S’il y a bien une fonction qui est, en général, externalisée ou automatisée en priorité, c’est celle des ressources humaines (RH). La difficulté à maîtriser ce service est connue, tant certains éléments sont volatils d’une année à l’autre et que les données peuvent varier régulièrement. Il reste donc conseillé de s’y atteler dès que possible pour que la transition soit plus facile. Voyons les raisons de digitaliser rapidement votre processus RH.
1. Diminuez le risque d’erreur avec un logiciel de gestion de paie
Une fiche de paie, même si elle peut paraître simple à éditer, avec des taux qu’il vous suffit de multiplier par un salaire brut mensuel, n’est en réalité pas une mince affaire. Il existe de nombreuses règles en la matière. Mieux vaut donc être conforme rapidement avec les lois et règlements de ce domaine, avant de recevoir des plaintes de vos salariés. Le risque d’erreur est élevé en la réalisant soi-même. L’activité se révèle par ailleurs souvent chronophage. Il vaut donc mieux rapidement s’attaquer à ce processus.
Il suffit de penser à l’ensemble des éléments pouvant affecter la fiche de paie pour se dire qu’une solution digitale peut rapidement vous faire gagner du temps. Il ne faut pas oublier d’inclure :
- les notes de frais,
- les variations des taux,
- les heures supplémentaires,
- les primes,
- les absences,
- les congés payés.
Les données demandées évitent les oublis, les parcours étant élaborés pour réduire ce type d’erreurs. Si vous envisagez de digitaliser votre gestion de paie, tournez-vous vers une société qui propose un accompagnement et un suivi lors du choix d‘un logiciel RH pour votre entreprise. Vous recevrez ainsi une assistance complète pour harmoniser votre processus.
2. Gérez mieux vos ressources humaines
Autrefois, les solutions RH étaient assez onéreuses et les outils étaient relativement complexes à mettre en place si vous souhaitiez qu’ils soient efficaces sur toutes les fonctionnalités. Ce n’est heureusement plus le cas aujourd’hui. Il reste vivement conseillé de les instaurer suffisamment en amont, afin de maîtriser les différents outils et d’éviter les impairs. Le gain de temps reste significatif même s’il faut en général s’adapter progressivement, car l’édition des fiches de paie ne s’effectue que mensuellement.
Les nouvelles solutions intègrent aujourd’hui des fonctionnalités plus larges que les anciennes. Ainsi, les entretiens annuels, ou tout ce qui peut toucher à vos recrutements peuvent être mieux gérés. Vous pouvez ainsi améliorer votre gestion des ressources humaines ou éviter d’oublier une obligation importante.
3. Protégez vos documents avec la numérisation des données
On l’oublie souvent, mais la dématérialisation sert également à protéger vos informations. Présentes sur le cloud, certaines solutions proposent même un coffre-fort numérique. Cela vous permettra de stocker vos données, sans courir le risque d’une perte, comme cela peut arriver avec un disque dur défaillant.
Il s’agit d’une fonctionnalité à prendre en compte lorsque vous choisissez un logiciel RH. Pensez également au fait que vous puissiez facilement archiver ou consulter vos fichiers, voire que vos collaborateurs puissent le faire. Ceci pourra notamment vous être utile en cas de contrôle.
4. Centralisez les données RH
La présence d’un logiciel RH vous offre la possibilité également d’harmoniser la réception des données, ce qui pourra en même temps vous éviter les contestations. Si les demandes étaient auparavant envoyées par email, voire sur un formulaire papier, pour faire ses demandes de congés, ce n’est plus le cas aujourd’hui.
Cette manière de procéder entrainait parfois une perte de temps pour les services RH qui se voyaient contactés régulièrement pour savoir si les requêtes étaient acceptées. La gestion est aujourd’hui automatique, ce qui implique un gain de temps pour tout le monde. Elle diminue fortement les contestations possibles sur l’existence ou non d’une demande et son traitement. La capacité à pouvoir consulter ses documents demeure également un plus pour vos collaborateurs, si votre logiciel vous le permet.
5. Gagnez du temps pour vous et vos collaborateurs
Cela peut paraître anodin, mais remplir des fiches chaque mois pour les heures supplémentaires, les demandes de congés, les notes de frais ou encore pour récupérer certaines données, impliquait un processus extrêmement chronophage. Désormais, de nombreux logiciels permettent à chacun de transmettre les informations aisément et à distance. Toutes les demandes sont ainsi centralisées sur un même outil, ce qui représente un gain de temps pour tout le monde.
Il est certain que ce gain de temps se reporte sur vous ou vos services RH. Le temps passé à remplir des tableurs Excel est colossal. Lorsque vous vous occupez de cela, vous réduisez les heures passées sur d’autres tâches à valeur ajoutée. Il faut également prendre en compte la lourdeur de devoir archiver tous les documents et la perte de temps qu’impliquent parfois des documents mal remplis.
6. Pilotez mieux votre entreprise avec un logiciel RH
Souvent, quand on parle de solutions de gestion RH, on oublie que les outils peuvent également servir à mieux piloter son entreprise. Grâce aux tableaux de bord et aux rapports, vous pouvez facilement avoir une vision plus large de votre entreprise. Ceci peut être certes utile pour connaître en temps réel les congés et les différentes absences, mais peut surtout vous permettre d’identifier des problèmes, comme un turn-over trop important, ou encore des absences qui seraient trop nombreuses. Des systèmes d’alerte facilement paramétrables peuvent également être installés afin que vous soyez informé en cas de soucis majeurs.
7. Gagnez de l’argent avec une gestion automatisée des données
Si l’automatisation des RH demeure une priorité, c’est avant tout parce qu’elle fait gagner du temps et donc de l’argent. Elle vous évite également de devoir gérer les nombreuses erreurs d’origine humaine qui sont parfois compliquées à réparer. Elles peuvent également créer une forme d’insatisfaction auprès de vos collaborateurs.
Ce temps peut être mis à profit pour gérer certaines facettes parfois négligées du métier RH comme le fait de mieux communiquer en interne ou d’aborder avec les salariés d’autres éléments qu’une erreur sur la fiche de paie du mois dernier. Elle vous permet également de mieux gérer les formations.