Il est obligatoire de garder les livres comptables et les registres sociaux d’une entreprise, en cas de contrôles réglementaires. Voici les contenus exigés de ces documents qu’il faut impérativement conserver.
LES LIVRES COMPTABLES
Les livres comptables font partie des documents que les entreprises doivent impérativement conserver. Ces documents doivent être entièrement blancs, sans ratures, ni gommages même en cas d’erreur.
Le livre-journal est un document qui conserve de façon chronologique tous les mouvements qui touchent les biens d’une entreprise. Il est à noter que ce document doit être à jour, c’est pourquoi il est nécessaire de le remplir à chaque transaction. Désormais, avec l’avancée de la technologie, il est possible de conserver un livre-journal sous forme de journal électronique. Par contre, pour faciliter son identification il est indispensable de le numéroter et de le dater.
Faisant partie intégrale des livres comptables, le livre d’inventaire est un document qui regroupe les données d’inventaire de la société. Comprenant les éléments d’actif et de passif d’une société, ce type de document doit contenir leur valeur et leur quantité au moment de l’inventaire. Pour mieux conserver l’intégralité du document sans rature ni autre altération, il est actuellement faisable de l’enregistrer sous forme électronique.
Le grand livre est comme une sorte de compte rendu de la totalité du livre-journal par ordre chronologique. Figurant parmi les documents utilitaires d’une entreprise notamment lors des contrôles réglementaires systématiques, ce type de document doit être gardé dans de bonnes conditions. À la différence du livre-journal et du livre d’inventaire, le grand livre n’est pas valide sous forme électronique.
Les livres comptables doivent être gardés par l’entreprise dans un délai de dix ans après la date du dernier registre. Rappelons que c’est la forme originale qui doit être conservée, et non la copie. Même s’il n’y a pas de sanction spécifique sur le non-respect de cette obligation, les sociétés qui manquent à cette obligation sont passibles d’une amende élevée à 9000 euros.
LES REGISTRES SOCIAUX
Les registres sociaux sont des documents qui prouvent par écrit les procès-verbaux de délibération pris lors d’une réunion entre les assemblés d’actionnaires et des membres de direction d’entreprise.
Ces documents sont d’une importance capitale, c’est pourquoi seul un juge du tribunal de commerce, un juge de tribunal d’instance ou encore le maire de la commune du siège social de l’entreprise sont en droit de les coter et les parapher. Même si en théorie ce type de démarche administrative est totalement gratuit, la rémunération du greffier qui exécute cette formalité doit être prise en compte.
À compter de la date du procès verbal, tout type de registre social doit être conservé dans un délai de cinq ans. Dans le cas où cette longévité de conservation de ce type de documents n’est pas respectée, les dirigeants de la société seront sanctionnés selon la loi en vigueur.
Il est recommandé de conserver les livres comptables et les registres sociaux. Il est judicieux de les placer dans des endroits sûrs loin de l’humidité et de la poussière, pour qu’ils ne s’abîment pas avec le temps.