Vous avez pris tellement de retard dans votre travail, submergé par les multiples soucis liés à votre trésorerie, aux collaborateurs, aux clients insatisfaits… que vous ne savez plus où donner de la tête. Il arrive souvent que les urgences se cumulent et que l’on soit pris de court. L’accumulation de celles-ci entraîne souvent un sentiment de panique qui peut vous rendre improductif. Plutôt que de céder à la panique pour ne finalement rien arriver à faire, mieux vaut que vous preniez le temps de vous organiser et de traiter les tâches au fur et à mesure.
1/ Repositionnez-vous mentalement
Pour ne pas céder à la panique, mieux vaut vous dire que si vous n’arrivez pas à tout faire, ce n’est pas grave ! Il ne s’agit pas de traiter tout maintenant. Concentrez-vous sur ce qui est urgent et important dans la journée. Une fois que vous aurez fini de vous dire que tout est à réaliser pour tout de suite et que vous comprendrez que même si cela n’est pas fini il n’y a pas mort d’hommes, vous pourrez vous lancer dans les tâches suivantes.
2/ Les tâches rapides en premier
Certaines tâches sont particulièrement rapides à exécuter. Elles ne vous demanderont que quelques minutes ou secondes pour les exécuter alors autant vous en débarrasser tout de suite. Inutile de les laisser traîner dans un coin de votre tête toute la journée. Finissez les tâches qui durent moins d’une heure en vous accordant un laps de temps court pour toutes les régler. Il s’agit de dégrossir votre to do list avant même de l’avoir établie.
3/ Créer votre to do list
Bien entendu vous devez prendre en compte l’urgence de chaque tâche pour déterminer l’ordre de traitement. Ce n’est pas tout. Passez un peu de temps à réfléchir à celles qui ont un impact sur vos autres collaborateurs et les ralentissent. Notamment s’ils sont eux-mêmes dans l’urgence. N’hésitez pas à leur demander les délais maximums dans lesquels ils doivent recevoir vos différents documents afin de vous informer sur celui qui les ralentit. Si on ne peut pas toujours tout réaliser dans les temps, il se révèle pertinent au moins d’effectuer ce qui pourrait entraîner des relances ou d’anticiper avec chacun pour éviter d’interrompre vos tâches.
4/ Isolez-vous pour faire une tâche longue
N’hésitez pas à couper votre boite email ou votre téléphone une heure. Rien n’est plus désagréable et contre-productif que d’être interrompu dans une tâche alors que vous êtes concentré dessus. Il est parfois question de couper tous les perturbateurs ou de fermer votre porte de bureau pour inciter à n’être dérangé qu’en cas d’impondérable. Chaque interruption comme un sms peut rapidement nuire à votre productivité et entraîner d’autres retards qui pourraient se cumuler. Alors un peu d’autodiscipline ne fait jamais de mal même si cela n’est pas facile. N’hésitez pas à prévenir vos collègues que vous êtes dans une situation d’urgence.
5/ Arrêtez de penser aux tâches futures
Il faut vous investir au maximum pour augmenter votre productivité. Autrement dit, une fois votre to do list exécutée, concentrez-vous sur la tâche que vous êtes en train d’exécuter et non à celles qu’il vous reste. N’hésitez pas à chasser toutes les idées qui peuvent vous venir à la tête et à souffler un bon coup pour évacuer le stress créé par toutes celles que vous auriez dû déjà avoir terminées. Ayez en tête que vous êtes en train de perdre du temps quand vous y pensez. Ce n’est pas en y réfléchissant toute la journée que vous avancez votre programme.
6/ Prenez des pauses
Si vous sentez que votre cerveau sature, rien ne vous empêche de prendre une pause même courte en portant votre regard au loin. Prendre des pauses n’est pas signe que vous n’êtes pas productif mais vous laissez un peu de répit à votre cerveau. Celui-ci i pourrait vite se braquer, notamment si vous faites des tâches fortement intellectuelles. N’hésitez pas également à le prendre en compte en positionnant vos tâches en fonction de l’activité mentale qu’elles vous demandent. Le matin représente une excellente période pour la productivité alors que la pause déjeuner représente souvent un temps où vous pourriez faire des tâches « automatiques ».
7/ Essayer d’anticiper la veille
Si la grande journée est celle de demain, n’hésitez pas à anticiper votre to do list ou encore à venir en avance pour bénéficier du calme de début de journée. Délestez-vous de toutes les petites tâches qui vont venir s’intercaler dans votre journée. Plus vous préviendrez et plus vous aurez anticiper, plus votre journée devrait se révéler moins stressante et donc plus productive. Prenez en considération que vous devez immédiatement vous lancer dans l’action pour ne pas subir ce que chacun redoute : la procrastination.