La réunion debout (ou stand-up meeting) représente une tendance de réunion qui permet de les écourter. Le standing meeting est très en vogue dans les entreprises, notamment depuis que le Lean management s’est imposé dans nombre d’entreprises. Elle est considérée comme une véritable valeur ajoutée pour la cohésion des équipes et pour l’efficacité. Cette pratique peut permettre à vos équipes de gagner énormément de temps par rapport à une réunion classique. Comment l’adopter ?
Le stand-up meeting : kesako
Le stand-up meeting consiste à organiser ses réunions…debout. Plus de tables, plus de chaises que l’on est obligé d’aller chercher au dernier moment en retardant le début de la réunion parce qu’il en manque toujours une. La réunion s’installe en cercle et les participants échangent en face à face, chacun leur tour, sans distinction de fonction, de manière très informelle. Ainsi, dans le cercle, tous les participants ont la même importance : il n’y a plus de chef en bout de table à qui la place est dévolue. L’échange se fait entre tous et non vers un seul et même participant. La forme du cercle permet des prises de parole plus spontanées. Pendant un stand-up meeting, l’idée est que les interventions de chaque participant s’harmonisent. 3 questions dirigent les réunions stand-up meeting :
- Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
- Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?
- Quels sont les obstacles rencontrés ?
Mais quel est donc l’intérêt ?
L’objectif est de faire point sur les tâches ou difficultés de chacun ou de l’équipe. Une forme de réunion efficace pour effectuer des bilans d’équipe, des tâches effectuées la veille ou encore pour rappeler les principaux objectifs de chacun pour la journée. Mais surtout une manière de gagner en efficacité car la position debout encourage les participants à aller droit au but. En fait, personne n’a envie de rester dans cette position ou de faire subir cela aux autres. Il faut donc aller vite et être concis.
L’objectif est surtout de ne pas utiliser son ordinateur pendant la réunion et cela évite naturellement d’avoir la tendance à répondre à ses mails et textos. Il s’agit surtout limiter la durée des échanges. Grâce à ce type de réunion, vous lancez la dynamique de la journée, vous recentrez et focaliser l’équipe sur les bons objectifs, vous développez et vous consolidez l’esprit et la cohésion de l’équipe. L’échange d’informations utiles est le cœur de la réunion.
15 minutes pas plus pour stand-up meeting !
Lors d’un stand-up meeting, 15 minutes suffisent pour faire le point de manière efficace. Fini les réunions interminables et les discussions inutiles et chronophages ! Il est possible de désigner un responsable qui peut changer à chaque réunion pour contrôler le temps et qui se chargent de réguler le temps de parole de chacun des participants. Par ailleurs, limiter la taille des groupes à environ 10 personnes permet de faciliter la communication.
Pour préparer la réunion stand-up meeting, il est possible d’utiliser la roue de Deming en mettant en œuvre les points suivants :
- Check : un point est fait sur le travail réalisé et sur ce qui reste à faire
- Plan : le travail qui doit être réalisé au cours de la période à venir est planifié et les personnes en charge des actions sont nommément désignées
- Do : la partage des problématiques peuvent être faites sous la forme d’une communication ascendante et des propositions peuvent, par la suite, être avancées par le groupe pour les résoudre. De la même façon, des informations Corporate sont données au groupe sous la forme d’une communication descendante.
- Act : en fin de réunion, chacun ayant sa feuille de route, il ne reste plus qu’à réaliser les actions prévues.
Attention !
Le stand-up meeting ne convient pas pour toutes les réunions. Il ne se révèle pas adapté aux réunions stratégiques nécessitant des documents.