Nous avons tous eu un jour la main trop leste et envoyé des messages que nous avons regrettés ensuite pour le fond ou pour la forme. Je vous propose ici quelques astuces pour éviter ces désagréments.
RÉFLÉCHIR pour un mail utile
Les destinataires sont choisis avec soin : ils sont vraiment concernés par le sujet du message (information, demande…)
L’objet de votre mail est clair et précis : il est ainsi compris dès son arrivée dans la boîte de réception et le message est ouvert rapidement.
Le vif du sujet est abordé dès le premier paragraphe afin de retenir l’attention du lecteur.
STRUCTURER pour une lecture rapide
Un sujet est abordé par paragraphe : le plus important en premier. L’idéal est de résumer par un titre chaque paragraphe. Souvent, seuls les 50 premiers caractères du corps du message apparaissent à l’écran, il faut donc les soigner.
Le message doit ensuite tenir sur un écran, il est court. Si vous avez plusieurs sujets, écrivez plusieurs mails…
SOIGNER LA FORME pour une lecture efficace
La lecture est aisée grâce à une police de caractères classique (Arial, Times New Roman…), format 12.
Les phrases sont concises (maximum 20 mots) avec un vocabulaire précis, positif et concret. Vous utilisez des verbes d’action et des mots simples qui retiennent l’attention de votre lecteur. Il faut éviter les répétitions, les verbes faire et avoir, bannir le langage SMS, les abréviations non académiques et prendre garde au jargon professionnel : votre destinataire ne le comprendra peut-être pas.
Les mots en lettres capitales sont à écarter car ils donnent un ton agressif à votre message.
Pour alléger votre message, utilisez à bon escient la ponctuation (le deux-points remplace avantageusement un « car » ou « parce que ») et évitez les « qui », « que » relevant plus du langage parlé qu’écrit.
Les formules de politesse sont succinctes et conviviales dans un mail : elles se limitent à un « Bonjour » ou « Bonsoir » pour commencer et à « Cordialement » en fin de message. Par contre, votre signature doit être très complète : nom/fonction/société, n° de téléphone fixe/portable.
RELIRE, RELIRE, RELIRE pour éviter les coquilles
Pour soigner son image et celle de sa société, il est important d’envoyer un message sans erreurs.
Attention, donc aux :
– fautes d’orthographe ;
– fautes de syntaxe ;
– connotations de certains mots, à l’humour « limite »: ils peuvent ne pas aller dans le sens que vous souhaitez !
ENVOYER
Article par Florence Durif