Bien que l’informatique et le numérique soient bien implantées dans les entreprises, il n’est pas rare de se retrouver confronté à des problèmes techniques de base qui peuvent vite faire perdre un temps précieux à tous vos collaborateurs. Zoom sur les principales difficultés qui peuvent arriver et les moyens de les contourner.
Un arrêt inopiné de votre ordinateur
L’arrêt de l’ordinateur alors que vous êtes en train de travailler n’est pas aussi rare que l’on pourrait le penser. Il suffit d’une coupure d’électricité, d’une mise à jour forcée ou encore d’oublier de connecter son ordinateur portable à la source d’alimentation pour voir votre ordinateur s’éteindre. Autre situation des plus fâcheuses : le disque dur qui flanche et entraîne une perte totale de vos données.
Si dans le premier cas certains logiciels proposent des récupérations d’urgence, il reste courant de perdre tout ou une partie du travail en cours. Pour éviter que cette situation ne vous fasse perdre un temps précieux voire plusieurs heures et d’avoir à réexécuter ce que vous venez de faire, n’hésitez pas à effectuer des sauvegardes régulières ou automatiques. Vous pouvez également transférer vos données sur le cloud ou faire en sorte qu’elle soit stockée tous les jours et automatiquement sur un serveur.
Le transfert de fichier volumineux
Quand un fichier pèse plus de 10 MO, il n’est pas rare d’avoir des difficultés à le transférer. Votre email se retrouve alors bloqué dans votre boîte d’envoi ce qui peut vite représenter un problème notamment quand vous devez effectuer rapidement cet envoi. Si la plupart des messageries pratique des limitations c’est avant tout pour éviter que les destinataires se retrouvent avec des fichiers qui saturent l’espace de stockage. Il reste courant d’avoir à effectuer ce type d’envoi qui dépasse ce volume notamment quand il s’agit d’une vidéo, d’un fichier pour une impression ou encore une image en haute résolution. Des offres comme la solution française professionnelle de transfert des fichiers, vous permettent d’effectuer des envois plus massifs (de l’ordre de 5 GO) et ceci gratuitement avec un stockage pendant plusieurs jours. Ce type de solution vous propose généralement des envois encore plus volumineux et un délai rallongé en vous abonnant pour quelques euros.
La qualité de la connexion
Si l’arrivée de la fibre optique a bien amélioré la situation avec une vitesse de connexion comprise entre 100 Mb/s et 1 Gb/s, force est de constater que la qualité de la connexion peut vite se révéler comme une perte de temps. Une bonne partie des entreprises reste abonnée avec ce qu’on considère aujourd’hui comme du bas débit et une vitesse comprise entre 1 et 30 Mb/s. Pour augmenter celui-ci, des solutions simples existent. Vous pouvez bien entendu privilégier le filaire, choisir un emplacement mieux adapté pour votre box, changer votre équipement pour un plus récent ou augmenter votre offre. Vous pouvez également penser à faire l’acquisition d’un répéteur wifi notamment si votre box est trop éloignée de votre ordinateur.
Les fichiers qui se perdent / arrivent en spam
Il arrive fréquemment que certains fichiers ne nous parviennent jamais et qu’ils se retrouvent dans les spams. Ceci peut fortement ralentir votre délai de réponse et vous faire perdre des opportunités voire créer des tensions. Si une consultation régulière de votre boite « spam » représente une bonne pratique, il ne faut pas hésiter à faire la démarche de passer vos interlocuteurs en « autorisés » à chaque fois que vous constatez qu’un email important se retrouve mal catalogué. N’hésitez pas également à sensibiliser vos collaborateurs sur les « objets » de leur email afin qu’ils les personnalisent et qu’ils ne soient pas trop promotionnels. Certains termes entraînent automatiquement le fait qu’ils se retrouvent dans les spams. Vous pouvez également faire en sorte que des accusés réception vous parviennent ou encore de prendre l’habitude de répondre à la réception d’un email par un simple « Bien reçu » afin de lever le doute quant à la réception.