc.). Les entreprises qui ont dû affronter ce genre d’erreurs savent combien elles sont chronophages et qu’elles peuvent mettre en péril l’entreprise. Des sauvegardes automatiques fréquentes sont à préconiser. L’utilisateur doit toujours pouvoir récupérer une version antérieure de son document qui permet de limiter les pertes. Cependant, la principale inquiétude se situe au niveau de la sécurisation des données, et particulièrement pour les outils collaboratifs en ligne et la protection contre les éventuels piratages est une priorité. Il ne faut pas non plus omettre les pannes de réseau informatique ou des sites internet qui se révèlent une vraie nuisance dans le travail puisqu’elles empêchent l’accès aux données et donc empêchent le travail des collaborateurs.
Exemple d’un espace de travail collaboratif
Exemple de portail regroupant des espaces de travail collaboratif
