Si vous avez une entreprise et devez communiquer votre adresse e-mail, mieux vaut ne pas donner d’adresses génériques comme celles qui se terminent en @yahoo.fr ou @gmail.com. Idéalement, la vôtre doit refléter votre domaine d’activité ou inclure le nom de votre société. La plupart des consommateurs feraient davantage confiance à une adresse e-mail au nom de l’entreprise qu’à une adresse électronique gratuite.
Que doit comporter une adresse e-mail ?
Une adresse e-mail suit le format « unnom@votrenomdentreprise » et comprend trois éléments principaux.
La première partie est une chaîne alphanumérique. Elle se compose par exemple souvent de vos noms et prénoms séparés par un point ou un tiret. Le caractère « @ » sépare cette première partie du reste de l’adresse. Il est suivi d’un nom de domaine, comme le nom de votre entreprise ou de votre activité, et se termine par une extension (ou domaine de premier niveau), comme .com ou .net.
Conseils pratiques pour la création d’une bonne adresse e-mail
Plus qu’un simple outil d’envoi et de réception de messages, un compte de messagerie professionnel vous permet de personnaliser entièrement vos coordonnées. Ainsi, contrairement aux comptes de messagerie génériques comme Yahoo, Gmail ou Hotmail, mieux adaptés à un usage privé, vous pouvez inclure ici un nom, un prénom et un nom de société à vos e-mails professionnels. Pour configurer une bonne adresse e-mail professionnelle, il faut garder plusieurs choses en tête.
Tout d’abord, n’oubliez pas d’utiliser votre nom de domaine (@votrenomdentreprise.com). La plupart des consommateurs considèrent que pour une entreprise, avoir une adresse e-mail à son nom est plus crédible qu’avoir une adresse électronique gratuite.
Les registraires comme 1&1 ou Amen vous permettent d’enregistrer votre propre nom de domaine, que vous pouvez ensuite inclure dans votre adresse e-mail professionnelle.
Évitez dans la mesure du possible les adresses e-mail excessivement longues comme « Jean-michel.delafour@votrenomdentreprise.com ». Mieux vaut opter pour « jm.delafour@votrenomdentreprise.com. » Si vos noms et prénoms sont longs, pensez à les raccourcir. Une adresse longue ne sera pas assez fluide et aura probablement moins d’impact sur la personne que vous contactez. Utilisez votre propre signature au bas de vos e-mails. Toutes les coordonnées importantes doivent figurer dans votre signature. Cela comprend au minimum, et selon vos souhaits, votre nom complet, votre adresse email, et votre numéro de téléphone. Si vous êtes une micro-entreprise, sachez qu’il n’est pas obligatoire ni nécessaire de préciser votre adresse physique.
Quelles solutions permettent de gérer votre boîte de réception ?
Les applications de messagerie (Mozilla Thunderbird étant la plus connue) ou les éditeurs qui proposent des solutions gratuites comme Microsoft Outlook, Google Apps for Work et Workmail peuvent vous aider à gérer votre boîte aux lettres professionnelle. Votre registraire et/ou fournisseur de services d’hébergement (par exemple 1&1 ou Amen) peuvent vous fournir un service de messagerie professionnel non seulement pour gérer plusieurs adresses e-mail, mais aussi pour vous permettre d’accéder à des services clients et d’autres fonctions utiles comme l’intégration d’un agenda, la gestion des contacts et/ou un logiciel antivirus/antispam. Enfin, n’oubliez pas que gérer plus d’adresses requerra un espace de stockage supplémentaire et nécessitera donc un investissement adaptés à ces nouveaux besoins.