Mettre en place des processus d’automatisation si parfois génère la peur de perdre son travail, génère en contrepartie des tâches à valeur ajoutée puisqu’elle demande davantage de compétences et qualités professionnelles.
Aujourd’hui mettre en place des processus d’automatisation s’est imposée. Pourtant, nombre d’entreprises qui avaient implanté des habitudes performantes ne voient guère l’utilité d’ automatiser un certain nombre de leurs pratiques. Nous sommes dans le monde de l’immédiateté lié aux clics qui nous permettent d’avoir en trois clic et parfois un seul toutes les réponses à nos demandes ou questions. Fermer les yeux sur une telle évolution serait vraiment manquer de bon sens.
Lorsqu’une entreprise entre dans une phase d’hyper croissance, les tâches chronophages se doivent, dans la mesure du possible, d’être automatisées. Effectuer manuellement une opération devient rapidement inadaptée notamment dans le cas où elle dépasse un certain volume. Mais quelles sont ces tâches automatisables et comment faire ?
Automatiser ses processus, pourquoi faire ?
Le principal avantage de l’automatisation des processus pour votre entreprise réside dans le gain de temps considérable qu’il entraîne. Éviter l’action humaine sur un bon nombre de tâches plutôt que les effectuer manuellement permet de rendre la société plus agile et plus efficace. Ce changement facilite, en général, les échanges d’informations. Les indicateurs délivrant les informations en temps réel ainsi que des rapports détaillés de performance permettent une vision plus claire. D’un autre côté, l’automatisation de certaines tâches, notamment répétitives, réduit le risque d’erreurs et délivre des données de meilleure qualité. En résumé, en y ayant recours, vos collaborateurs ont davantage le temps de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et en matière de business, « le temps, c’est de l’argent » !
Définir ce qui doit être automatisé
Avant de vous jeter à l’eau, il vous faut cibler les tâches où l’automatisation s’avère pertinente. Vous devez garder à l’esprit que ce type de processus ne vise pas à remplacer totalement l’humain mais plutôt à lui alléger le travail dans le cadre de certaines tâches à effectuer.
Il est question d’éliminer celles chronophages, de natures répétitives ou celles standardisées. Il vous faudra décomposer la journée de vos collaborateurs pour comprendre là où ils « perdent » du temps afin qu’ils se concentrent sur les opérations plus complexes et intellectuelles, mieux adapter au travail de de l’Homme. L’enjeu principal demeure de prioriser les activités pour lesquelles l’automatisation détient le plus d’impact sur la performance de l’entreprise.
Il est crucial à cette étape de s’adresser à vos collaborateurs afin qu’ils vous fassent des propositions. Les collaborateurs n’aiment pas de manière générale les tâches répétitives et qui n’ont pas d’intérêt tant sur le plan du travail que sur celui de la reconnaissance des tâches qu’ils effectuent. Ainsi on l’a bien constaté avec les apports des logiciels qui ont permis au lieu d’effectuer le fastidieux tracé d’un tableau de n’avoir qu’à cliquer sur une icône pour voir apparaître un tableau adapté à leurs besoins.
Il en est de même pour les mails identiques qu’on envoie à plusieurs clients ou à tout le personnel. L’automatisation a permis de gagner un temps considérable et de plus permet de joindre les collaborateurs ou les clients en un temps record.
Assurer un suivi grâce à une feuille de route
Automatiser tout ou partie de ses activités est une chose, mais encore faut-il que cela engendre des effets positifs sur votre société. Pour s’en assurer, l’établissement d’une feuille de route s’avère indispensable. Celle-ci permet le suivi de chaque indicateur. Une fois les processus d’automatisation mis en place, vous devez suivre rigoureusement, pour chacun d’entre eux, leur incidence ainsi que leurs évolutions. Établir une feuille de route constitue le moyen de mesurer l’écart entre les résultats attendus de l’automatisation et ceux effectifs.