La facture est un document dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise. Celle-ci est soumise à des obligatoires incontournables.
La facture est obligatoire lors de toute prestation de service ou de vente de marchandise entre professionnels, y compris lors des ventes à distance.
Report de l’obligation d’émission et de réception de factures électroniques
Afin de garantir le passage à la facturation électronique des entreprises dans les meilleures conditions possibles, la loi de finances pour 2024 a fixé un nouveau calendrier d’application de cette réforme.
Ainsi, l’obligation d’émettre des factures électroniques se fera :
- le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
- le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.
Par ailleurs, l’obligation de recevoir des factures électroniques s’appliquera pour l’ensemble des entreprises dès le 1er septembre 2026.
Les dates fixées par ce calendrier ne pourront être repoussées, le cas échéant, que de 6 mois maximum.
Les mentions obligatoires
La facture doit comprendre les mentions obligatoires suivantes :
- Date d’émission de la facture
- Numérotation de la facture (sur toutes les pages)
- Date de la vente ou de la prestation de service
- Identité de l’acheteur (nom, adresse)
- Identité du vendeur ou du prestataire (dénomination sociale, forme juridique, adresse, numéro d’immatriculation ou « Siret en cours d’attribution »)
- Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur (à condition que la facture soit supérieure à un montant total HT de 150 €)
- Numéro individuel d’identification à la TVA du client professionnel (à condition que ce dernier soit redevable de la TVA, que la facture soit supérieure à un montant total HT de 150 € et que le client professionnel soit étranger)
- Désignation du produit ou de la prestation
- Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
- Prix catalogue (prix unitaire ou taux horaire hors TVA)
- Majoration éventuelle de prix (transport, emballage…)
- Taux de TVA légalement applicable et montant de TVA correspondant
- Remises ou rabais
- Sommes totales à payer (HT et TTC)
Les mentions obligatoires entre professionnels
Il faut rajouter les mentions suivantes :
La date de paiement
Il s’agit de la date à laquelle le paiement doit intervenir. En l’absence de stipulations contractuelles, le délai de paiement sera de maximum 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.
Mais il est possible de négocier contractuellement un délai différent :
- 60 jours maximum après la date d’émission de la facture ;
- 45 jours maximum après la date d’émission de la facture en cas de facture périodique ;
- 45 jours maximum après la fin du mois de réception de la facture.
Il est impossible de prévoir des délais supérieurs.
Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
La mention doit faire figurer les conditions d’escompte ou « escompte : néant » en cas d’absence d’escompte.
Les pénalités en cas de retard de paiement
Entre professionnels, des pénalités de retard sont dues à compter du jour suivant la date d’exigibilité du paiement. Ces pénalités s’appliquent automatiquement, sans qu’il soit nécessaire de faire un rappel ou une mise en demeure.
L’indemnité forfaitaire pour le recouvrement
La facture doit mentionner une indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement de 40 euros, non soumis à TVA. Cette mention doit également figurer dans les conditions générales de ventes (CGV), le contrat ou le bon de commande.
Comment calculer les pénalités de retard
Le calcul est le suivant :
Intérêts de retard = montant dû (TTC) X taux d’intérêt X (nombre de jours de retard / 365)
Il y a deux possibilités pour fixer le taux d’intérêt des pénalités de retard :
- soit rien n’est précisé dans le contrat/bon de commande : on applique le taux BCE (Banque Centrale Européenne) « refi », majoré de 10 points ( 10 % en 2017) ;
- soit le taux est fixé contractuellement et dans ce cas, il doit être supérieur ou égal à 3 fois le taux d’intérêt légal (2,70 % au premier trimestre 2017).
Nous vous conseillons cependant de prévoir dans le contrat/bon de commande un taux d’intérêt compris entre 10 et 15%.
Les clauses à ajouter
Clause de pénalité à insérer dans le contrat (CGV)/ bon de commande ainsi que sur les factures
« Conformément aux articles L.441-6 et D.441-5 du Code de commerce, tout retard de paiement entraînera l’exigibilité de pénalités de retard à un taux égal à 10 % et d’une indemnité forfaitaire de (40) quarante euros pour frais de recouvrement, dues de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire. Si les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs au montant forfaitaire de 40 €, il est possible de demander une indemnisation complémentaire sur justification. »
Clause à insérer dans les factures si ni rien n’est mentionné dans le contrat (CGV)/bon de commande
« Conformément aux articles L.441-6 et D.441-5 du Code de commerce, tout retard de paiement entraînera l’exigibilité des pénalités de retard équivalent au taux BCE (Banque Centrale Européenne), majoré de 10 points, et d’une indemnité forfaitaire de (40) quarante euros pour frais de recouvrement. Si les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs au montant forfaitaire de 40 €, une indemnisation complémentaire sur justification peut être demandée. »
A savoir qu’il est donc inutile d’éditer une nouvelle facture pour les pénalités de retard et qu’elles ne sont pas soumises à TVA.
Les sanctions possibles
Chaque partie devra conserver un exemplaire de la facture pendant 3 ans, sans préjudice de délais plus longs en matière fiscale (6 ans) et pour le code de commerce (10 ans). En cas d’omission de l’une des mentions obligatoires susmentionnées, de défaut de délivrance de la facture ou de non conservation de la facture pendant le délai susmentionné, la loi prévoit une sanction pénale : Une amende de 75 000 euros, pouvant être portée à 50% de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée. Les personnes morales encourent une peine d’exclusion des marchés publics pour une durée de 5 ans au plus.
Selon le site du gouvernement l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à :
- une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant ;
- une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.
Sécurisation et conservation des factures électroniques
- La loi de finances pour 2023 donne la possibilité d’avoir recours au cachet électronique qualifié afin de sécuriser les factures électroniques. En effet, ce cachet est utilisé par les personnes morales afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. En réalité, Il permet d’attester que le créateur de cachet est bien à l’origine du document.
- Il a été également posé que les documents (dont les factures) établis ou reçus sur support informatique doivent être conservés sous cette forme pendant un délai de 6 ans. Par ailleurs, ce délai court à compter de la date à laquelle la facture a été établie.