Pour gagner en productivité, il faut devenir le maître de son temps et ne pas laisser le temps devenir votre maître. Il faut donc posséder une organisation sans faille et déjà bien étudier votre comportement et en lister les points positifs comme les points négatifs. Ainsi, mettre de l’ordre dans votre bureau qu’il soit physique ou virtuel, avoir à votre portée de mains ou de clics les outils nécessaires aux tâches et avoir une stratégie à laquelle vous ne dérogez pas. Quelles méthodes pour booster sa productivité ?
Tout entrepreneur rêve d’une productivité sans faille afin de réaliser tous ses objectifs. Les méthodes qui améliorent la productivité sont nombreuses. Notamment la technique Pomodoro, la technique du gros caillou, la technique du Post it et bien d’autres. Quelle sera la vôtre ?
Pomodoro
Francesco Cirillo a imaginé le mode opératoire suivant. Vous choisissez une tâche à accomplir. Vous décidez d’y travailler pendant 25 minutes sans interruption et, surtout, sans aucune distraction : pas de mails, pas de téléphone. Votre concentration doit être maximum. Programmez une minuterie à 25 minutes qui vous empêchera d’être distrait par le temps. Au terme de ces 25 minutes, notez sur un cahier la tâche que vous avez accomplie. Vous aurez bien mérité 5 minutes de relaxation pendant lesquelles vous êtes libre de votre activité : sortir, naviguer sur internet, etc. Vous aurez accompli un cycle complet appelé Pomodoro. Puis, vous recommencez ce cycle 3 fois. Lorsque vous aurez accompli 4 cycles, vous pourrez vous accorder une pause de 20 minutes.
Le gros caillou
Un entrepreneur croule sous les tâches plus ou moins urgentes. Il reste difficile de choisir quelles sont les priorités. En effet, les tâches sont remplies de manière aléatoire et dans un délai pas toujours optimal. Imaginez un bocal. Vous le remplissez de gros cailloux et après, vous comblez les vides avec de plus petits cailloux et du sable. Le bocal est mieux rempli que si vous aviez commencé par les petits cailloux. Maintenant, si on vous dit que ce bocal, c’est votre emploi du temps, que les gros cailloux sont vos priorités et que les petits cailloux sont les tâches les moins urgentes. Vous comprenez qu’en priorisant vos tâches et en commençant par les plus importantes, vous aurez plus de place dans votre emploi du temps pour les moins urgentes et vous serez plus efficace !
La question jackpot
Combien de fois vous est-il arrivé d’être coupé dans votre tâche parce qu’une personne souhaite vous parler ? Ce collaborateur se présente et parle longuement avant d’arriver à la question qu’il souhaite vous poser. Pendant son discours, vous avez perdu un temps précieux, votre concentration et votre productivité. Un moyen de couper court au long discours qui précède la question tout en restant dans une démarche d’aide est la technique de la question jackpot. Revoyons la scène : votre collaborateur se présente et, tout sourire, vous lui dites : « En quoi je peux t’aider ? ». Votre interlocuteur est poussé à formuler clairement et brièvement sa demande. Vous lui répondez aimablement et vous gagnez un temps précieux !
Le Post It
Vous commencez la journée avec une longue liste de choses à faire. En fin de journée, le bilan ne vous satisfait pas, il reste plein de choses encore à faire sur votre liste. Pas terrible comme motivation. Et si vous preniez un Post It, que vous réfléchissiez à ce qui est prioritaire et que vous notiez 4 ou 5 tâches à accomplir dans la journée ? Vous avez réduit le nombre de tâches et vous avez augmenté votre motivation et vos chances de réaliser toutes les tâches du post-it. Je parie que votre fin de journée sera plus satisfaisante mais, surtout, moins stressante.
Le cahier de notes
Combien de fois il nous arrive d’interrompre nos activités par une pensée qui nous traverse l’esprit : penser à appeler Mr X, idée sur une activité, tâche oubliée qui revient à l’esprit. Une fois cette pensée passée, elle a du mal à repartir et elle perturbe le travail en cours. Pour s’en débarrasser au plus vite sans la jeter aux oubliettes, pourquoi pas avoir un cahier de notes à portée de main et y noter toutes ces pensées et se remettre au travail l’esprit libre !
Supprimez toutes les réunions inutiles
Vous avez des managers, vous avez des collaborateurs qui pourront animer un certain nombre de réunions et vous en faire le feedback. Donc inutile d’assister à toutes les réunions. Avant la réunion, vous pouvez relire l’ordre du jour et y ajouter quelques points si vous le jugez nécessaire.
Chaque entrepreneur est différent et chacun choisira la méthode la plus adaptée dans un souci d’efficacité maximum.