Force est de constater qu’organiser un évènement professionnel réussi n’est guère aisé. Les nombreux ratés témoignent de la difficulté de l’exercice même quand on se contente d’une forme classique. Pourtant, l’originalité demeure l’une des raisons pour laquelle on retiendra votre évènement. Zoom sur les bonnes pratiques lorsque vous organisez un évènement.
Des éléments à définir rapidement
Pour réussir son évènement, il s’avère que certaines étapes doivent être respectées. D’abord, il s’agit de connaître vos objectifs et de savoir les raisons qui vous poussent à organiser un évènement. Sans objectif, il restera difficile de cerner si votre évènement est une réussite et de mettre en place les indicateurs qui vous permettront de voir ce qui a été une réussite ou non.
La définition de la cible reste la seconde étape incontournable car si vous organisez un évènement, vous ne souhaitez sûrement pas que n’importe qui y participe. Ce choix entraîne des conséquences et notamment sur votre manière de communiquer. Il peut paraître évident que vos méthodes de communication ne seront pas les mêmes suivant que vous vous adressez en interne ou en externe ou encore suivant la taille de la cible.
Le budget, la date ainsi que la durée et l’heure demeurent des incontournables à fixer en amont. Plus vous anticipez, plus votre communication s’en trouvera facilitée même si parfois, il n’est pas utile de vous y prendre trop à l’avance. La définition de la date par exemple peut également permettre à vos concurrents d’éviter que deux évènements de nature identique aient lieu en même temps, de considérer des éléments comme les vacances ou grands évènements.
Un lieu adapté à votre évènement
Le lieu joue un rôle fondamental dans sa réussite. Celui-ci doit être en adéquation avec l’évènement. Si on pense souvent qu’une belle salle fera l’affaire, on remarque fréquemment qu’une bonne partie des événements subissent des difficultés voire des ratés à cause du choix de l’emplacement.
La localisation demeure à ce titre fondamental notamment par rapport au domicile/lieu de travail de votre cible et doit prendre en compte la durée de votre évènement ainsi que ce que vous allez y réaliser. Rien ne sert de vouloir faire un événement dans une salle qui serait trop petite et qui ne respecte pas les normes de sécurité. Autre donnée à ne jamais éludé : le matériel présent dans la salle ou encore les horaires de fermeture/ouverture. La plupart des personnes non averties auront tendance à oublier le fait que ce n’est pas parce qu’un lieu est régulièrement utilisé pour des évènements professionnels, qu’il correspond à l’utilisation qu’elles veulent en faire.
Vérifier la présence de micros si vous souhaitez organiser une conférence, d’un vidéo projecteur, de prises ou encore de la possibilité de réchauffer des plats / stockage dans le cadre où vous souhaiteriez avoir une partie restauration n’est pas un luxe. N’hésitez pas à vérifier la possibilité d’installer votre matériel avant l’événement car certains lieux ne vous laisseront que peu de temps pour vous installer.
Une check list pour le jour J voire la suite
On y pense rarement mais la check list peut sauver votre évènement. Le moindre oubli peut rapidement vous faire basculer du succès vers l’échec. Ainsi, il suffit de voir les conséquences qu’auraient un oubli des tickets de vestiaire s’ils ne sont pas fournis par le lieu ou encore le fait que vous oubliez votre chargeur d’ordinateur.
Pour la créer, vous devez penser pour chaque partie de votre évènement à ce dont vous aurez besoin pour que l’évènement se déroule dans les meilleures conditions. Pour cela, vous pouvez décomposer au maximum votre évènement en prenant les différentes phases. Par exemple, l’accueil induira surement un contrôle à l’entrée qui peut se faire à l’aide d’une simple liste, si vous avez peu de participants, ou à un contrôle par badgeuse, si l’événement se révèle plus important. Chaque activité doit être décortiquée afin de vérifier que vous disposez bien de tout le matériel nécessaire ou que vous avez réellement la possibilité de la concrétiser. A noter que si la check list est utile le jour J, elle l’est aussi lors de la préparation de l’évènement pour réserver le matériel nécessaire mais elle peut également l’être pendant et après afin de noter les difficultés que vous avez rencontrées et que vous n’aviez pas anticipées.
Faire un évènement original
Certains imaginent souvent qu’un événement professionnel doit rester sérieux et que l’originalité n’est pas de mise. Pour que celui-ci soit mémorisé et que chacun prenne du plaisir à y participer, l’originalité n’est cependant pas à négliger.
Votre capacité à le rendre ludique sera donc mise à rude épreuve et suivant son format et les cibles, vous pouvez faire preuve d’originalité. Le monde de l’entreprise s’étant profondément transformé ces dernières années, certains n’hésitent plus à jouer la carte à fond du recours à des structures gonflables dans un contexte professionnel ou ludique comme avec des châteaux gonflables, attractions, PLV, mascottes, signalétique, etc. Vous pouvez d’ailleurs faire appel à un fabricant de structures gonflables pour ce type d’animation.
Ceci est d’autant plus vrai si vous souhaitez mettre en place un team building ou vous rapprocher de vos clients en créant un lien différent de celui habituel, souvent cantonné à une relation professionnelle. L’efficacité des activités ludiques dépendra surtout de l’atmosphère que vous souhaitez insuffler et de votre capacité à la transmettre.