Nos performances ne sont pas identiques tout au long de la journée. Pour bien commencer vous devez cerner le rythme de travail qui vous correspond car chacun à sa manière de fonctionner et il vous faudra vous organiser en fonction de ce qui vous réussit le mieux.
De plus, notre attention est sollicitée en permanence par les mails, les sms et sans nous en rendre compte nous devenons leur proie et nous perdons l’efficacité nécessaire pour réaliser toutes nos tâches.
Une introspection à faire d’abord
Vous voulez être efficace, d’accord ! Mais pour y arriver, il vous faut d’abord vous mettre en tête que nous ne sommes pas efficaces de la même manière selon les différents moments de la journée. Certains vous diront qu’ils sont au top de leur efficacité le matin, pendant que d’autres ont du mal à émerger de leur sommeil alors qu’une troisième catégorie de personnes atteindront leur point culminant le soir, profitant du calme de la nuit et de l’absence de facteurs de déconcentration. Pour vous organiser vous devez donc d’abord écouter votre corps, tester les différents rythmes de travail. Connaître les règles de base de la chronobiologie peut vous aider à mieux vous organiser et à gagner en efficacité dans votre travail.
Exemple type d’une journée selon la chronobiologie
Le matin
Vous êtes au max. Vers 8h du matin, il est en général recommandé de caler de préférence les activités physiques car c’est à ce moment que votre tonus corporel atteint son apogée. Le corps sécrète de la dopamine qui a le mérite de donner un coup de booster aux muscles. De 9h 30 à 11h 30 : il est souvent recommandé de passer aux tâches qui demandent de faire appel à votre créativité ou qui sollicitent un intense effort intellectuel. Votre cerveau est alors disponible et connaît son premier pic de vigilance de la journée. Votre capacité de concentration ou d’apprentissage peut jaillir facilement.
L’après-midi
Une variation à prendre en compte. Il est reconnu qu’après un repas, le corps doit digérer et qu’il connaît une petite baisse de régime jusqu’à 15 h. Celui-ci ne doit donc pas s’avérer être trop lourd afin d’éviter les effets de somnolence. Si vous en ressentez le besoin, n’hésitez pas à faire une petite sieste régénératrice ou une balade. De 15h à 16h 30 environ, le cerveau retrouve en général une nouvelle période de forte activité. Vous pouvez alors profiter de ce créneau pour vous lancer dans les dossiers complexes, ceux qui demandent une forte concentration. À partir de 17h, votre cerveau connaît une baisse de régime et de vigilance, vous pouvez donc passer à des occupations plus légères, celles qui demandent le moins de capacité d’analyse ou bien qui nécessite une action corporelle. Votre corps ressent à l’inverse une nouvelle phase de tonicité.
Le soir
La phase de repos. Sauf exception, le corps se prépare généralement à entrer dans la phase de sommeil. Votre attention diminue par rapport à la journée. Il reste possible de travailler sur des tâches qui ne demandent pas trop de concentration. Attention à ne pas piquer du nez ou à ne pas commencer une tâche qui pourrait s’éterniser. Votre sommeil est précieux et contribue à votre productivité.
Un exemple d’organisation au top
Mathieu Nebra lors d’une interview de Dynamique, fondateur d’OpenClassRooms, a partagé son expérience :
« La vraie raison est de travailler sur ce qui a le plus de valeur ajoutée. En tant qu’entrepreneur, nous avons beaucoup de choses à faire et il est essentiel de se focaliser sur ce qui a le plus de valeur pour éviter de perdre du temps au final. Personnellement, j’utilise beaucoup mon IPhone et mon Mac pour m’organiser. En règle générale, le dimanche soir je fais une revue de toutes les tâches que j’ai à faire dans la semaine. Il y a environ une centaine de pages. Je les retrie en fonction de leur priorité et pendant ma semaine je ne garde que 10-20 pages. Dans la journée je regarde les 2/3 pages destinées à ce jour et je suis uniquement concentré sur celles-ci. Cela m’évite d’être noyé et de ressentir un sentiment de panique. Je me rajoute d’autres tâches si je suis en avance et j’évite d’être interrompu.
Le fait d’avoir une to-do list me permet d’éviter de me demander si j’ai oublié quelque chose. Une à deux fois par jour je repasse en mode réflexion et je trie. Dès que j’ai une idée, je la note grâce à un logiciel qui retranscrit automatiquement et intelligemment. Il a été un peu coûteux à acquérir mais je suis très content car je gagne du temps. »