Bien gérer son entreprise, revient souvent à réduire les coûts notamment ceux qui sont parfois totalement inutiles. Parmi eux, les coûts d’impression qui augmentent proportionnellement selon le nombre de collaborateurs qui sont présents dans l’entreprise et qui peuvent pourtant être rapidement diminués grâce à quelques astuces.
Sensibiliser les salariés
Ce n’est pas parce que vous avez mis en place tout le matériel nécessaire dans votre entreprise que vos salariés ne doivent pas adopter une démarche éco-responsable. Si souvent on pense qu’il s’agit de la négligence ou une volonté de ne pas trop se faciliter la vie que de procéder à des impressions inutiles ou du gâchis de papier, certains n’ont pas été sensibilisés ou ne connaissent pas les bonnes pratiques pour éviter le gaspillage. Rappeler des règles comme l’impression recto verso, le fait d’utiliser le verso comme brouillon ou encore de paramétrer l’imprimante pour une impression « éco » peut donc se révéler rapidement une bonne pratique pour éviter tout gaspillage. Pour cela, un petit rappel même par email peut vous faire économiser rames de papier et cartouches. Vous pouvez également penser à organiser une réunion afin de sensibiliser aux gestes écologiques de manière générale, car souvent, écologie rime avec économies. Certains salariés sont aujourd’hui particulièrement étrangers à la démarche RSE des entreprises donc autant affirmer votre sensibilité sur le sujet si c’est le cas.
Choisir une imprimante qui ne consomme pas trop, pour réduire les coûts en entreprise
Certaines imprimantes consomment plus que d’autres. Si parfois le prix à l’achat de l’imprimante peut paraître attractif, s’informer sur la consommation peut être plus qu’utile, car, en réalité, les consommables reviennent bien plus cher en général que la machine elle-même. La plupart des consommateurs prennent en compte la rapidité de l’imprimante, mais la performance en termes d’impression peut être considérée si vous souhaitez diminuer les coûts dans l’entreprise. Pour cela, n’hésitez pas à aller dans les comparatifs avant de faire votre acquisition de matériel et à vérifier le nombre d’impressions par « cartouche ». À noter que désormais les constructeurs ont rivalisé d’inventivité et que les imprimantes encres peuvent également s’avérer performantes même si l’imprimante laser couleur a longtemps dominé en la matière.
Penser aux cartouches rechargeables
Le réflexe reste souvent d’acheter les cartouches de la marque, mais il faut prendre en compte le fait que certaines entreprises se sont spécialisées dans les cartouches low-cost et que certaines sont rechargeables. Si la manipulation peut parfois s’avérer compliquée, ce n’est pas le cas pour toutes. Vous pouvez ainsi aisément réduire les coûts. Il reste à prendre en compte le fait que certaines imprimantes ne supportent que très mal les cartouches qui ne sont pas de la même marque et que vous pouvez donc rapidement vous retrouver bloqué. N’hésitez pas à vous informer sur la compatibilité avant d’acheter votre matériel. Vous pourriez avoir de mauvaises surprises en la matière.
L’achat en gros tout simplement, pour maîtriser le budget en entreprise
Pour économiser sur les coûts d’impression, il suffit parfois de regarder votre consommation à l’année et d’acheter vos consommables à l’avance. Premier effet positif, vous allez éviter de vous retrouver en panne, car vous n’avez pas pensé à recharger les stocks. Deuxième effet : les commandes en gros peuvent vite se révéler rentables en termes de prix. Si vous connaissez votre consommation annuelle, rien ne vous empêche d’acheter et de stocker, surtout si vous avez de la place disponible dans vos locaux. Concernant le poste de l’impression, le matériel durant souvent plusieurs années et les stocks ne périmant pas, vous avez tout le loisir de commander en avance sans craindre de gâcher votre investissement.
Centraliser les impressions
Il s’agit d’une pratique à double tranchant, car vos salariés peuvent ne pas apprécier de voir chaque impression passée par un tiers. Et il faut se l’avouer, pouvoir imprimer des documents soi-même reste un avantage certain qui peut faire plaisir à vos salariés. Cela reste tout de même une manière de réduire les coûts et d’éviter que vos collaborateurs impriment tout et n’importe quoi sur le lieu de travail et surtout en grande quantité, à l’abri des regards indiscrets. Centraliser les impressions peut aussi avoir pour effet de ralentir le travail des uns et des autres et cette pratique n’est donc pas toujours rentable par la perte de temps induite. Une méthode plus simple pour réduire les abus reste souvent de choisir le lieu où les documents sortent, mais cela peut nuire à la confidentialité ; un arbitrage reste donc à faire.
Vérifier le nombre d’utilisateurs
Pour optimiser les coûts, autant vérifier que l’imprimante que vous allez choisir correspond à l’utilisation que vous allez en faire. La rapidité d’impression peut jouer un rôle essentiel en la matière, car les coûts restent toujours à prendre en compte de manière globale. Si vos salariés passent 1H à attendre leur impression chaque jour, vous allez vite perdre en productivité de manière générale ce qui représente un coût en soi. Prendre en compte la manière dont va être utilisée la machine et le nombre d’utilisateurs réguliers restent donc un BA.BA si vous ne souhaitez pas faire perdre du temps à chacun, car comme le veut l’expression le temps c’est de l’argent.
Mettre en place un challenge zéro-déchet
Si vous souhaitez réduire vos coûts en impression, vous pouvez également faire en sorte que la pratique rentre dans la dynamique de l’entreprise en lançant un challenge pour le numérique ou encore la réduction par chaque département en pourcentage de ses impressions. Bien entendu, le tout numérique n’est pas forcément la solution et il faut prendre en compte que le stockage des données numériques n’est pas forcément aussi écologique qu’on peut le penser puisque les serveurs consomment de l’énergie et qu’ils nécessitent un refroidissement.
Réduire les coûts d’impression reste une pratique facile à mettre en place au sein d’une entreprise et vos choix détermineront en grande partie la consommation de manière globale dans l’entreprise. Reste que chaque collaborateur peut contribuer à une optimisation, ce qui peut passer par une sensibilisation de ces derniers aux bonnes pratiques.