Le compte-rendu de réunion apparaît souvent comme une tâche rébarbative mais indispensable car il sert de guide pour les actions à mener à court terme, moyen terme ou long terme. Il permet aussi de dresser des constats qui sont la source souvent d’une nouvelle stratégie. Quelques clefs pour le rédiger ?
L’objectif du compte-rendu
Le compte-rendu est un document administratif interne qui a pour objectif de permettre aux participants de disposer d’un aide-mémoire pour les présents et de renseigner les absents. Il expose des faits constatés par une personne ou relate des événements dans la plus stricte impartialité. Lors d’assemblées statutaires ou réglementaires, le document rédigé est un compte-rendu appelé procès-verbal. Il constitue une preuve de ce qui a été dit et du respect des formalités obligatoires. Cependant, sa rédaction suit des techniques d’écriture spécifiques. On distingue trois formes de comptes rendus de réunion : le compte-rendu chronologique, le compte-rendu synthétique; lz compte-rendu synoptique.
Le compte rendu de réunion demande de la part du rédacteur une totale impartialité lors de la retranscription des propos. En effet, le rédacteur n’est que le rapporteur des propos émis.
Le compte-rendu chronologique
L’objectif du compte rendu chronologique est de mettre en valeur les interventions individuelles et de présenter l’opinion de chaque participant. Ce type de compte rendu retranscrit environ 50 % des propos émis. Sa rédaction est en style direct à la troisième personne du singulier du présent de narration. Par exemple : Monsieur Y propose de…, Madame X suggère de… Il est un plan linéaire, qui suit l’ordre des interventions. Cependant, il est fait le plus souvent un regroupement des interventions relatives à un même thème est effectué.
Le plan chronologique, linéaire permet de décrire les faits selon une progression chronologique (passé, présent, futur), un positionnement dans l’espace (en France, en Europe, dans le Monde) ou la richesse stylistique d’un compte rendu se traduit par l’emploi d’un vocabulaire précis qui permet de mieux traduire la pensée des participants à une réunion. En effet, il y a une grande différence entre dire et suggérer.
Le vocabulaire du compte-rendu
Mettre en valeur une opinion : appeler l’attention, attirer l’attention, dégager, envisager, faire allusion, faire apparaître*, faire remarquer, mettre en lumière, noter, penser que, préciser, ajouter, proposer, s’étonner, souhaiter, souligner, suggérer.
Expliquer, informer : aborder (telle question, tel point), analyser, citer, constater, déclarer, dire, étudier, exposer, faire connaître, montrer, résumer.
Assurer, défendre : acquiescer, affirmer que, approuver, appuyer, confirmer, défendre, donner son assentiment, exprimer sa préférence, faire prévaloir, intervenir, plaider pour, privilégier, proclamer, se déclarer d’accord, témoigner de l’intérêt pour.
Craindre : déplorer, émettre des réserves, formuler des remarques, quant à s’alarmer, redouter, regretter que, reprocher, s’inquiéter de.
S’opposer : contester, désapprouver, infirmer, marquer son désaccord, nier, objecter, refuser de s’associer.
Le compte rendu synthétique
L’objectif de ce compte rendu est de mettre l’accent sur les faits et les conséquences relatifs à un sujet. Il facilite au lecteur la lecture puisque le travail d’analyse et de synthèse est déjà effectué. Le compte rendu synthétique retranscrit environ 30 % des propos émis. Il sera rédigé de façon impersonnelle. « Lors de la réunion du 1er mars, il a été constaté que… »
Le plan du compte rendu synthétique suit un ordre thématique faisant apparaître des titres et des sous-titres. Les thèmes abordés ne sont pas obligatoirement retranscrits suivant la chronologie de la réunion mais suivant leur ordre d’importance. Cependant, dans les réunions, où le sujet est d’analyser un problème, il sera plutôt utilisé un plan analytique.
1. Le plan par catégories permet d’analyser le contenu d’une réunion sous différents aspects.
Ordre du jour :
- Point 1
- Point 2
- Point 3…
Selon le sujet, les thèmes seront différents. On peut donc par exemple dégager les thèmes suivants :
- Thème 1 Fonction 1 Cause 1 Rôle 1
- Thème 2 Fonction 2 Cause 2 Rôle 2
- Thème 3 Fonction 3 Cause 3 Rôle 3
2. Le plan analytique permet d’établir un constat, d’analyser les causes, d’envisager les solutions, d’émettre des objections, des limites aux solutions proposées :
- Faits ou Constats
- Causes ;
- Conséquences ;
- Solutions (Propositions).
Pour faciliter la lecture, les titres doivent toujours garder la même forme grammaticale. Si un titre contient un verbe conjugué, tous les titres doivent contenir un verbe conjugué.
Le compte rendu synoptique
Le compte rendu synoptique propose une vision d’ensemble d’une situation : des faits et des actions à mener. Il permet de visualiser rapidement l’ensemble d’une réunion. Il demande l’utilisation d’un vocabulaire précis pour éviter les interprétations. Celui-ci retranscrit environ 20 % des propos émis. Il se présente sous la forme d’un tableau de 3 à 4 colonnes maximum. On le rédige :
- soit en français courant : phrases courtes (S+V+C) ;
- soit en français prise de notes (noms et verbes à l’infinitif porteurs des idées).
Il suit un plan thématique. Les thèmes abordés, lors d’une réunion, peuvent être retranscrits selon leur ordre d’importance et non selon leur chronologie. Cependant, dans les réunions, où le sujet est d’analyser un problème, il sera plutôt utilisé un plan analytique.
1. Le plan par catégories permet d’analyser le contenu d’une réunion sous différents aspects.
Selon le sujet, les thèmes seront différents. On peut donc par exemple dégager les thèmes suivants :
- Thème 1 Fonction 1 Cause 1 Rôle 1
- Thème 2 Fonction 2 Cause 2 Rôle 2
- Thème 3 Fonction 3 Cause 3 Rôle 3
2. Le plan analytique permet d’établir un constat, d’analyser les causes, d’envisager les solutions, d’émettre des objections, des limites aux solutions proposées :
- Faits ou Constats ;
- Causes ;
- Conséquences ;
- Solutions (Propositions).
Le choix des titres
Le titre doit capter l’attention du lecteur, structurer le compte rendu, permet une lecture rapide et sélective. Il existe deux types de titres :
- les titres vides qui énoncent l’objet du texte, de la réunion : « Les nouvelles installations de la crèche
- les titres pleins qui présentent l’idée principale du texte : « Les nouvelles installations de la crèche ont permis d’engager du personnel »
Les points essentiels des comptes rendus
- Objectifs de la réunion. Il s’agit de la réponse à la question : « pourquoi avoir réuni ces personnes dans ce lieu, ce jour-là ? ».
- Date de la rencontre
- Liste des présents. Ajoutez éventuellement leur service si vous êtes dans une grande structure.
- Personnes en copie n’ayant pas participé, mais étant partie prenante dans les thèmes traités (exemple : supérieur hiérarchique, etc.)
- Date et lieu d’une éventuelle prochaine réunion
Enfin, il est conseillé de faire relire le compte-rendu par une personne autre que le rédacteur avant diffusion afin de s’assurer que tout est clair et que rien n’a été oublié.
Source : Rédiger avec succès, Aline Nishimata et Roselyne Kadyss -Editions Gualino
