De multiples organismes proposent de mettre à disposition des sociétés des plateformes de partage de documents ou même d’événements. La mise en commun de fichiers électroniques permet souvent à plusieurs membres d’une équipe de gagner un temps fou. Petit tour d’horizon des services de diffusion et partage d’informations indispensables proposés aux entreprises.
Google et sa G Suite
Mise au point par Google, l’entreprise d’Alphabet, la G Suite se compose de plusieurs outils de partage de documents et de conversation de groupes qui peuvent se révéler de véritables atouts pour une entreprise. Gratuits pour la plupart, ces services se veulent accessibles à tous. Très pratiques et simples d’utilisation, beaucoup d’entreprises font appel aux services comme Gmail ou au Drive, la version Cloud de Google. Elle permet de partager des documents type Word, Excel ou même PowerPoint avec d’autres membres qui peuvent en modifier le contenu et travailler ensemble depuis des postes différents. Ni la taille du fichier, ni le nombre de documents créés n’est limité, un autre avantage qui séduit les entreprises. Accessibles sur tous les terminaux, du Smartphone à l’iPad, ces services comme Google Plus, messagerie électronique conçue pour la communication d’entreprise, accélèrent la diffusion d’informations et facilitent le partage de tâches ainsi que la mise en commun de connaissances. Google Calendar offre, quant à lui, la possibilité de synchroniser plusieurs comptes Gmail sur un événement et de les avertir tous en même temps. Autant de fonctionnalités qui, rattachées au géant des moteurs de recherche, mettent à disposition de chacun des plateformes simples d’utilisation et gratuites. Seul hic : de plus en plus de critiques se font entendre concernant la confidentialité des informations circulant sur Google. La G Suite ne se cache pas de procéder à l’analyse automatique du contenu des e-mails afin de filtrer les spams et de fournir de la publicité ciblée à ses utilisateurs. D’autres services de partage de données gratuits, très utilisés, existent et chiffrent leurs données comme le SkyDrive ou Dropbox.
SkyDrive, Dropbox et Box, la confidentialité du partage en plus
Les données laissées « à l’air libre » sur Google inquiètent certains, qui émettent des doutes quant à la confidentialité accordée. Les services gratuits dispensés par Microsoft avec le SkyDrive ou Dropbox mettent en avant le chiffrement des données auxquelles ils procèdent systématiquement. Ces services proposent de transférer des fichiers via un lien URL et peuvent restreindre leur accès à ceux-ci grâce à un mot de passe. A titre d’exemple, pour éviter toute modification ou falsification des documents partagés, Dropbox ne présente que des fichiers en lecture seule. La possibilité de travail en commun sur ces plateformes se voit donc réduite, seule la consultation demeure réalisable. Autre inconvénient, la taille des documents : les solutions gratuites de SkyDrive et Dropbox limitent les envois à 7 Go maximum et ne proposent 100 Go de fichiers que dans le cadre de forfaits payants. Ce type de solutions, comme Oodrive ou Wimi, permet tout de même d’offrirplus de services tout en renforçant la confidentialité.
Oodrive et WeDrop : deux solutions pour partager et collaborer en ligne
Ce premier exemple, pensé pour les professionnels, présente sur son site quatre services : partage de fichiers, collaboration en ligne, synchronisation et sécurité des données. Cette dernière se trouve garantie par le stockage des documents dans une « dataroom » sécurisée (espace virtuel dédié au stockage, ndlr). Ce mode de rangement permet aussi à Oodrive de disposer de plus grands espaces pour engranger les dossiers envoyés. En plus de ces services de partage de fichiers, ce logiciel propose également un navigateur d’entreprise (qui centralise toutes les recherches effectuées en ligne par la firme). De son côté, WeDrop récupère les fichiers importés par simple glissé-déposé et propose une gestion documentaire avec la possibilité d’attribuer des droits aux utilisateurs avec lesquels partager des fichiers (lecteur, contributeur ou manager). A partir de 15 euros par mois, ce service permet aussi de collaborer grâce à un système de fil d’actualités ainsi que de notifications et permet à ses utilisateurs de commenter des projets et dossiers.
Wimi : pour gérer vos tâches et projets collaboratifs
Ce logiciel, très bien noté par ses utilisateurs, se présente comme un service en ligne de gestion de projet connu aussi pour ses propriétés de partage de dossiers. Wimi propose un grand nombre de services inscrits dans le partage de données d’entreprise, notamment celui de communication électronique, de chat entre les membres, un agenda partagé ou encore la possibilité de partage d’écran. Le partage de fichiers est assuré par le Wimi Drive. Accessible pour la modique somme de 5 euros, il peut grandement faciliter la gestion de l’entreprise.
Logiciel de partage ou réseau interne ?
De nombreuses entreprises se tournent vers la création d’un réseau interne plutôt que vers l’acquisition d’un logiciel de partage. Aussi appelée RSE (Réseau Social d’Entreprise), cette solution consiste à mettre en place une plateforme collaborative offrant un système de communication pour les membres de votre entreprise en interne ainsi que pour son écosystème externe (clients, fournisseurs, distributeurs, partenaires…). Plus complet qu’une simple solution de collaboration en ligne, ce système est considéré comme un intranet central qui relie tous les membres d’une communauté donnée entre eux et permet des échanges horizontaux et verticaux (où les informations circulent entre tous les niveaux hiérarchiques et non depuis les supérieurs). Le RSE s’inscrit dans une dimension à long terme, contrairement aux logiciels de partage en ligne. Les abonnements aux services collaboratifs s’étalent sur une durée limitée dans le temps. Le réseau social d’entreprise, quant à lui, s’intègre totalement à l’entreprise elle-même mais il demeure tout à fait possible d’associer ces deux outils.