Que vos ventes soient au beau fixe ou non, vous pouvez chercher à optimiser vos coûts pour augmenter votre marge. Optimiser ne s’arrête pas forcément à négocier avec vos fournisseurs ou de diminuer certaines dépenses même si cela peut être la solution. Dans tous les cas, l’exercice peut se révéler très profitable pour connaître votre structure de coûts afin de mieux prendre vos décisions.
Commencer par suivre les dépenses
Même si cela peut paraître évident, il s’agit de LA stratégie la plus basique pour optimiser vos coûts. Elle vous permet de comprendre où l’argent est dépensé et d’identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées. Pour commencer, vous devez catégoriser vos dépenses, par exemple en fournitures de bureau, en frais de transport, d’abonnement, etc. Vous pouvez vous aider de logiciels de suivi des dépenses qui peuvent vous permettre de les organiser par catégorie. Vient l’étape de l’analyse des données où il s’agit d’identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées. Attention tout de même car ce n’est pas parce que les dépenses d’un poste sont élevées qu’elles sont forcément optimisables.
Analyser les coûts, comment faire ?
Une fois vos coûts classés par catégorie vous pouvez commencer leur analyse. Cela peut inclure l’identification des coûts qui ont augmenté de manière significative mais aussi en les sous-catégorisant par ordre d’importance : les coûts inutiles, des coûts qui ont un impact sur la qualité du produit ou du service, les coûts indispensables que vous ne pourrez pas réduire. Ce travail fait, vous pouvez alors identifier les coûts qui vous paraissent faciles à optimiser que ce soit par la coupure de la dépense, la recherche de fournisseurs moins chers, la réduction des coûts de fonctionnement, l’amélioration de la productivité, la réduction des déchets, la renégociation des contrats, la mise en place de nouveaux processus de travail, la réduction de la consommation d’énergie, etc.
Négocier les prix
Négocier les prix avec les fournisseurs peut être un moyen efficace de réduire les coûts. Les entreprises peuvent obtenir des tarifs plus bas pour les achats en gros ou pour des contrats à long terme. Il s’agit donc parfois de regrouper toutes vos commandes auprès d’un fournisseur. Pour négocier, il s’agit souvent de connaître les différentes offres possibles et donc de demander des devis et d’évaluer les offres en fonction, pas seulement du prix mais aussi de la qualité, de la fiabilité, de la disponibilité, etc. Rien ne sert d’optimiser un coût qui peut vous faire perdre des clients majeurs ou encore en engendrer d’autres. La négociation peut ne pas porter que sur le prix mais sur les quantités, les conditions de paiement, les conditions de livraison, etc.
Réduire les déchets
Qui a dit qu’écologie ne rimait pas avec réduction des coûts. Réduire les déchets peut s’avérer un moyen performant pour réduire vos coûts. Cela peut se faire en utilisant des matériaux recyclables, en optimisant les processus de production ou en utilisant des machines plus efficaces. Dans le cas où le traitement des déchets vous incombe, vous pouvez notamment en réduire le coût par ce biais. Pour cela, commencez par évaluer vos déchets et identifier en la cause. Cela peut être la résultante de processus inefficaces, d’équipements obsolètes, de pratiques de travail inefficaces, d’emballages excessifs, une mauvaise gestion des stocks…
Automatiser les processus
Si automatiser les processus peut prendre du temps, l’action se révèle souvent rentable sur le temps car elle permet généralement de recentrer les ressources vers les actions qui ont le plus de valeur ajoutée. En automatisant les processus, les tâches répétitives et les opérations manuelles, une entreprise ou un ménage peut réduire les coûts de main-d’œuvre et améliorer l’efficacité opérationnelle. Il s’agit donc de déterminer ces tâches ou opérations manuelles qui sont susceptibles d’être automatisées. Vous pouvez ensuite identifier les solutions d’automatisation : logiciels, robots, machines, équipements de surveillance, etc. Automatiser les processus peut réduire les coûts en réduisant les erreurs humaines, notamment celles qui engendrent généralement des coûts supplémentaires. L’automatisation peut toucher de nombreux pans de l’entreprise : les entreprises peuvent automatiser les processus de production, de marketing et de gestion des stocks.
Encourager le télétravail
Encourager le télétravail peut également vous permettre de réduire les coûts notamment ceux liés au bureau et à l’équipement, ainsi qu’aux déplacements des employés qui nuisent parfois à leur productivité ou à leur capacité à s’organiser. Le télétravail n’étant pas toujours possible, il vous faut en déterminer la faisabilité. Si c’est possible et que cela correspond à votre manière de manager, il vous faudra établir une politique de télétravail afin de définir les attentes et les responsabilités des employés en matière de télétravail. Cela peut inclure les exigences d’équipement, de communication, de sécurité, d’heures de travail, etc. Vous pourrez ensuite fournir les équipements nécessaires tels qu’un ordinateur portable, un accès Internet à haut débit, des logiciels de communication, etc.
Externaliser des tâches
Externaliser des tâches et faire appel à un fournisseur ne représentent pas forcément un coût car cela peut vous permettre de réduire les coûts de main-d’œuvre, les coûts d’investissement et les coûts opérationnels. Certaines tâches peuvent être externalisées et faire gagner beaucoup de temps à vos équipes qui ne sont pas expertes dans tous les domaines. Il est parfois beaucoup plus rentable d’externaliser des tâches, tout simplement, car vous pouvez vous recentrer sur les tâches à plus fortes valeurs ajoutées et car vos fournisseurs peuvent bénéficier, par exemple, de prix de gros car vous n’êtes généralement pas leur seul client. Cependant, vous devez garder en tête qu’externaliser peut affecter la qualité notamment de service et nuire à votre possible réactivité car vous n’avez plus la main dessus.
Optimiser ses coûts en optimisant ceux des fournisseurs
Il est possible d’optimiser ses coûts en optimisant ceux du fournisseur, car une relation gagnant-gagnant avec le fournisseur peut conduire à une amélioration de la qualité et de l’efficacité, ainsi qu’à des économies de coûts pour les deux parties. Pour cela, il est important d’établir une relation forte avec votre fournisseur et de regarder si vos objectifs peuvent être communs. La réduction des coûts peut intervenir tout simplement en regardant comment vous pouvez réduire les coûts de fonctionnement pour votre fournisseur.