Au sein de toute entreprise, l’utilisation de l’e-mail occupe une importance capitale au quotidien. Il n’est pas toujours simple de savoir comment tirer le meilleur parti de ce mode de communication. Cependant, certaines méthodes permettent d’en améliorer l’usage. Quelles sont les astuces simples et concrètes à appliquer pour optimiser l’utilisation de l’e-mail dans son entreprise ?
Les chiffres de l’utilisation de l’e-mail
Statista donne une prévision sur le nombre d’e-mails envoyés et reçus par jour dans le monde et donne une prévision pour le développement ultérieur de 2021 à 2025. Environ 319,6 milliards d’e-mails étaient envoyés et reçus chaque jour en 2021. Ce chiffre devrait dépasser 376,4 milliards en 2025.
L’e-mail professionnel
L’e-mail professionnel ne cesse de gagner du terrain dans le monde de l’entreprise, aussi bien en France qu’à l’étranger. On considère aujourd’hui que ce sont 100 milliards d’e-mails qui sont envoyés chaque jour dans le monde pour des motifs professionnels, ce chiffre devant encore augmenter d’au moins 5 % durant les cinq ans à venir. Il s’agit de l’outil le plus fréquemment utilisé dans les sociétés privées. Selon des études récentes, l’e-mail représenterait 78 % des échanges avec la clientèle, mais également 76 % des échanges entre collaborateurs d’une même entreprise. Faciliter l’exploitation des e-mails devient donc une nécessité.
Conseil 1 : Évitez de TOUT traiter
Pensez à utiliser des titres explicites et des messages clairs et synthétiques. Évitez aussi de répondre à tous les e-mails : un message dont on est destinataire demande en général une réponse, alors qu’une copie a seulement valeur d’information. Enfin, demander à vos collaborateurs un résumé des e-mails longs et importants permet de mieux appréhender la nature des différents échanges.
Conseil 2 : Organisez-vous, classez et archivez
Prévoyez des plages horaires dans votre emploi du temps pour la consultation des e-mails, en appliquant une action à chacun : réponse, suppression, marquage pour un traitement ultérieur ou envoi d’une copie à un collaborateur. Il est important de prendre l’habitude de trier ses e-mails dans des dossiers de classement. Une organisation structurée permet de retrouver rapidement ses e-mails, sans perte de temps inutile. Gardez-vous également de vouloir les imprimer de manière systématique : il s’agit d’un réflexe inutile le plus souvent qui nuira à votre productivité… et à la planète ! Enfin, il est bon de procéder à un archivage régulier de ses e-mails. Cela permet de conserver à sa messagerie une taille acceptable favorisant les recherches et la sauvegarde vous protège de toute perte impromptue due à un vol ou un virus informatique par exemple.
Conseil 3 : Ne recourez pas systématiquement à l’usage de l’e-mail
Si l’e-mail occupe une part importante des échanges dans l’entreprise, il se doit d’être utilisé avec une certaine mesure. Dans le cadre de conversations urgentes ou simples, on délaissera l’e-mail au profit de moyens de communication plus directs, tel le téléphone ou la messagerie instantanée. Pour des sujets qui réclament débat et concertation, rien ne vaut la réunion physique des membres de votre équipe : pouvoir échanger de vive voix avec ses collaborateurs permet de clarifier des positions et de faire évoluer les idées. De la même manière, il n’est jamais bon de chercher à résoudre des conflits par e-mail… Lors de vos envois, quelques mesures simples sont à prendre en compte : toujours se relire, ne pas précipiter ses réponses, vérifier les pièces jointes et ne pas ajouter trop de destinataires à sa liste d’envoi.
Conseil 4 : Programmez des réponses automatiques
Pendant vos réunions par exemple, programmez un message automatique d’absence. Informez vos clients ou toute personne désirant vous joindre leur permet de vous rappeler au moment qu’ils choisiront.