Une organisation efficace demande avant tout de scanner notre manière de travailler pendant une semaine voire un mois et s’imposer ce travail qui prend du temps mais qui permet de devenir efficace.
Avec cette méthode, on peut voir par exemple d’où viennent les pertes de temps et construire ensuite une organisation performante ; elle permet de constater aussi les moments où nous sommes les plus productifs, les sollicitations qui nous font perdre du temps et apprendre à les gérer.
Il est important de savoir s’organiser pour pouvoir atteindre ses objectifs et rester productif. Pour vous aider à bien vous organiser dans votre travail, ou dans vos projets personnels, vous devez avant tout bien gérer votre temps. Sachez que les personnes qui réussissent sont celles qui accordent de l’importance à la planification et aux études
préalables.
Savoir gérer le temps
La première chose à faire lorsque l’on veut mieux s’organiser est de trouver un système fonctionnel pour organiser son temps. Dresser la liste des choses à faire à travers une « To do List » est la méthode la plus connue. Elle consiste à noter dans un carnet, sur des aides mémoires, ou dans un agenda la liste des choses à faire. Cette manière de s’organiser n’est pas la meilleure parce qu’elle ne va pas vous permettre de centraliser vos actions dans un
système que vous pourrez revoir partout où vous serez. Améliorer ce système vous permettra d’avoir une organisation plus fonctionnelle afin de la rendre plus efficace. Vous avez le choix entre la gestion numérique et la gestion papier. Il est juste important d’avoir quelque chose de plus pratique. Ne pas négliger l’étape de la préparation de votre emploi du temps parce que c’est très important. Prenez le temps qu’il faut afin d’attribuer à chaque
tâche un temps donné. N’essayez pas de caser tout en une journée, le secret réside dans la segmentation des tâches.
Accorder plus de temps à vos priorités
Il existe trois degrés de priorité dans la famille des actions et tâches que nous réalisons tous les jours. Il y a les tâches que nous devons faire tous les jours, les projets ponctuels et les projets d’avenir. La catégorie des tâches quotidiennes rassemble toutes les actions que vous devez faire quotidiennement au bureau. Elles vous prendront moins de temps, mais sont importantes et surtout, vous ne pourrez pas les remettre à un autre jour ou à un autre moment. Par exemple, la lecture de vos mails ou le remplissage des fiches. Les projets se situeront au deuxième degré, c’est quelque chose que vous pourrez faire après les tâches quotidiennes. Pour être plus efficace et plus organisé, vous pourriez les sectionner afin d’obtenir des petites tâches réparties sur un temps donné. Quant aux projets d’avenir, ils devront être notés sans pour autant être associés à une date précise. Il est juste important que vous puissiez vous en rappeler.
La répartition des tâches
Pour être efficace et mieux avancer collectivement, il est important d’attribuer une fonction à chaque tâche. Quand les activités de l’entreprise commencent à s’accumuler et que la personne en charge n’arrive plus à s’occuper de sa tâche, vous devez désigner une autre personne pour lui venir en aide. De cette manière, les tâches seront terminées à temps et les collaborateurs forgeront des liens.