De nombreuses entreprises se sépareront de certains de leurs salariés avec l’impact du coronavirus. Il vous faut parfois préparer psychologiquement chacun à voir la voilure se restreindre et à devoir assumer de nouvelles fonctions. Zoom sur quelques préparatifs que vous devez mettre en place.
Bien redéfinir la nouvelle répartition de tâches
L’une des premières choses que vous devez préparer reste la réorganisation des tâches et ceci très amont afin que chacun puisse bénéficier du savoir-faire du partant. Il s’agit donc de bien préparer quelle personne va récupérer chaque mission et de définir comment va se dérouler la transmission du savoir-faire. Vous ne pouvez pas vous y prendre au hasard et vous devez éviter de créer la panique sur les destinataires de la délégation. Dans l’idéal, vous devez proposer et si possible faire en sorte que cette délégation soit désirée par celui qui assumera la tâche. Une bonne manière reste de demander qui voudra l’assumer et de bien expliquer le contexte de la séparation. Il faut savoir que les salariés peuvent se parler et que les rumeurs les plus délétères peuvent courir.
Faire créer des fiches de procédure
Qui dit départ dit transmission de savoir. Pour être sûr de ne rien perdre en termes d’information, il vous faudra peut-être réaliser la tâche vous-même ou demander la création de fiches de procédure spécialement destinées à apprendre à réaliser une tâche ou l’ensemble des étapes. N’hésitez pas à demander à votre salarié partant de décrire l’ensemble de ses fonctions et de créer des fiches de procédure. Faites-le le plus en amont possible et si nécessaire quand vous n’en aurez pas besoin, ce qui vous évitera de vous heurter à la mauvaise volonté du partant qui peut vouloir faire de la rétention d’information.
Vous pouvez aussi les mettre en place en demandant à l’ensemble des collaborateurs de s’y consacrer pour éviter un phénomène de suspicion car elles peuvent avoir bien d’autres utilités que pour un départ notamment pour palier des absences notamment en cas de deuxième vague ou encore de confinement forcé d’un de vos collaborateurs.
Informer et prévoir le pot de départ
Si cela peut paraître évident, il vous faudra informer dès que vous le pouvez du départ du collaborateur, en expliquer les raisons et montrer votre attachement à celui-ci surtout s’il s’agit d’une séparation qui est devenue obligatoire. Vous devez clairement montrer que la porte reste ouverte pour la suite même si vos chemins se séparent notamment en cas de rupture non réellement désirée. Il s’agit de faire en sorte que vos collaborateurs ne sentent pas la personne éjectée. Attention à ne pas mettre trop de moyens ou à le faire de votre poche afin que les collaborateurs ne se disent pas que vous auriez pu investir l’argent ailleurs. Il s’agit de remercier pour les années à collaborer ensemble.
Convenir avec votre salarié de la manière de gérer la fin
Les départs créent toujours un certain traumatisme dans les équipes. Il est courant de se laisser submergé par l’émotion car cette situation crée par nature un changement. Pour que le départ se déroule dans de bonnes conditions, il reste conseillé de convenir avec votre salarié d’établir un planning de transmission surtout s’il y a une transmission de savoir-faire. Vous devrez voir notamment l’ambiance car elle peut vite devenir délétère si votre salarié n’apprécie pas le fait que vouliez le faire partir de l’entreprise. Les situations conflictuelles sont donc à gérer avec le plus grand soin pour ne pas qu’elles empiètent sur le moral des troupes et contaminent l’ensemble de l’entreprise. Un discours commun peut parfois s’avérer nécessaire.
Recruter le plus en amont possible
Il se peut que le départ de votre salarié ait d’autres motifs que les conséquences économiques du coronavirus et recruter le plus en amont possible peut s’avérer nécessaire. Attention tout de même à ne pas faire en sorte que le nouvel arrivant soit contaminé par les critiques de son prédécesseur qui lors de la transmission de savoir-faire retiendra les informations négatives que peut lui glisser ce dernier alors qu’il n’apprécie pas la séparation. N’hésitez pas à lui demander ses interrogations et à vous enquérir de ses journées de travail en y portant une particulière attention. Si vous ne devez pas forcément dévoiler les motifs du départ, vous pouvez parfaitement répondre aux questions qu’il vous posera.
Ne pas oublier qu’il y a de l’humain
Qui dit séparation dit gestion de l’humain. Vous devez au maximum limiter l’impact de la séparation et ressentir comment chacun va se comporter et le niveau d’encadrement dont il aura besoin. Si vous pouvez vous dire que cela passera, n’oubliez pas que vos salariés ne sont pas des automates et qu’ils peuvent ressentir le besoin d’être rassuré. Prendre du temps pour chacun ne représente en rien une perte de temps donc n’hésitez pas à aller vous enquérir de la santé de chacun et à prendre le ressenti.