La communication est devenue un enjeu majeur dans cette période inédite. La communication de l’entreprise la conduit à rédiger des mémorandum ou mémo ? Ils sont un soutien indispensable pour transmettre des informations et des analyses de manière performante, pour que celui qui va recevoir l’information en saisisse sans difficulté les tenants et les aboutissants. Il devra être suffisamment explicite pour que celui qui devra mettre en œuvre l’information ne commette pas d’erreurs d’interprétation, qui pourraient se révéler fort préjudiciables.
Le Mémorandum : à quoi cela peut-il servir ?
Un mémorandum de présentation est aussi bien destiné à la communication interne qu’externe. En ce qui concerne la communication externe, il s’adresse à un large public, que ce soit les clients, les instances administratives ou les médias. En ce qui concerne la communication interne, il sert de guide dans la transmission de l’information et met en exergue la stratégie de l’entreprise aussi bien que les arguments relatifs au choix de la direction. Il peut aussi développer par exemple de nouvelles procédures et présenter un organigramme des personnes missionnées pour diriger les équipes et faciliter par sa clarté l’exécution des tâches .
Comment rédiger un mémorandum ?
Le mémorandum, appelé aussi dossier de présentation, est un outil incontournable pour bien communiquer. Il doit permettre de comprendre dès le début de la communication l’objectif de l’interlocuteur ou de l’entreprise. Puis, dans le développement, il abordera par exemple comme le propose le schéma SWOT les forces et les faiblesses du projet. Dans le cas d’une négociation, il permet de déceler les opportunités, mais aussi les marges de manœuvre et parfois de prendre l’avantage.
Que doit contenir un mémorandum ?
Son objectif est d’être transparent et donc d’apporter les données nécessaires à la compréhension, sans masquer les difficultés. Dresser un bilan non conforme à la réalité ou incomplet ne reviendrait en effet qu’à générer des demandes complémentaires d’informations. Cela génèrerait donc des pertes de temps considérables pour y répondre et avoir l’impression parfois de se justifier. Mais la plus grande difficulté se situera au niveau des relations qui peuvent être ternies par un manque de professionnalisme. Pour ce faire, le contenu du mémorandum demande une expertise parfaite, car la rédaction ne s’improvise pas. Ainsi, si l’on choisit un collaborateur en interne, il conviendra de tenir compte de ses compétences rédactionnelles. Il faudra également s’assurer d’une parfaite confidentialité, afin que des rumeurs ne circulent pas.
Dans le cas d’un rédacteur externe, il faudra lui faire signer un contrat de confidentialité afin de protéger l’entreprise de toute communication intempestive.
Quelques conseils si vous ne souhaitez pas relier
Il se peut que vous optiez pour imprimer des documents de plusieurs pages sans reliure, mais quelques préalables sont à prendre en compte. L’impression doit d’abord être de qualité et il vous faudra pour cela choisir le papier adéquat afin de donner ce même sentiment, rien qu’en voyant le document. Les formats peuvent être variés même si les formats A4 (21 x29.7 cm), A5 (14.8 x 21 cm) ou A6 (10.5 x 14.8 cm) sont en général privilégiés. Le grammage reste aussi à prendre en compte et un grammage trop léger peut vite donner une impression de manque de qualité. Le papier recyclé est aujourd’hui devenu courant et il en existe de très bonne qualité, il ne faut donc pas l’exclure. Ensuite, il vous faudra choisir entre un papier couché brillant ou encore mat, ce qui dépendra de l’effet que vous voulez donner.
Une impression de qualité souvent nécessaire
Comme tout document d’entreprise, d’autant plus s’il est communiqué à l’extérieur, la qualité des impressions joue sur l’image de l’entreprise et il vous faudra respecter le côté formel, ainsi que la charte graphique de l’entreprise. Même au sein de l’entreprise, il peut jouer un rôle essentiel notamment lorsqu’il s’agit de communiquer des informations qui doivent être claires et surtout lisibles pour votre interlocuteur. On imagine bien que certains schémas ou représentations nécessitent une qualité particulière. N’oubliez pas qu’il demeure fondamental d’adapter sa qualité afin que les idées soient transmises de manière explicite, ce qui se révèle être souvent le cas dans des transmissions de procédure, voire des informations contenues dans le livret d’accueil des collaborateurs.
Le format à prendre en compte
L’évolution des techniques multimédia et internet ont fortement modifié le contenu, la gestion et la diffusion des dossiers. Il est aujourd’hui fréquent d’y incorporer des données numériques (photos, vidéos, documentations,…) qui facilitent la compréhension d’une gamme de produits, par exemple. Pour le repreneur et les intermédiaires qu’il sollicite, il est désormais possible de travailler ensemble, quasiment en temps réel, en échangeant des données et des simulations prévisionnelles, qui peuvent être intégrées aux dossiers numérisés dans la préparation du business plan.
La valeur ajoutée d’un mémorandum
Le dossier « mémorandum » se retrouve dans la rédaction, c’est-à-dire dans la lisibilité du contenu. Elle se devra d’être explicite pour éviter tout malentendu dans l’interprétation, qui se révélerait préjudiciable quelle que soit la communication. La rédaction devra par ailleurs fournir des données qui permettent de jauger de la fiabilité de la communication.
Il va donc falloir établir avec rigueur en amont un plan de présentation qui structure les idées ou les projets présentés et qui incite, rien qu’à la lecture des titres, de poursuivre la lecture. Il est évident que la qualité du support servira de point d’appui à la communication et il ne faut jamais la sous-estimer. Le mémorandum a aussi pour atout, comme son nom l’indique, de servir de mémoire et donc d’être un document à portée de mains, tout en étant fiable pour permettre la réflexion. Si ce document a été bien conçu, il servira également de référence et permettra aux équipes de l’utiliser comme boussole de l’action.
Un mémorandum demande un investissement aussi bien en temps qu’en qualité de présentation du document. Se distinguer dans une première approche passe par la qualité du support qui met en lumière le fait que la communication a été élaborée avec sérieux.
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