Il y a des adeptes et des réfractaires aux réunions. Il est vrai, qu’avec le confinement, ils ont été nombreux à ne pas les regretter. Mais aussi nombreux à les regretter. Beaucoup ont découvert la richesse de ces lieux d’échange. Le distanciel avec son carcan virtuel n’est pas aussi propice à la convivialité. Habituellement, la situation est simple. Le boss arrive en conquérant à une réunion qu’il pense destinée à être efficace, motivante et utile, alors que de l’autre côté, les employés traînent les pieds. Ils ne peuvent s’empêcher de penser avec dépit « ah, encore une réunion ». Quelques règles à suivre pour des réunions réussies
A savoir
De nombreux sondages mettent en exergue le nombre de jours passés en réunion. Ces réunions, ancrées dans les habitudes des entreprises, ont des conséquences sur le travail qui sont loin d’être positives. Les cadres passent 27 jours par an en réunion ce qui représentent un coût financier pour les entreprises non négligeable. De plus 49 % des cadres déclarent éprouver des difficultés à exprimer leurs idées en réunion. Les raisons demeurent multiples. 23 % déclarent que certains monopolisent la parole. 13 % ne se sentent pas légitimes. 11 % savent que leur avis ne sera de toute façon pas pris en compte.
Pour réduire l’écart entre la vision que vous avez de vos réunions et l’image que s’en font vos salariés, voici quelques règles à respecter.
Préparer sa réunion et informer précisément ses collaborateurs au préalable
Avant de prendre la décision de faire la réunion, il faut pouvoir répondre clairement à plusieurs questions. Quel est l’objectif de cette possible réunion ? Quels sont les résultats espérés ? Quels sujets seront abordés ? Ce n’est qu’une fois que vous pouvez parfaitement répondre à ces questions que vous pouvez prendre la décision d’informer vos collaborateurs.
Ne vous contentez cependant pas de simplement les informer de la date de la réunion. Vous informez précisément vos employés (date de la réunion, objectifs, sujets qui seront discutés, décisions qui devront être prises…). Ainsi, vous leur donnez la possibilité de bien réfléchir au préalable et donc de participer pleinement le jour J. Il faut bien garder en tête qu’une réunion est faite pour échanger, confronter les idées et décider. Son objet n’est absolument pas de relire une note ou un document déjà transmis par mail. En arrivant en réunion tout le monde doit savoir exactement quels sujets seront abordés, et avoir également déjà réfléchi aux problématiques. Dans ces conditions, les salariés ne passent pas leur temps à avoir une première réflexion sur le sujet mais plutôt à affiner leur avis pour transmettre leurs conclusions.
Convoquez uniquement les personnes vraiment concernées
C’est l’écueil dans lequel tombent de nombreux chefs d’entreprise : vouloir convoquer tout le monde à la réunion. Même si tout le monde n’est pas concerné, ils se disent que l’équipe ne fait qu’un. Par conséquent, aucune information ne doit être cloisonnée à un groupe réduit. C’est également une solution de facilité, on n’a pas à se demander qui est concerné en premier lieu, on convoque tout le monde, comme cela, la question est réglée. En réalité, il est préférable de travailler avec des groupes réduits lors de vos réunions, quitte à en faire plusieurs, avec chaque petit groupe. Il est difficile de rester totalement impliqué si l’on n’est pas concerné par les questions qui seront traitées. Et c’est bien naturel, les personnes inutilement convoquées vous être frustrées de la perte de temps. En effet, elles auraient pu à la place avancer sur leurs dossiers.
Fixez une limite de temps
L’idéal est de ne pas dépasser les 30 minutes pour une réunion. A chaque fois, fixez une date de début et une date de fin, et faites-en sorte que l’horaire soit respecté. D’une part, si vos salariés sentent que la réunion va commencer en retard ou risque de traîner en longueur, ils vont vite se démotiver. D’autre part, cela vous aidera à bien structurer votre réunion et à ne pas repousser la prise de décision. Avec une contrainte de temps dans une réunion courte, chacun reste concentré sur la problématique discutée. Sans dates fixes, on a tendance à avancer un peu au hasard et à ne pas prendre réellement les décisions qui devraient être prises.
Ne monopolisez pas la parole
Même si vous êtes le patron, on ne doit pas entendre uniquement le son de votre voix lors de la réunion. Pour que l’exercice soit vraiment constructif, vous devez faire intervenir au maximum les autres participants, leur demander leur avis, les questionner, impliquer tout le monde dans la conversation.