Avec la numérisation, la digitalisation massive et l’apparition des signatures électroniques, certains entrepreneurs ne pensent pas à se créer un tampon voire plusieurs. Pourtant, il existe bien des tâches où il peut se révéler obligatoire, mais surtout judicieux d’en posséder un. Dans d’autres situations il peut vous apporter de la crédibilité et enfin certaines où vous pourriez gagner un temps précieux.
Les raisons d’avoir un tampon d’entreprise
Le tampon d’entreprise, également appelé cachet, est avant tout nécessaire pour les documents officiels de l’entreprise comme les lettres, les factures ou les devis. Il vous sera ainsi parfois exigé pour valider un devis ou un contrat. Il peut être exigé dans des documents officiels ainsi que la signature du responsable ou dirigeant de l’entreprise. S’en procurer un demeure, au-delà des autres apports, parfois une obligation.
S’il est autant utilisé, c’est parce qu’il apporte une certaine crédibilité à votre entreprise. Le tampon crédibilise votre entreprise en dehors des documents obligatoires, par exemple lorsque vous l’apposez au dos d’une enveloppe plutôt que de le faire de manière manuscrite. Il renforce le caractère officiel de votre document de manière formelle. Il est également possible qu’un fournisseur ou partenaire vous demande d’apposer votre tampon sur un document afin de l’officialiser, car celui-ci contient souvent le numéro de Siret ou autre numéro officiel lié à l’administration.
L’usage du tampon pour ventiler le courrier est loin d’être anecdotique, car un courrier mal ventilé peut s’égarer et si le service est bien annoncé, la personne le retournera sans se tromper au bon destinataire. Attention, tenez compte de la lisibilité et appliquez préférablement des caractères suffisamment gros et en gras ou d’une couleur comme le rouge pour que le ou les destinataires soient visibles d’un seul coup d’œil.
Un gain de temps pour vous et vos clients
Un tampon encreur vous permet également de gagner du temps. Vous pouvez apposer votre cachet sur de nombreux documents en un rien de temps, notamment pour toutes les tâches liées à l’administratif. Il est utilisé autant pour trier les documents par date de réception, mettre l’ensemble de vos informations au dos de vos enveloppes, dater les paiements sur vos factures, que de numéroter les documents.
Le tampon étant un objet de communication à part entière, optez pour un tampon personnalisé pour identifier votre entreprise. De cette façon, vous pourrez faire en sorte qu’il corresponde à l’image que vous souhaitez donner à votre marque. Vous pouvez apporter une petite touche d’originalité afin qu’il se démarque de celui de vos concurrents. Il s’agit également de faire gagner du temps à vos interlocuteurs qui n’auront pas besoin de vous demander certaines informations et qui apprécieront le gain de temps.
Les mentions à mettre sur un tampon d’entreprise
Il existe trois types de renseignements qui figurent généralement sur un tampon : les mentions légales obligatoires, les renseignements commerciaux et certains non essentiels, mais qui peuvent avoir de la valeur ajoutée. Généralement vous retrouverez de manière basique : la forme juridique, le nom de la société, l’adresse du siège, le capital social, le RCS et la ville, le SIREN /SIRET ainsi que le numéro de TVA intracommunautaire. À ceci s’ajoutent parfois le fax, l’e-mail ou encore le numéro de téléphone de l’entreprise ou toutes autres coordonnées contact.
À noter que certaines mentions sont particulièrement utiles pour votre destinataire notamment s’il souhaite vous transmettre une facture. La plupart des logiciels de facturation exigent par exemple de mettre le numéro de Siret ou TVA intracommunautaire afin de générer un devis voire une facture. Il peut donc être fortement utile qu’elle figure sur votre tampon de manière générale pour qu’il n’ait pas à vous solliciter pour les obtenir.
Les différents types de tampons d’entreprise
Si l’on pense qu’il n’existe qu’un type de tampons d’entreprise, il en existe en réalité énormément. Que l’on parle de tampon en bois, de poche, encreur, dateurs, numérateur ou encore encreur personnalisé, vous aurez l’embarras du choix. Il s’agit avant tout de l’adapter en fonction de l’utilité qu’il va avoir. Vous devrez faire votre choix parmi les différents types de tampons comme : « Validé », « Payé », « Copie » « Confidentiel » qui n’obéiront pas aux mêmes règles que ceux pour « Reçu le » ou « Payé le » où il s’agit de faire des mini-réglages en fonction de la date. Attention, car certains tampons peuvent avoir plusieurs fonctions.
Dans ce monde où les falsifications sont faciles, le cachet apposé grâce à un tampon marque bien l’origine de la lettre. Certains tampons incluent même parfois le nom du responsable ou du dirigeant. Même si celui-ci doit être par la suite dématérialisé, le tampon est considéré comme une preuve authentique.
Des tampons pas seulement pour vous
Vous l’aurez compris, si le tampon peut vous être utile pour officialiser certains documents, vos salariés auront parfois besoin d’y avoir recours. La maîtrise du tampon officiel de l’entreprise reste généralement restreinte à un certain nombre de collaborateurs, car il donne un caractère officiel à tous vos courriers, tout comme l’en-tête de vos courriers.
Il est cependant courant que vous deviez fournir différents types de tampons en fonction des services. Les services administratifs et commerciaux ayant souvent un réel besoin d’y avoir accès, il est conseillé de vérifier que vous ne devez pas leur en fournir et d’en créer des spécifiques pour eux. À défaut, il pourrait vous solliciter régulièrement pour y avoir accès et leur faire perdre un temps précieux.
Vous l’aurez compris, le tampon est un indispensable pour gagner du temps, marquer certains documents officiels ou encore pour la crédibilité qu’il donne à votre entreprise. Une dernière chose : ne négligez pas la qualité du fournisseur, car vous risquez d’y avoir recours fréquemment. De plus, les commandes peuvent prendre quelques jours voire plusieurs semaines suivant la typologie. Ces derniers exigent parfois que vous présentiez un Kbis de moins de trois mois pour le fabriquer.
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