Quelle que soit la taille de votre entreprise, ses projets et son positionnement, elle peut être la cible d’une action d’intelligence économique de la part de ses concurrents. Il s’agit ni plus ni moins d’une action d’espionnage visant à se procurer des informations sur ses produits, ses fournisseurs, ses clients, son financement et ses intentions en matière d’alliance ou d’expansion. Attention, cette pratique est en plein essor. Vos réunions d’affaires doivent donc rester confidentielles et il est légitime de se poser la question sur le lieu d’organisation d’une réunion confidentielle.
Aujourd’hui les nouvelles technologies permettent de s’immiscer partout. Il est donc nécessaire si l’on souhaite réaliser une réunion confidentielle de rechercher un lieu qui vous assure la garantie de la confidentialité. Il est parfois utile de rappeler aux collaborateurs conviés à une réunion confidentielle les risques qu’ils encourent en cas de diffusion d’une idée ou de la réunion, de leur rappeler aussi qu’ils ont signé une clause de non-concurrence. Certes au début de la réunion l’ambiance risque de se tendre mais il vaut mieux prévenir que guérir.
Les informations confidentielles prévues par la loi
Les informations communiquées au CSE dans le cadre d’un droit d’alerte économique (article L. 2312-67 du Code du travail) ;
- Les documents de gestion prévisionnelle communiqués au CSE d’une société commerciale ou d’un groupement d’intérêt économique (article L. 2312-25, II, 3° du Code du travail) ;
- Les informations données dans le cadre de la recherche d’un repreneur lorsque la fermeture d’un établissement est envisagée (article L. 1233-57-15 du Code du travail);
- Les questions relatives aux procédés de fabrication (C.trav.art.L.2315-3) ;
- Les informations répondant aux critères du secret professionnel des affaires (C.com.art.L.151-1) ;
- Le détail, service par service, des postes supprimés lors de la mise en application d’un plan de sauvegarde de l’emploi en fait notamment partie (Cass. 1ère civ. 11-03-2014).
L’économie est une guerre !
Certaines sociétés offrent leur service aux entreprises pour surveiller leurs concurrents. Les pratiques utilisées peuvent être légales, avec la mise en place d’une veille technologique des sources ouvertes (essentiellement le web). Cependant, parfois, elles peuvent être dignes des meilleurs romans d’espionnage. Notamment, l’électronique rend aisée la mise en place d’un système d’écoute à distance. La Direction Générale de la Sécurité Intérieure (DGSI) estime que 3000 entreprises françaises, 71% de PME, sont la cible ces 3 dernières années. Les secteurs particulièrement innovants, offrant potentiellement une rupture technologique ou un changement de modèle économique, restent les plus susceptibles d’être la cible. Lorsque vous organisez une rencontre importante avec vos associés ou futurs partenaires, il convient donc de prendre des dispositions pour en assurer la confidentialité. Sachez que vos locaux ne sont pas forcément les plus sûrs et peuvent faire l’objet d’une surveillance plus ou moins régulière !
Où se réunir en toute confidentialité ?
L’organisation d’une réunion à mi-chemin de l’implantation des deux parties concernées par cette réunion confidentielle demeure une solution à la fois polie et qui vous permet de choisir un lieu totalement imprévisible. De nombreuses structures offrent des salles de réunion adaptées et sûres. Les hôtels et les aéroports proposent également des bureaux et des salles de réunion. Si vous devez planifier votre réunion ou votre séminaire sur plusieurs jours, privilégiez les hôtels, mais pour une rencontre de quelques heures rien n’est plus pratique que de trouver une salle directement à la descente de votre avion ou de votre train.
Un cadre professionnel grâce aux centres d’affaires
Accueillir vos partenaires dans une salle de réunion confortable, sécurisée, équipée en moyens de communication et de projection vous assure les meilleures conditions possibles de discussion et offre également une image sérieuse de votre entreprise. Alternatifs aux hôtels, les centres d’affaires et espaces de coworking proposent une grande qualité de services dans toute la France pour vos réunions, conférences et formations. En outre, un petit café peut vous y être servi, voire un bon repas. Généralement situés à proximité de pôles de mobilité, ces locaux sont de plus facilement accessibles. Ne négligez pas l’impact de ces prestations en matière d’organisation des rencontres professionnelles. Elles sont la marque de l’attention que vous portez à vos partenaires.
L’intelligence économique n’est pas un concept abstrait. Sachez protéger votre entreprise. Pour organiser des réunions confidentielles, choisissez une salle professionnelle qui vous permettra de recevoir vos clients ou prestataires en toute intimité, tout en leur fournissant les services adaptés à un contexte de travail.