Optimiser les coûts implique de mieux utiliser les compétences des collaborateurs. Avoir donc une réflexion stratégique en amont afin de solliciter la capacité créatrice des collaborateurs pour qu’ils soient force proposition. Quelle que soit la taille de l’entreprise (TPE, PME ou société importante), le souci de la rentabilité occupe toujours une place centrale dans les préoccupations des dirigeants. Pour cela, il s’avère nécessaire de chercher à optimiser autant que possible les coûts. Il est donc nécessaire de cibler les dépenses les plus à même d’être facilement réduites. Quels sont donc les coûts pouvant être diminués afin de garder l’entreprise rentable ?
Facile à dire mais qui demande une réflexion approfondie. En effet, il faut aussi tenir compte du bien être des salariés et imposer des économies qui leur rend leurs tâches plus difficiles est certainement la dernière chose à faire. Il faut donc acquérir beaucoup de sagesse pour analyser tous les paramètres. Il est souvent judicieux de demander aux collaborateurs leurs suggestions et vous seriez étonné du résultat. Ainsi l’exemple chez Michelin de cet ouvrier invité à une réunion qui avait pour objectif de rendre l’emballage des pneus moins onéreux. A la fin cet ouvrier a dit ‘ si un pneu peut faire de milliers de kilomètres, ils n’ont pas besoin d’emballage pour arriver chez les concessionnaires, garages…
Les achats de fonctionnement
Les experts dans le domaine de la santé financière des entreprises estiment que les PME peuvent réaliser entre 15 et 40 % d’économie sur leurs achats de fonctionnement. Il s’agit d’une ligne de dépenses majeure pour les sociétés. Elles regroupent à la fois les frais de téléphonie, les assurances, les fournitures de bureau et l’ensemble des dépenses liées aux déplacements. L’objectif est ici de maîtriser la consommation au sein de l’entreprise, en tenant compte des spécificités de son fonctionnement. Centraliser l’ensemble des achats auprès d’un seul responsable permet aussi de réaliser des économies importantes. Les contrats concernant des secteurs évolutifs comme la téléphonie gagnent également à être renégociés régulièrement. Des appels d’offres donnent enfin la possibilité de comparer les services et de réduire les coûts.
Les logiciels
Les logiciels peuvent améliorer l’efficacité et la performance d’une activité. Elle permet souvent de faire plus et mieux avec moins de ressources. Les procédures manuelles et les tâches répétitives peuvent s’automatiser et donc permettre d’utiliser au mieux les compétences de chaque salarié.
Les frais généraux
On estime le plus souvent que les frais généraux représentent à eux seuls jusqu’à un quart du chiffre d’affaires d’une entreprise. Il est donc utile d’éplucher les dépenses de ce domaine pour espérer réaliser des économies. Entre 5 et 10 % des factures pour l’énergie ou la téléphonie comportent des surfacturations. Point que les entreprises ont rarement le temps de vérifier. Des déplacements peuvent se remplacer par des visioconférences pour diminuer les coûts. Rationaliser le chauffage et responsabiliser les salariés dans leur utilisation des ressources sont également des pistes à creuser. Il ne faut pas non plus surestimer les besoins matériels (dans le secteur informatique notamment).
La masse salariale
Même si la question s’avère épineuse. Il ne s’agit pas de trancher dans le vif pour réaliser des économies à tout prix), on ne peut éluder la question de la masse salariale. Plutôt que d’envisager des licenciements ou des baisses salariales, il est bon de vérifier la manière dont la société cotise pour toutes les charges patronales. Certains salariés, comme les travailleurs handicapés, peuvent être intégrés dans des assiettes spécifiques permettant de réaliser des économies notables sur l’année. L’expertise d’un spécialiste peut être ici profitable afin de mettre en exergue des charges possiblement indues par l’entreprise. L’administration fiscale peut procéder le cas échéant à des remboursements sur les trois dernières années écoulées.
La fiscalité
Enfin, s’il est bien entendu impossible d’échapper à l’impôt, il peut être judicieux de se renseigner de façon approfondie sur la législation fiscale. La loi évolue en effet assez vite dans ce domaine et vous pouvez économiser des milliers d’euros chaque année. C’est le cas à propos des modalités de la taxe foncière. Un nouveau calcul des surfaces par un géomètre peut permettre de réaliser de belles économies. Là encore, faire appel à un expert est un bon moyen d’optimiser ses coûts et de contribuer à une meilleure rentabilité au sein de l’entreprise.