La délégation de vos tâches permet d’être plus efficace dans celles que vous accomplissez. Simple à dire, plus difficile à exécuter. Voici 9 outils pour mieux collaborer avec vos équipes.
Pour déléguer efficacement, il est nécessaire de vous poser les bonnes questions : Quelle est ma valeur ajoutée sur cette tâche ? Est-ce que la mettre en œuvre moi-même est indispensable ? Le but reste de confier les tâches sur lesquelles vous n’apportez pas une valeur ajoutée importante par rapport à vos salariés qui sont sans doute plus efficaces que vous dans cette mission. La confiance est la base d’une bonne relation entre vous et celui à qui vous déléguez une ou plusieurs tâches. En contrepartie, soyez prêt à assumer les risques d’éventuels échecs.
La réussite de la délégation repose sur votre capacité à définir très justement « quoi » déléguer à « qui ». Au moment de confier une tâche à l’un de vos collaborateurs, prenez en compte non seulement sa capacité à exécuter la tâche, sa charge de travail (il ne s’agit pas de le surcharger !) et l’intérêt qu’il voue à cette mission. Pour déléguer de manière « cadrée », fixez des objectifs de manière ordonnée à la personne concernée. Prévenez-la des difficultés éventuelles et expliquez-lui les solutions techniques et humaines à appliquer.
Ne vous focalisez pas sur la méthode employée mais privilégiez le résultat. Soyez précis sur les divers critères d’évaluation qui vous permettront de juger le travail réalisé comme « bon », « très bon » ou « mauvais » et expliquez-lui les conséquences. Informez le reste de l’équipe de l’autorité des responsabilités que vous déléguez à votre collaborateur via sa nouvelle fonction. Même si vous confiez des tâches, vous devez rester au courant de l’avancement du processus de délégation en assurant le suivi des opérations. Demandez un bilan régulier, même oral et/ou informel. Comparez ensemble les résultats obtenus avec les objectifs de départ. Analysez la constance ou l’écart dans un sens comme dans l’autre et interrogez votre collaborateur sur la raison d’éventuelles différences.
Advanseez
Est un puissant outil collaboratif qui facilite la prise de décision, l’élaboration et le suivi d’un plan d’action et favorise le brainstroming. Vous disposez d’un premier module « DÉCIDER », centré sur la prise de décision et d’un second « AGIR » concernant la gestion d’une tâche. L’interface graphique de cet outil entièrement en ligne est dotée d’un design moderne. www.advanseez.com
Todoist
Vous permet de créer des projets et ajouter des tâches dont vous pouvez définir la date et l’heure, qu’elles soient récurrentes ou non. Vous pouvez être averti par e-mail, notifications push ou sms en cas de modifications importantes. Todoist effectue la synchronisation de vos données en temps réel et de aussi partager des projets, déléguer des tâches et discuter des détails. www.fr.todoist.com
GroupCamp
Vous permet d’augmenter l’efficacité de vos projets internes et de vos projets clients, la gestion des feuilles de temps, le partage de documents, le wiki d’entreprise, la gestion de vos dates clés et la synchronisation dans votre agenda, l’organisation et le suivi des tâches. Il n’y a pas de frais d’installation ni de résiliation. Vos données demeurent récupérables. www.groupcamp.fr
Planzone
Vous permet d’installer rapidement et sans connaissance particulière un espace de travail en ligne et d’échanges collaboratifs, de coordonner le travail en équipe et de diriger efficacement tous vos projets en suivant leur évolution. Avec cet outil, partagez l’information avec tous les membres de l’équipe par des notifications et par un système de messagerie interne. www.planzone.fr
My Live Company
Est une plateforme disposant d’un annuaire dont le moteur de recherche simplifie l’identification d’expertise, d’une fonction Archive avec laquelle vous pouvez sélectionner les actualités souhaitées et d’un espace de stockage documentaire. La messagerie privée permet à plusieurs personnes de discuter ensemble et de partager des documents de manière ponctuelle. www.mylivecompany.com
Wisembly
Permet d’organiser vos réunions en fonction des sujets à traiter et de partager le planning avec l’ensemble des personnes y participant. Vos présentations PowerPoint et les documents à envoyer par mail au public sont rassemblés sur l’interface et accessibles par les utilisateurs accrédités. Vous pouvez organiser un vote pour la prise de décision et obtenir aussitôt les résultats. www.wisembly.com/fr
Wimi
Centralise vos documents, tâches, calendriers et discussions. Vous pouvez créer des espaces pour chaque projet et être notifié en temps réel des progrès accomplis. En personnalisant vos espaces de travail, vous partagez des documents en contrôlant les accès aux données. Wimi vous suit partout et vous accédez à vos données où que vous soyez – même hors-ligne. www.fr.wimi.pro
Whaller
Permet aux utilisateurs de définir des sphères étanches les unes des autres pour communiquer de manière plus sélective, et donc plus privée. Chaque sphère est l’équivalent d’un « réseau social privé » à l’intérieur du réseau social et est réservée aux personnes qui y sont connectées, de sorte que les messages échangés dans celle-ci n’apparaissent jamais dans une autre. www.whaller.com
Zyncro
Est un espace de travail privé et sécurisé qui vous permet de partager des informations avec vos collaborateurs à travers des flux structurés et organisés. C’est l’outil parfait pour ajouter une couche collaborative pour le social learning, la gestion des connaissances, l’amélioration de la productivité et le partage des connaissances entre salariés et entre vous et eux. www.zyncro.com/fr