Vous êtes de celles et ceux qui écrivent, sur des post-it de toutes les couleurs, les tâches que vous avez à réaliser et parfois et même souvent à part de décorer votre bureau ou frigidaire, ils n’ont aucune utilité. Et pourtant, vous vous rendez compte qu’il est impératif que vos organisiez votre emploi du temps de manière plus rationnelle afin d’être opérationnel ! Voici quelques conseils pour mettre en forme une to-do list infaillible.
La question de la gestion du temps est cruciale pour les entrepreneurs. Savoir harmoniser ses journées de la meilleure des façons pour être productif est au cœur de l’aventure entrepreneuriale. Facilement débordés, les dirigeants d’entreprise accomplissent de multiples tâches qui peuvent s’avérer stressantes et, à force, pèsent sur leur santé. Face à la masse de travail, une to-do list, une liste de tâches à effectuer en français, adaptée à leur personnalité propre, est particulièrement nécessaire. Voici quelques conseils pour mettre en forme une to-do list efficace.
La to-do-list a de véritables atouts dans sa poche car elle permet au chef d’entreprise de fixer ses priorités, de ne pas oublier certaines tâches, de gagner du temps et de diminuer son stress. .
Différencier ses tâches
Le nombre d’informations et tâches que doit traiter en même temps un entrepreneur peut l’amener à ralentir considérablement, à perdre en productivité et lui faire oublier des éléments importants pour le bon fonctionnement de son entreprise. À force, il ne peut plus se concentrer correctement, ses priorités deviennent confuses, conduisant celui-ci vers un stress et une fatigue intense. En utilisant une to-do list, il pourra diminuer ses différents impacts, mais il doit mettre en œuvre un système adapté organisant l’ensemble de son contenu. Le dirigeant doit donc différencier chacune de ses tâches et les prioriser. Plusieurs méthodes existent de ce côté-là.
Certains préconisent de définir chaque jour, une tâche prioritaire, plusieurs tâches secondaires et quelques tâches simples ayant une intensité moindre, afin d’équilibrer le temps de travail. Pour les positionner dans chaque catégorie, il faut les placer sur les axes du gain et de l’effort. Les missions avec un effort faible et un gain important ou avec un effort important et un gain important sont alors à privilégier. D’autres préconisent la matrice d’Eisenhower. Faisant référence à une citation du célèbre militaire et président des États-Unis, Dwight David Eisenhower, elle repose sur deux critères, l’importance et l’urgence. Les tâches sont ainsi divisées en quatre catégories : celles primordiales à réaliser immédiatement par l’entrepreneur, celles importantes, mais non urgentes à planifier pour plus tard, celles impératives, mais non essentielles à déléguer auprès des collaborateurs et celles inutiles à abandonner.
Utiliser des gestionnaires de To Do Lists
Face aux traditionnels blocs-notes, feuilles de papier ou post-it, de nombreux outils numériques pour créer et gérer sa to-do list existent par le biais de plateformes web ou d’applications mobiles. Il en existe une infinité sur la planète, allant des logiciels simples ne comportant que quelques fonctionnalités à des programmes avancés permettant d’organiser l’ensemble de ces tâches, projets et notes.
Ces outils offrent une ergonomie parfaite et permettent de faire gagner encore plus de temps à un entrepreneur. Tasks, le gestionnaire de tâches de Google, lancé en avril dernier, permet de réaliser et contrôler sa to-do list à partir du service de messagerie Gmail et de l’application Google Agenda, permettant une synchronisation en direct sur tous les appareils de l’utilisateur. En un clin d’œil, il peut joindre des détails, une date d’échéance et des tâches secondaires, l’aidant à diviser ses missions de la journée, en plusieurs étapes.
L’une des applications leaders du to do list, Todoist, permet d’ajouter des projets et des tâches, définies par dates et heures, qu’elles soient fréquentes ou non. Avec celle-ci, toute personne pourra visualiser sa productivité, mesurer ses progrès et passer en revue l’ensemble de ses tâches achevées via des graphiques et visuels. Il existe un mode collaboratif qui permet de partager des tâches à des collaborateurs. Chacun est alors averti par notifications push, e-mail ou SMS en cas de modifications importantes sur plus de dix appareils comme un ordinateur, une tablette ou encore une montre. En temps réel, tous les membres d’une entreprise peuvent déléguer des missions, envoyer des fichiers et discuter des détails.
Prendre exemple sur des entrepreneurs célèbres
De célèbres entrepreneurs utilisent une to-do list. C’est notamment le cas de Richard Branson, créateur du groupe industriel anglais, Virgin Group, spécialisé notamment dans les médias, les transports et le divertissement. Pour celui-ci qui dispose aujourd’hui d’une fortune de plus de 4,9 milliards de dollars, sa liste de tâches est la clé de son succès.
En novembre 1972, âgé d’une vingtaine d’années, le dirigeant, aux prémices de son entreprise, réalisait sa première liste comportant des tâches complexes comme « trouver plus de magasins » ou simples comme « nettoyer et inviter plus de gens, dans mon studio d’enregistrement The Manor ». Depuis, il réalise quatre types de to-do lists comme des listes d’idées ou de choses que les gens disent lors d’une réunion ou pendant une conversation téléphonique. Le milliardaire souligne même sur son blog en 2017, l’importance des listes dans la réalisation des objectifs de tout à chacun en déclarant « Lists not only provide great structure for getting things done, but they also help us to set goals and achieve our dreams » ( « Les listes constituent non seulement une excellente structure pour faire avancer les choses, mais elles nous aident également à nous fixer des objectifs et à réaliser nos rêves » en français).
Quant au PDG de Twitter, Jack Dorsey, il réalise chaque jour en complément d’une to-do list, une « won’t do list », un programme de tâches qu’il ne fera pas, pour être plus productif et afin de mieux s’organiser d’une façon stratégique et rapide.