Le travail collaboratif est de plus en plus tendance au sein des entreprises. Et pour cause les nouvelles pratiques comme le travail à distance et la dématérialisation ont entraîné une modification en profondeur des habitudes de travail. Les contraintes ont diminué même si certains entrepreneurs continuent de conserver les pratiques traditionnelles.
Cette nouvelle pratique n’est pas encore tout à fait entrée dans les entreprises. En effet, seulement 28% des salariés se déclareraient l’opter volontiers selon une enquête Ipsos/OpenMind Kf même si 58% d’entre eux pensent qu’elle est en pleine progression. Il faut dire que les outils permettent désormais de numériser la plupart des documents. ils permettent de réaliser des réunions à distance et d’être en contact permanent avec l’ensemble de ses collaborateurs.
Les avantages qui font que le travail collaboratif cartonne.
Tout d’abord le travail collaboratif améliore l’ambiance de travail de manière générale. Déjà parce qu’il permet de ne venir que quand cela s’avère vraiment nécessaire et de s’organiser comme bon nous semble. Les salariés ne sont plus contraints de venir et montrent qu’ils viennent car ils ont en envie. Le lieu de travail devient un lieu de vie et la présence sur place un choix. Vous pouvez travailler d’où bon vous semble grâce aux outils digitaux sans que votre travail s’en trouve affecté. Les contraintes comme le temps de transport ou les grèves et leurs conséquences délétères n’affectent plus le travail. L’organisation même de la vie personnelle peut changer avec des horaires qui peuvent parfois être flexibles.
Les échanges entre collaborateurs
Les collaborateurs sont ensuite amenés à échanger tout le temps et sur tous les sujets. Le fait de collaborer ensemble renforce les liens et chacun s’ouvre à l’autre. L’esprit d’équipe est ainsi amplifié, ce qui se ressent sur l’ambiance générale.
Les outils collaboratifs permettent un gain de temps considérable car ils sont pensés pour optimiser les relations. Les échanges sont rapides et nombreux et la fameuse réunionite disparaît. Il n’est plus nécessaire de préparer des réunions longues, de rappeler l’ordre du jour ou d’imprimer des dizaines de documents qui ne seront utilisés, souvent, qu’à ce moment-là. L’information circulant d’une meilleure manière, la prise de décision s’en trouve facilitée.
Ce mode de travail implique, bien entendu, des outils spécifiques mais le fait de choisir son organisation et sa manière de travailler responsabilise. Au-delà, elle fait naître un sentiment de confiance entre les différents collaborateurs. Elle implique une transparence et les jugements hâtifs disparaissent. Chacun s’organise à sa manière en essayant de s’adapter aux autres. Les logiciels de gestion de projet ont ainsi la belle vie puisqu’ils permettent de partager les plannings, gérer les différentes tâches mais aussi de les attribuer. Vous pouvez aisément communiquer sur les échéances, les retards et désigner les actions prioritaires.
Elle est également éco-responsable. On y pense peut mais la planète souffre de nos nombreux déplacements. Le travail à distance limite les impressions du simple fait que l’ensemble des processus est en général numérisé. Il n’est plus nécessaire de faire des copies, chacun pouvant les consulter de partout et à tout moment.
Méthode de travail intéressante ?
Cette méthode de travail sécurise également les informations par le simple fait qu’elles sont aujourd’hui sauvegardées automatiquement et accessibles par tous. Si une modification est opérée, il est possible de le repérer et on se pose plus la question de savoir si vous êtes en possession de la dernière version ou non. Il reste cependant à définir des règles et des bonnes pratiques afin que chacun utilise correctement les outils à disposition.
Les inconvénients existent également
Si chacun s’organise comme il l’entend et peut se rendre indisponible, il est possible que la réactivité s’en trouve affectée. C’est la raison pour laquelle, certains entrepreneurs demandent tout de même que la présence soit la règle.
L’esprit d’équipe peut également se trouver mis à mal car il est agréable de pouvoir échangé physiquement avec les personnes ou encore plus d’aller boire un verre à la sortie du travail. Il faut également veiller à ce que l’ordinateur ne devienne pas la seule source d’interaction.
La motivation peut également être en berne puisque votre collaborateur n’est plus forcément présent sur son lieu de travail. Les discours galvanisants diminuent et la routine peut rapidement s’installer. La prise de mauvaises habitudes peut aussi être considérée comme un obstacle car la tentation guette tout un chacun de faire autre chose. Cette méthode de travail demande une autodiscipline à toute épreuve. Le salarié ne ressent plus une pression alors que celle-ci peut se révéler parfois stimulante. Certains salariés affirment ainsi qu’ils ont du mal à travailler quand ils ne sont pas sur le lieu de travail, la présence de leurs chefs les incitant à s’investir davantage.
Reste que cette méthode de travail a le vent en poupe et que le sentiment de liberté qui lui est attribué devrait entraîner un développement de cette pratique dans les prochaines années.