Le chef d’entreprise a des obligations légales en matière de registres à tenir et à mettre à jour. Pour vous aider à vous y retrouver, voici une liste des documents obligatoires au sein d’une entreprise. Vous y trouverez des détails sur leur contenu et les risques associés en cas de non-conformité.
Les documents suivants sont obligatoires. Bien qu’il n’y ait pas toujours de sanction spécifique pour leur absence ou mauvaise tenue, cela peut entraîner une sanction financière pouvant aller jusqu’à 9 000 € si cela empêche la production de documents comptables annuels. La production de faux documents expose également le chef d’entreprise à une peine d’emprisonnement. Celle-ci peut aller jusqu’à 3 ans et à une amende de 45 000 €.
1/ Registre unique du personnel
Ce registre centralise les informations relatives aux salariés dès leur embauche. Ainsi, les informations obligatoires incluent : l’identification du salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité), la carrière (emplois, qualifications, dates d’entrée et de sortie), le type de contrat (apprentissage, professionnalisation, insertion professionnelle, CDD, temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs ou une entreprise de travail temporaire), et pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro du titre autorisant le travail.
Pour les stagiaires, les informations spécifiques incluent le nom, prénoms, dates de début et de fin du stage, le nom et prénoms du tuteur, et le lieu de présence du stagiaire, dans une partie distincte du registre. Néanmoins, ce registre peut se tenir en version papier ou numérique. Cependant, il doit être chronologique et indélébile. Par ailleurs, vous devez conserver les informations pendant 5 ans après le départ du salarié.
2/ Livre de paie
Le livre de paie reproduit l’intégralité des bulletins de salaire, que ce soit en version papier ou numérique. Vous pouvez le remplacer par la conservation intégrale des copies des bulletins de salaire,. Celles-ci doivent être gardées pendant 5 ans.
3/ Registre du CSE (Comité Social et Économique)
Depuis le 1er janvier 2020, le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) est remplacé par le CSE pour les entreprises de plus de 11 salariés. Pour les entreprises de plus de 50 salariés, il existe plusieurs registres obligatoires. Notamment, le registre des dangers graves et imminents, le registre des accidents bénins, et le document unique d’évaluation des risques professionnels. Ces registres doivent être accessibles à tout moment pour les salariés, le CSE, la médecine du travail et l’inspection du travail. Leur mise à jour doit être au moins annuelle.
4/ Registre des délégués du personnel
Ce registre contient les notes écrites exposant les demandes des délégués du personnel et les réponses de l’employeur. Bien que les délégués du personnel aient été remplacés par les représentants du personnel au sein du CSE dans les entreprises de plus de 11 salariés, ce registre reste obligatoire pour les entreprises qui n’ont pas encore mis en place un CSE.
5/ Comptes annuels
Les entreprises doivent tenir un registre des comptes annuels comprenant le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Ces documents doivent être approuvés par l’assemblée générale des actionnaires ou des associés et déposés au greffe du tribunal de commerce.
6/ Registre des assemblées générales
Ce registre consigne les procès-verbaux des assemblées générales des actionnaires ou des associés. Vous devez le tenir à jour pour refléter toutes les décisions prises lors de ces assemblées.
7/ Registre des mouvements de titres
Pour les sociétés par actions (SA, SAS, etc.), ce registre est obligatoire . Il doit consigner tous les mouvements de titres, comme les cessions d’actions ou les transferts de parts sociales.
8/ Registre des bénéficiaires effectifs
Depuis le 1er août 2017, les entreprises doivent tenir un registre des bénéficiaires effectifs. Celui-ci identifie les personnes physiques détenant directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, ou exerçant un contrôle sur celle-ci.
9/ Registre des heures de travail
Les entreprises doivent tenir un registre des heures de travail pour chaque salarié, précisant les heures d’arrivée et de départ. Cela permet de vérifier le respect de la durée légale du travail et des heures supplémentaires.
10/ Registre des accidents du travail bénins
En complément du registre des accidents du travail, ce registre recense les accidents du travail n’entraînant ni arrêt de travail ni soins médicaux. Il permet de surveiller et de prévenir les risques professionnels.
11/ Registre des mises à jour des procédures d’évaluation des risques
Ce registre documente les mises à jour du Document Unique d’Évaluation des Risques (DUER). Vous devez l’actualiser au moins une fois par an ou lors de toute décision modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail dans l’entreprise.
12/ Registre de sécurité incendie
Les entreprises doivent tenir un registre de sécurité incendie. Il consigne les vérifications et entretiens des équipements de lutte contre l’incendie, les exercices d’évacuation, et les formations à la sécurité incendie.