Toutes les entreprises peuvent faire l’objet d’un contrôle par l’Urssaf, une fois tous les trois à cinq ans en moyenne. Pour éviter un redressement dont le coût peut être élevé, il est nécessaire de respecter certaines règles, les contrôleurs mettant l’accent sur des points très précis lors de leurs vérifications. Pour les chefs d’entreprise, comment se prémunir des motifs de redressement les plus courants lors d’un contrôle ?
Le dernier rapport de 2019 fait état des chiffres suivants :
- 128 000 Contrôles et actions de prévention dont 62 000 contrôles comptables d’assiette opérés ;
- Près de 59 000 contrôles partiels d’assiette sur pièces ont été réalisés en 2019 ;
- 32 milliards d’euros de cotisations vérifiées ;
- 7 contrôles comptables d’assiette sur 10 donnent lieu à régularisation ;
- 155,1 millions d’euros restitués aux entreprises contrôlées ;
- 945,9 millions d’euros régularisés.
Alors que le rapport publié par l’Accos (accos.fr), en 2016 216.000 contrôles et enquêtes ont été effectués. Plus de 135.000 constituent des actions de contrôle au sens strict. Ces actions sont de natures diverses : audit des pratiques du cotisant, prévention des fraudes, mise à jour des situations administratives…
En 2016, 11,55 % des entreprises ont fait l’objet d’une action de contrôle ou de prévention. Au cours des quatre dernières années, tous types d’actions de contrôle confondus, plus de 52 % des cotisations déclarées ont fait l’objet d’une vérification.
Les anomalies en matière d’application de la législation sur les frais professionnels représentent 7,6 % du montant total des redressements, soit 112 millions contre 136 millions en 2015 et 148 millions en 2014
Parmi les redressements liés aux frais professionnels, les motifs générant les plus importants montants de régularisation en 2016 sont, à l’instar des années précédentes,
Ces redressements liés aux frais professionnels se répartissent comme suit :
• 58,8 % : allocations et remboursements non justifiés ;
• 26,8 % : dépassements des limites d’exonération ;
• 5,4 % : en raison des conditions d’application de la législation
• 4,3 % : remboursements de frais de transport du domicile au lieu de travail
• 3,2 % : oubli de la règle du non cumul entre indemnité forfaitaire et frais réels
• 1,4 % : titres restaurants.
La condition des stagiaires
Les entreprises ont tendance à négliger cet aspect et nombre d’entre elles doivent ensuite en payer le prix lors d’un contrôle par l’Urssaf. Il est essentiel en effet de respecter scrupuleusement la réglementation concernant les stagiaires : il s’agit d’un des domaines vérifiés en priorité par les contrôleurs, source de dysfonctionnements récurrents. La loi stipule que pour obtenir une exonération de cotisations sociales, l’indemnité versée au stagiaire ne doit pas excéder le montant de gratification minimal, de l’ordre de 12,5 % du plafond horaire.
Le remboursement des frais
Ce domaine est toujours contrôlé avec la plus grande rigueur par les agents. Les remboursements de notes de frais doivent faire l’objet de justificatifs dans le cadre professionnel. Il va sans dire que des frais ne comportant ni factures ni reçus, ou des dépenses réalisées le dimanche ou durant les vacances, entraînent systématiquement un redressement. Pour ne pas tomber dans ce piège, une gestion scrupuleuse des notes de frais doit être réalisée au sein de l’entreprise.
Les avantages en nature
Une règle prévaut ici : les avantages en nature pour les salariés comme pour les dirigeants sont considérés comme des éléments de salaire. Il est par conséquent indispensable de les déclarer sur les fiches de paie et de les soumettre aux charges sociales existantes. Des avantages oubliés ou sous-évalués sont des motifs majeurs de redressement par l’Urssaf. Les possibilités d’exonération sont peu nombreuses et très encadrées, la marge de manœuvre des entrepreneurs est donc limitée en la matière. Une erreur fréquente à ne pas commettre touche l’attribution des bons d’achat : ceux-ci doivent concerner l’ensemble des effectifs selon un montant similaire pour chacun.
Les indemnités kilométriques
Un autre élément faisant l’objet de contrôles pointilleux est relatif aux indemnités kilométriques. Des barèmes sont établis par l’administration fiscale : ils devront être suivis avec soin sous peine de redressement. Pour éviter toute difficulté en cas de contrôle, des justificatifs doivent être conservés pour tous les déplacements, comme la copie de la carte de grise et les reçus de péage. Les longs déplacements sans justificatifs seront considérés comme suspects : ils pourront inciter l’Urssaf à en demander le remboursement et provoquer le redressement de l’entreprise.
Pour éviter un redressement
Ne pas faire l’objet de sanctions réclame une bonne organisation et la connaissance par les entrepreneurs de certains points de réglementation complexes. Le calcul des réductions issues de la loi Fillon fait notamment l’objet de contrôles par l’Urssaf, tout comme les contrats collectifs qui doivent respecter des normes particulières et être formalisés par la rédaction d’une décision unilatérale. Le meilleur moyen d’être protégé d’un redressement est de faire montre de la plus grande rigueur administrative, à la fois pour la gestion du personnel, les paies et les notes de frais.