Réaliser des réunions demande d’acquérir aujourd’hui une double compétence car vous devrez animer aussi bien des réunions efficaces aussi bien en présentiel qu’en distanciel. Certaines sont plus appropriées au sein de l’entreprise alors que d’autres sont plus adaptés au distanciel. Cependant les principes essentiels sont les mêmes. Focus sur quelques conseils.
Adopter le standing meeting en présentiel
Organiser vos réunions, oui debout, comme dans les rédactions des grands journaux, pour gagner un temps précieux. Cette forme de réunion en cercle où les participants échangent face à face, chacun à leur tour, a pour raison d’être de faire le point sur les tâches, les avancées ou difficultés des équipes. Elle est particulièrement efficace pour effectuer des bilans d’équipe. Il faut avouer que la position debout encourage les participants à ne pas s’éterniser et à aller à l’essentiel. En tant que dirigeant, vous y lancez la dynamique de la journée ou de la semaine ou d’un projet, vous recentrez et focalisez l’équipe sur les actions à mettre en œuvre mais aussi vous consolidez l’esprit et la cohésion de l’équipe en mettant en valeur le rôle de chaque participant. L’échange d’informations utiles (pas de bla bla bla) est le cœur de la réunion « debout » pour réaliser davantage de productivité. 15 minutes suffisent pour faire le point de manière efficace. Limitez le nombre de personnes pour faciliter la communication.
Pour la préparer, utiliser la roue de Deming en mettant en œuvre les points suivants :
- Check : faire le point sur le travail réalisé et sur ce qui reste à faire
- Plan : planifier le travail et les personnes en charge des actions sont nommément désignées
- Do : partager les problématiques pour trouver une solution.
- Act : donner en fin de réunion à chaque participant sa feuille de route pour réaliser les actions prévues.
Et demandez-vous à la fin de la réunion si vous les avez tous bien évoqués.
Supprimer la réunionite
Le confinement et son corollaire ont transformé les réunions en présentiel en réunions sous forme de visioconférences. Selon le baromètre annuel de Wisembly en partenariat avec l’IFOP pour sa 4ème édition sur le thème « Les réunions et leur impact sur l’engagement des collaborateurs », les réunions sont devenues kyrielles et ont bien évidemment des conséquences délétères sur le travail. Or avec le confinement, il a bien fallu échanger avec les équipes et donc penser à un format qui permettent de réussir à maintenir la cohésion des équipes mais surtout de supprimer drastiquement toute perte de temps et toute réunionite. Il a fallu donc réduire le nombre de réunions inutiles et chronophages. Les retombées en sont fort significatives.
Préparer les réunions
Une préparation performante est la condition sine qua none de la réussite d’une réunion, donc pas question d’en faire l’impasse.
Prévoir à l’avance le déroulement des réunions : problème à traiter, produit à présenter ou encore idée à approuver mais aussi prévoir un temps d’échanges, le temps de la réunion, les messages à transmettre…et veiller à chaque détail. En amont, posez-vous les questions essentielles afin d’organiser une réunion porteuse de sens en commençant par définir clairement le thème de la réunion, c’est-à-dire « de quoi va-t-on parler ? ».
Pour compléter, définissez l’objectif de la réunion : est-ce une réunion d’information ou de préparation à une prise de décision ? Est-ce une réunion de négociation ou une séance de travail ?
La préparation de la réunion dépendra de la finalité de la réunion : commerciale, stratégique, gestion de projet, ou réunion d’information à tout le personnel ou réunion avec des objectifs précis qu’il faudra alors bien définir. Définissez avec précision le plan c’est-à-dire l’ordre du jour très précis, les points à aborder pour atteindre vos objectifs. Ceux-ci doivent être très clairement indiqués aux participants dès l’envoi de la convocation afin qu’ils puissent s’y préparer et puissent poser les questions ou idées pertinentes et surtout de gagner un temps précieux.
Devenir le maître du temps
Une réunion efficace commence à l’heure. N’attendez pas les participants afin de générer de bonnes habitudes. Ils se doivent d’arriver à l’heure. N’oubliez pas qu’une réunion efficace se termine à l’heure voire quelques minutes avant l’heure ! Soyez le maître du temps et maîtrisez le timing, ce qui n’est pas une action facile ! En dépassant sans cesse le temps des réunions, on empiète sur le planning des équipes ou des services et le laxisme peut pointer son nez.