Comme tous les entrepreneurs, vous n’avez qu’une phrase à la bouche : « je n’ai pas le temps ». Et s’il s’agissait juste de trouver les bons outils pour mieux organiser ses tâches ?
Bien gérer le temps de votre activité professionnelle commence déjà par la veille. Même si vous vous hâtez de rentrer chez vous à la fin de la journée, ne quittez pas votre lieu de travail sans penser à planifier votre journée du lendemain. Avant d’aller dormir, préparez vos vêtements et vérifiez que tous vos dossiers se situent dans votre sacoche. Vous devez organiser votre planning suivant un ordre logique auquel vous vous tiendrez. De cette manière, si vous ne savez pas comment vous y prendre pour effectuer certaines tâches, vous aurez la soirée et la nuit de sommeil pour réfléchir (pas trop quand même !). D’ailleurs évitez de vous coucher tard pour être frais et dispos le lendemain. Le matin, commencez par arriver en avance sur votre lieu de travail. Cela vous permettra de travailler dans le calme et d’éviter les embouteillages. Vous êtes moins dérangé par vos salariés ou par des coups de téléphone incessants et vous pouvez avancer sur votre travail : consultez vos mails, révisez votre planning, préparez votre réunion, relisez votre discours de présentation, etc. Organisez-vous en répartissant chacune de vos tâches suivant ce qui est « à faire », « en cours » et « fini ».
Pesez chacune d’elle tant par son importance que par le temps qu’elle nécessite. Occupez-vous des dossiers prioritaires et ne vous dispersez pas. Attention, vous devez effectuer ce qui est important et non pas seulement ce qui est pressé. Pour cela, définissez ce qui est prioritaire et ce qui est urgent. Finissez ce que vous accomplissez avant de commencer un autre travail. N’hésitez pas à vous rendre indisponible pendant un certain temps. N’ayez pas de scrupule à laisser sonner le téléphone ou à refuser un service à un de vos collaborateurs. Profitez également de l’explosion des outils qui permettent de gagner du temps de travail en entreprise.
Tom’s Planner
Est un logiciel de diagramme de Gantt en ligne extrêmement intuitif et facile d’utilisation. Vous pouvez créer une liste de vos projets et la partager via le web. Vous pouvez aussi gérer vos tâches en route d’un iPad ou iPhone sans nécessiter d’application. Vous pouvez établir des dépendances temporelles entre les diverses tâches par un simple glissé de souris. www.tomsplanner.fr
Evernote
Permet la création de notes, manuscrites, audio ou vidéo. Celles-ci peuvent être triées dans des carnets de notes, annotées, éditées, commentées et retrouvées via un module de recherche. Avec votre téléphone vous pouvez créer de nouvelles notes et profiter de l’appareil photo pour vous remémorer des infos utiles. Bénéficiez de 4 Go par mois pour gérer tous vos projets. www.evernote.com
Remember the milk
Est une interface intuitive permettant de définir précisément les dates d’échéances de vos tâches, qu’elles soient récurrentes ou non, et rapidement grâce aux raccourcis clavier. Vous pouvez créer un nombre illimité de listes de tâches, les organiser avec l’étiquetage et stocker des notes ajoutées. Recevez des rappels par e-mail, SMS et messagerie instantanée.
www.rememberthemilk.com