Les tâches liées à la gestion administrative et comptable ne sont guère prisées par nombre d’entrepreneurs qui n’y voient pas de valeur ajoutée. Dans leur for intérieur ils savent qu’une telle attitude peut les conduire à vivre dans l’urgence, à payer des pénalités de retard, à perdre un client… mais ils préfèrent se concentrer sur des actions qu’ils considèrent essentielles et les remettre à demain.
Ces tâches font partie pourtant d’une des missions du chef d’entreprise. Certes, elles s’avèrent chronophages, répétitives, alors comment faire ? Quelques conseils pour devenir un pro de l’administratif.
Maîtrisez les bases du vocabulaire administratif et comptable.
Qu’on s’y connaisse ou non en comptabilité, il faut s’y coller dès la création de l’entreprise. Être maître de ses comptes, c’est être maître de l’avenir de son entreprise et de sa rentabilité. Et avant tout, il faut maîtriser le vocabulaire de base. L’actif représente l’ensemble des biens de l’entreprise, qu’il s’agisse des liquidités, de créances et de possessions. A contrario, le passif représente quant à lui l’ensemble des dettes de l’entreprise. Quant aux dettes d’exploitation, elles sont liées à l’activité normale de l’entreprise. Le capital circulant est constitué des actifs détenus par votre entreprise. Enfin, l’exercice comptable consiste en une période comptable de 12 mois.
Établissez votre plan comptable, votre boussole.
Une fois ces termes maîtrisés, il va falloir réaliser votre plan comptable. Il s’agit d’un document qui vous permet de classer les informations comptables de l’entreprise par catégorie, en vue de produire les comptes annuels en fin d’année. Le plan comptable répond à une réglementation de normalisation comptable, mise en place par l’Autorité des normes comptables, qui définit les règles applicables aux entreprises domiciliées en France. Adapté à votre structure, il doit rappeler les objets et les principes de la comptabilité. Il doit aussi fixer le bilan, le compte de résultat, le passif et l’actif de l’entreprise, les produits et les charges. Il va vous falloir le faire coïncider avec le régime fiscal de votre société afin d’y intégrer les aides, les subventions et crédits impôts dont vous bénéficiez.
Gérez l’administratif au quotidien pour plus de sérénité.
A force de toujours remettre la gestion administrative à demain, les dossiers vont s’accumuler et vous risquez de vous retrouver en grande difficulté pour l’exploitation de votre entreprise. Et faire face à des problèmes pour un défaut d’organisation peut vite s’avérer frustrant, surtout si votre société connaît ou commence à connaître un réel succès. D’autant que recevoir des pénalités et des amendes pour non-respect des obligations légales ferait mauvais genre auprès de vos clients ou partenaires potentiels. Soignez votre crédibilité en vous plongeant dans les dossiers administratifs et comptables au jour le jour, notamment grâce à la tenue de tableaux de bords quotidiens.
Pour être efficace dans la gestion de ses documents, rien de tel que de classer ses dossiers par catégorie. Mettez à jour régulièrement votre journal des ventes et faites des copies de vos documents et courriers administratifs, que vous les conserviez sur papier dans un classeur, ou dans le Cloud via un service de stockage dématérialisé. Si vos équipes sont soumises à de nombreux déplacements, pensez à mettre en place la gestion électronique des notes de frais, ce qui vous fera gagner du temps.
Réalisez un budget prévisionnel.
C’est bien là une des choses indispensables à la gestion comptable d’une entreprise. Le budget prévisionnel permet de prévoir les recettes et dépenses de l’année à venir. Utile si ne vous voulez pas vous retrouver pris au dépourvu ! Pour cela, plusieurs méthodes existent. Tout d’abord, prenez en compte le niveau de trésorerie au moment de l’établissement du budget pour que ce dernier soit pertinent. Pour faire un tableau de bord pertinent, il faut que chaque mois, vous preniez le budget de l’année dernière majoré de l’inflation et des dépenses supplémentaire prévues liés par exemple au matériel de bureau, d’impression, au stock, etc.
Pour les recettes, vous disposez également de votre tableau de bord de l’année dernière et de vos affaires en cours. Le but dans ce budget est de tout prévoir, c’est à dire de la situation la plus désespérée à la plus optimiste. Grâce à cela, vous allez anticiper les écarts de trésorerie et prévenir à temps le banquier d’éventuels mouvements d’argent. C’est aussi l’occasion en comparant le budget réel au budget prévisionnel de pouvoir adapter vos plans d’actions et ainsi anticiper les problèmes. L’adage « il vaut mieux prévenir que guérir » prend alors ici tout son sens.
Et pourquoi pas vous accompagner par des professionnels.
La gestion administrative et comptable
peut s’avérer parfois plus complexe qu’on ne le voudrait et se faire aider de professionnels, en plus d’être utile, permet de limiter votre responsabilité pénale et civile s’il advient une faute de gestion.
L’expert-comptable
Pour commencer, vous pouvez vous adjoindre les services du traditionnel expert-comptable. Son rôle en tant que conseiller privilégié du chef d’entreprise est de lui apporter son expertise notamment dans le domaine de la comptabilité. C’est lui qui va tenir et gérer ce domaine. Il contrôle la production et les comptes annuels de l’entreprise et examinera vos déclarations fiscales et sociales. Son rôle est essentiel, car il s’agit pour vous d’une personne qui vous apportera sécurité sur les plans administratif, comptable, financier, fiscal, juridique et social. Si vous avez une bonne relation avec lui, il peut se transformer en véritable conseiller et pourra vous aider pour réaliser des business plans, rechercher des financement adaptés ou mettre en place des tableaux de bord assortis à l’activité de l’entreprise ou même vous conseiller sur le statut juridique et social à adopter et sur la gestion quotidienne de votre entreprise.
Le « cost-killer »
Il existe un autre personnage qui peut s’avérer utile pour optimiser votre gestion comptable : le cost-killer, connu aussi sous le nom de chasseur de gaspillage. Son rôle ? La réduction des coûts par l’élimination du superflu et du non stratégique. Il est là pour vous aider à rationaliser les dépenses comme les charges fiscales et sociales, les frais supplémentaires et pour dénicher les achats les plus intéressants. Il va étudier les comptes de la société, la structure des coûts et analyse des besoins et propose des solutions pour minimiser les dépenses. Ensuite, par l’étude des marchés, il repère les meilleures opportunités de prix afin d’établir un cahier des charges. Il peut procéder à la négociation de certains contrats ou pousser l’entreprise à lancer de nouveaux appels d’offres. En bref, il va réduire vos dépenses au strict nécessaire. Un bon appui dans le but d’optimiser sa gestion comptable au quotidien !
Une mission essentielle, à ne jamais remettre en question !
Le développement de votre cœur de métier doit certes rester une priorité. Mais n’oubliez pas pour autant que la gestion administrative et comptable constitue l’un des piliers qui fait tourner votre entreprise. Même s’il peut s’agir à première vue d’un exercice laborieux et plutôt pénible, pensez qu’il vous faudra absolument gérer cette partie, que ce soit en interne ou en externe. Savoir gérer l’administratif et la comptabilité vous permet d’anticiper les désagréments. Vous pourrez éviter ainsi éviter les refus de votre banquier en anticipant un trou de trésorerie ponctuel ou un mouvement d’argent important.
Surveillez les postes clients et fournisseurs et faites attention aux délais de règlement accordés car plus ils sont longs, plus ils auront une incidence sur votre trésorerie. Facturez rapidement, vous éviterez des mauvaises surprises à vos clients qui sauront dès le début à quoi s’en tenir. Il est toujours plus agréable et rassurant de traiter avec quelqu’un d’organisé sur le plan administratif.