Après avoir été privés de l’opportunité d’organiser des évènements, le temps est enfin revenu de pouvoir réaliser des évènements, si porteurs d’espoir. Si nous étions lassés des évènements qui s’enchaînent, aujourd’hui le retour des événements apparaît sous un jour nouveau. Rien ne remplace les richesses des relations humaines et les évènements en sont une des pierres angulaires. Organiser un événement ou des événements fait partie de la vie de toute entreprise qui souhaite développer sa notoriété auprès de ses clients, des partenaires ou des financiers, fédérer ses équipes pour développer leur cohésion et les impliquer dans la stratégie globale de l’entreprise, faire face à la concurrence. Or les événements ont un coût certain et il est évident qu’il s’agit de les préparer en amont afin de récolter les fruits de l’investissement.
Organiser un événement ne s’improvise pas. Sa préparation demande de réunir de nombreuses compétences : le brainstorming à la base de l’événement et l’organisation. Que l’on soit une PME, un TPE ou une grande entreprise, le schéma est le même. La différence se joue dans les ressources humaines qui peuvent se limiter au dirigeant et à son associé ou être pris en charge par une équipe compétente en communication.
Un entrepreneur est par essence même dans ses gênes un organisateur mais son organisation est souvent liée à son intuition et à ses compétences liées à son business, véritables guides dans son parcours. Ensuite, il mobilise toutes les ressources et développe d’autres compétences pour parvenir au but qu’il s’est fixé.
S’entourer des bonnes personnes
La réalisation d’un événement et sa réussite dépendent des ressources humaines. C’est pourquoi, il est nécessaire de connaître quelles sont les qualités nécessaires dont on va avoir besoin pour réussir cet événement.
Souvent lors de l’organisation d’un événement on évoque des tensions entre les personnes et ces tensions ne proviennent pas seulement de l’importance du travail à accomplir mais des différences de comportement dans la manière d’aborder le travail. En effet dans une équipe vous pouvez rencontrer deux types de personnes :
- celles qui vont appréhender l’organisation de l’événement avec une vision globale
- celles qui vont se focaliser sur les détails.
Avec ces deux types de personnalités et grâce à leurs différences il est possible de créer une véritable synergie ou une véritable cacophonie…
Pour mieux comprendre l’enjeu de cette étape, établissons une comparaison entre les japonais et les français. Quand vous voulez faire des affaires avec les japonais, vous vous heurtez à une conception opposée : les français partent d’une vision globale pour aller vers le détail et les japonais du détail pour aller vers une vision globale. L’ignorance de cette différence culturelle a fait échouer de nombreuses négociations, laissant désabusés les uns et les autres. Le fait de bien cerner cette différence a permis à des sociétés françaises de s’implanter durablement. Pour réussir un événement, vous devez en tant que dirigeant de l’événement appréhender les différentes facettes de l’organisation.
Méthode pour organiser un événement
Vous souhaitez donc créer un événement mais quelle que soit la taille de votre événement, la méthode est la même.
Lors du premier comité de pilotage, avec l’équipe que vous aurez constituée il vous faudra apporter des réponses aux questions fondamentales :
Pourquoi cet événement ? Quel est son objectif ?
L’événement a-t-il pour but de développer la notoriété, de fédérer le personnel et de fidéliser la clientèle …
Cerner l’objectif est fondamental. Inutile de passer à l’étape suivante tant que celui-ci n’est pas clairement défini.
Pour qui ? Quelle est la cible ?
- des commerciaux
- des administratifs
- des financiers
- des femmes
- des hommes
- des jeunes…
aux intérêts qui peuvent être très éloignés. Il vous faut cerner votre cible avec précision pour satisfaire chacun. Cette étape vous obligera à peaufiner les idées.
Comment ? Avec quel type d’événement ?
Le choix de l’événement : réunion, convention, fête…. va devoir séduire tous vos publics et avoir du sens. On ne fait pas un événement pour faire un événement.
Combien ? Quel est mon budget ?
Les ressources financières vont avoir un impact rédhibitoire sur votre choix mais elles seront en même temps source de créativité : réaliser un événement avec peu d’argent demande de l’ingéniosité.
Le rétroplanning
Une fois le choix effectué, il va donc falloir entrer dans le détail avec le rétroplanning, l’outil de toute organisation d’un événement.
Il se décompose en trois parties
- Avant l’événement
- Pendant l’événement
- Après l’événement.
Lister tous les besoins
La première étape est de lister tous les besoins sans chercher à les budgéter, sans chercher à dire qui en aura la responsabilité :
Hébergement, transport, aménagement des espaces, accueil, conférenciers, restauration, décoration, demande à faire à la préfecture, les partenaires, les médias, le dossier de presse, le communiqué de presse, les badges….
La deuxième étape est autour de chaque besoin de le décliner avec précision.
Accueil : table, fleurs, badge, nappe, hôtesse, listing
La troisième étape est de construire un tableau qui va vous permettre de suivre l’organisation de l’événement. Ce tableau, vous l’adapterez à vos besoins. A chaque réunion, vous le compléterez. Vous pourrez ainsi vérifier que chaque étape est bien réalisée et vous n’aurez pas les angoisses de dernière minute dues à des négligences, oublis…
Vous pourrez ainsi avoir une vision globale de l’événement et une vision détaillée que vous pourrez mettre à jour constamment au fur et à mesure de l’organisation de l’événement.