De nombreux entrepreneurs offrent l’opportunité à des étudiants de faire des stages chez eux. Avantageux pour l’entreprise et pour le stagiaire, ce type de procédé ne cesse de s’accroître. Voici les nouveaux droits des stagiaires qu’il faut retenir.
Pour éviter les abus, les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une réglementation stricte concernant l’accueil de stagiaires en milieu professionnel.
La durée du stage
Des nouvelles règles ont été adoptées afin de trancher en faveur des stagiaires. Parmi elles, il y a la fixation de la durée maximale de stage. Identique à une période d’essai, elle ne doit pas excéder 6 mois par année d’enseignement. Cette durée est non-révocable, peu importe le motif. Ainsi donc, vous devez vérifier périodiquement le dossier de vos stagiaires afin de fixer leurs dates de fin de stage. Si le stage est réalisé par périodes fractionnées au cours d’une année d’enseignement, sa durée est de 924 heures au maximum sur l’année.
Attention !
En cas d’embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.
Les horaires de travail
Comme un salarié normal, les horaires de travail d’un stagiaire sont fixés. C’est la convention de stage qui le détermine. Avant d’établir le temps de travail, vous devez vérifier qu’il ne dépasse pas les horaires de vos salariés. Généralement compris entre 35 à 39 heures par semaine, ce temps de travail doit absolument être respecté.
La rémunération ou gratification
Un employeur qui accueille un stagiaire plus de 2 mois (soit l’équivalent de 44 jours à 7 heures par jour), au cours de la même année scolaire ou universitaire, doit obligatoirement lui verser une gratification minimale.
La gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l’organisme d’accueil à partir de la 309e heure incluse, même de façon non continue.
En dessous de ce seuil de durée, la gratification reste facultative pour l’employeur.
Le montant de la gratification doit figurer dans la convention de stage et est apprécié au moment de la signature.
Le taux horaire de la gratification est égal à 3,75 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond de la Sécurité sociale (soit 25 € x 0,15).
Les organismes publics ne peuvent pas verser de gratification supérieure au montant minimum légal sous peine de requalification de la convention de stage en contrat de travail.
Dans certaines branches professionnelles, le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu et peut être supérieur au montant minimum légal. L’employeur doit le vérifier dans la convention collective.
Le mode de versement
La gratification est mensuelle : elle doit être versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage.
Elle est due dès le premier jour de stage et non pas à partir du seuil des 2 mois de stage.
Le nombre de stagiaires
Dans un organisme d’accueil d’au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l’effectif (20 % pour les stages obligatoires en milieu professionnel : contrat en alternance, par exemple).
Par exemple, 7 stagiaires étudiants maximum peuvent être accueillis simultanément dans une entreprise de 45 salariés (45 x 15 % = 6,75), l’effectif étant arrondi à l’entier supérieur.
Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps (ou 5 pour les périodes de formation en milieu professionnel).
Chaque tuteur ne peut suivre que 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.
Les conditions de travail
Un stagiaire est bénéficiaire de toutes les conditions de travail dans l’entreprise. Pour faciliter les vérifications systématiques de l’inspection du travail, vous devez inscrire vos stagiaires au registre du personnel pour une durée de 5 ans.
Un stagiaire bénéficie d’un droit de repos mensuel de 2 jours et demi. Il a aussi droit aux repos égaux à ceux prévus pour les employés de la société en cas de grossesse, d’adoption ou de paternité. Dans le cas où l’individu en stage est une femme qui a un enfant en bas âge, elle bénéficie également d’un droit d’allaitement d’une heure par jour.
Si l’entreprise dispose d’une cantine ou de tickets restaurant, chaque stagiaire devra lui aussi en obtenir. Dans le cas contraire, vous devez lui payer une somme considérable pour payer ses dépenses en repas en heure de travail. Les frais de transport sont également à prendre en considération. Ainsi au cours de son stage, un stagiaire reçoit une compensation pour ses frais de déplacement en local.
La sécurité
Pour des normes sécuritaires, il est interdit d’employer un stagiaire dans une tâche qui pourrait nuire à sa santé et à sa sécurité. La société est tenue responsable en cas d’accident survenu en cours du travail du salarié. Il est donc dans votre obligation de vérifier constamment l’activité de chacun de vos stagiaires tout au long de leur journée de travail.
La convention obligatoire
Les stages doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d’une convention, qui doit être conforme à un modèle fixé par arrêté, signée entre :
- Le stagiaire (et, s’il est mineur, son représentant légal) ;
- L’organisme d’accueil : entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme ;
- L’établissement d’enseignement ou de formation ;
- L’enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement ;
- Le tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil.
La convention doit obligatoirement mentionner ou préciser :
- L’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement ;
- Les activités confiées au stagiaire ;
- Les noms de l’enseignant référent et du tuteur ;
- Les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;
- Les modalités d’autorisation d’absence ;
- Le taux horaire de la gratification, calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les modalités de son versement.
Attention !
L’accueil d’un stagiaire étranger est soumis à la validation par la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) d’une convention entre le stagiaire, l’établissement de formation (ou l’employeur à l’étranger) et l’entreprise d’accueil ou l’organisme de formation professionnelle continue en France. Pour valider ce document, la Direccte exige une copie de la carte d’étudiant, une copie du passeport, une attestation d’assurance privée. Cette convention doit ensuite être envoyée au consulat pour obtenir un visa.