« Le cerveau n’est pas dessiné pour répondre aux multiples sollicitations du monde digital sursaturé d’informations instantanées » comme le confiait autrefois Douglas Merrill, ex-vice-président de Google, chargé des services d’information, et auteur de Getting Organized in the Google Era (« Soyez organisé à l’heure de Google », éditions Brodway Books). Et vous ? Où en êtes-vous avec votre mémoire vive ?
La période idéale pour prendre du recul
Alors que nous entrons bientôt dans la période creuse de l’année ! Oui l’été arrive à grands pas, période où le Business semble s’arrêter, il peut être intéressant de prendre du recul et faire le point sur son organisation. Bien plus que ranger les petits papiers, il s’agit de se demander comment faire pour augmenter sa productivité et enfin se consacrer sur ce qui compte vraiment, sans être parasité par nos multiples engagements internes non respectées… On pourrait parler de to do List mentales non honorées. Non parce que nous n’en sommes pas capables, mais parce qu’elles encombrent notre cerveau de façon continue et désorganisée…
Le fonctionnement du cerveau
Le saviez-vous ? Notre cerveau dispose de deux mémoires : une mémoire long terme et une mémoire court terme. La mémoire long terme est tout simplement extraordinaire, car elle peut encaisser et stocker d’incroyables, denses et lourdes informations comme toutes nos connaissances acquises (depuis notre plus jeune âge), ainsi que nos plus beaux et moins beaux souvenirs, anniversaires…etc…L’autre partie de notre mémoire, celle dite court terme, dispose de ressources plus limitées et ne sert seulement aux informations et besoins ponctuels.
Nous pouvons comparer cette partie de notre mémoire à la mémoire vive d’un disque dur…Et oui, vous ne pouvez tout retenir surtout aujourd’hui, face à l’infobésité régnante et aux multiples sollicitations numériques, telles que les notifications FB, Twitter… ou encore face aux multiples tâches impliquées par nos emails. Cette mémoire vive dite court terme, si elle est mal gérée, peut être source d’angoisse et de sensation de stress et d’urgence permanente.
Comment y remédier ?
Comme un disque dur ou n’importe quel PC, libérez tout simplement de l’espace…sur votre mémoire vive
Comment ? En écrivant tout simplement ce que vous devez faire. En effet, selon David Allen, auteur du Best-Seller Getting things done, ouvrage sur la productivité personnelle, le plus mauvais endroit pour retenir toutes les tâches et missions ponctuelles ou récurrentes que nous devons accomplir est… le Cerveau. A vous de vous créer une sorte de mémoire « externe » …
Cessez d’alimenter et de créer des To do List mentales interminables
Ces listes mentales de tâches interminables n’ont aucune efficacité. En effet, car une fois que vous avez « stocké » le matin une tâche dans votre listing cérébrale, sachez qu’à la fin de la journée, environ 10 autres tâches tout aussi importantes viendront s’ajouter à cette to do List mentale et le lendemain 10 autres viendront l’enrichir… Alors autant les écrire. Dur Dur de tout retenir dans ce cas…
Vous est-il déjà arrivé de ne plus vous souvenir de ce que vous deviez faire quand vous arrivez dans votre cuisine, après avoir reçu un appel d’une heure de votre mère, vous racontant ce qu’elle souhaite organiser pour le prochain dîner familial ? Ou d’être angoissé ou pas tranquille, car cela fait maintenant 15 jours qu’une tâche notée dans votre to do List « mentale » n’a pas encore été réalisée… ou encore d’oublier de souhaiter joyeux anniversaire à un être cher et de lui souhaiter un jour plus tard, en disant pourtant « j’y ai pensé et je me suis promis intérieurement de ne pas oublier ».
Cela montre d’où l’importance de tout noter, si vous souhaitez éviter des « catastrophes » ou susceptibilités professionnelles et même personnelles 🙂 Et oui notre cerveau a une mémoire vive limitée, acceptons-le et soulageons notre mémoire vive, vous gagnerez en repos et tranquillité. Prenez les tâches de façon séquentielle, les unes après les autres… en les notant au fur et à mesure dans un système d’organisation intelligent et surtout daté.
où noter ? Comment organiser de façon matérielle ces To do List mentales ?
Chaque jour, nous recevons une centaine de mails chargés de multiples informations intéressantes ou moins intéressantes. Aujourd’hui, la principale source et provenance de ces centaines de sollicitations reste la Boîte Mail. Ce flux incessant va inévitablement impliquer des actions, ou encore supposer l’organisation et la planification de tâches précises dans le temps.
Comment s’organiser lorsque l’on reçoit plus de 50 mails par jour, avec la moitié de ces derniers impliquant des actions précises ou moins précises ? Il vous suffit de créer des espaces temps pour les traiter à ajouter à la to do List virtuelle … de la veille !
C’est en ce sens que la méthode GTD de David Allen, peut vous être d’une grande aide, en libérant votre mémoire virtuelle, grâce à une nouvelle mémoire externe et matérielle ! Ce qui vous permettra de vous concentrer chaque jour sur ce qui compte vraiment en termes de priorité.
Proposition de méthode appliquée à votre Boîte mail, largement inspirée de la méthode GTD de David Allen :
Collecter, trier quotidiennement les multiples informations provenant des emails
et oui, chaque jour vous recevez près d’une centaine d’emails.
Transformer ou traiter l’information reçue par mail
partons du principe qu’un mail nécessite ou non une action. Si le mail nécessite une action, vous classerez ce mail en fonction du degré de priorité de l’action impliquée par le mail. Chaque mail sera traité différemment s’il implique une tâche ponctuelle urgente et immédiate ou la mise en place d’un projet simple ou complexe avec plusieurs interlocuteurs, plusieurs deadlines (calendrier et agenda) et plusieurs actions.
En bref, voici une proposition d’industrialisation du tri, rangement et classement de votre Boîte de réception :
* Action urgente : vous venez de recevoir un mail urgent nécessitant une réponse dans l’heure, la journée. Classer le mail dans dossier URGENT. Mais si le mail nécessite une réponse immédiate, répondez immédiatement.
*Action TO DO / à planifier : vous venez de recevoir un mail exigeant l’organisation d’une réunion avec plusieurs de vos investisseurs et vous devez leur présenter votre stratégie globale pour 2022. Classer ce mail dans le dossier TO DO / et transformer ce mail en tâches (à l’aide d’un SAAS To do List) ou en projet à planifier (à l’aide de votre agenda et/ou d’un logiciel de gestion de projet collaboratif)
*Action LIRE : vous venez de recevoir 2 newsletters d’un webzine de votre secteur d’activité. Ces mails nécessitent juste une lecture pour information, sans aucune action urgente ou immédiate ou à planifier, à classer dans le dossier FOR INFO. Vous pourrez lire ces mails tranquillement le soir, ou lorsque vous aurez plus de temps libre ! 🙂
Votre boîte de réception est VIDE et surtout organisée ! Quel bonheur, vous pouvez enfin profiter de votre journée et vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre business en toute tranquillité.
Se créer son propre système d’organisation avec un système de rappel automatique
En bref le principe : chaque mail implique ou non une action ou une tâche précise. L’objectif est donc de transformer ce simple mail informatif en Tâche ou en Projet, avec une deadline datée et précise ainsi que le temps consacré pour la réalisation de cette tâche. Il existe de nombreux outils vous permettant de vous créer un véritable système d’organisation, permettant de convertir un mail en une tâche précise et immédiate ou en 1 plan d’action détaillé avec des sous-tâches successives et placées minutieusement dans un calendrier-échéancier, avec un système intelligent de rappel. Ex : Wunderlist, producteev, remember the milk, The Hit List ou encore Nozbe.
Attention, les centaines de mails quotidiens ne s’organisent malheureusement pas tout seuls et les règles de filtre ne peuvent discerner l’aspect prioritaire des informations contenues dans les mails. Et oui, malgré les vertus des outils collaboratifs, un esprit humain est toujours nécessaire pour manier ces outils et décupler les effets productifs de ces SAAS.
Un conseil : une fois que ce système d’organisation sera bien rodé et testé, vous pouvez sans aucun problème déléguer la gestion de vos mails à une personne externe ou à votre assistante. Attention, vous garderez tout de même, la gestion stratégique de vos contacts et de vos informations, mais l’Assistante se chargera de toute la partie « collecte, tri des mails en fonction du degré de priorité d’action » soit environ 2h de gagné par jour.