Refuser à un client une demande est toujours pour l’entreprise n’est jamais aisé. Rédigez la lettre ou e-mail type de refus d’annulation de commande selon les principes de l’écriture professionnelle.
Lettre type de refus d’annulation de commande
Société
Prénom, NOM
Adresse
Code Postal – Ville
Téléphone
E-mail
Société du destinataire
Nom et Prénom du destinataire
Adresse du Destinataire
Code Postal – Ville
(ville à préciser), le (date à préciser)
Références : (référence à préciser)
Objet : refus d’annulation de la commande n°… (à préciser)
Madame, ou Monsieur, (à préciser),
Nous avons reçu votre lettre relative à votre annulation de la commande n°… (préciser référence)
Toutefois, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons accepter cette annulation car la marchandise est en cours d’expédition. En effet, sa fabrication a été réalisée à la date demandée lors de votre commande.
Nous essayons de respecter les délais demandés par les clients. C’est pourquoi, nous vous demandons d’accepter cette livraison dès qu’elle parviendra à vos entrepôts.
Nous vous remercions de votre compréhension.
Veuillez agréer, Madame, ou Monsieur, (à préciser) , nos sentiments distingués.
Signature
e-mail type de type de refus d’annulation de commande
Objet : refus d’annulation de la commande n°… (à préciser)
Madame, ou Monsieur, (à préciser),
Nous avons reçu votre lettre relative à votre annulation de la commande n°… (préciser référence)
Toutefois, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons accepter cette annulation car la marchandise est en cours d’expédition. En effet, sa fabrication a été réalisée à la date demandée lors de votre commande.
Nous vous remercions de votre compréhension.
Bien cordialement,
Signature
Conseils
La signature de l’émetteur
La signature dans le courrier électronique n’est pas manuscrite. En conséquence, elle ne prouve pas que vous êtes l’auteur de l’e-mail. La preuve de votre identité est garantie par l’en-tête numérique de votre email qui comporte le nom de votre messagerie et votre adresse e-mail. Cependant, cette preuve est sujette à caution puisqu’une personne peut envoyer un message pendant votre absence depuis votre ordinateur, si vous avez oublié de l’éteindre. Toutefois, cette signature suffit dans les cas de correspondance courante.
À quoi sert votre signature électronique ?
- elle marque une certaine politesse ;
- elle confirme votre présence ;
- elle crée un lien de proximité avec votre destinataire.
Elle peut se présenter de deux façons :
votre prénom et nom ; votre prénom et nom, suivis de votre fonction ou titre : Robert Menez Directeur des ventes.
Faites-les suivre dans la mesure du possible de votre numéro de téléphone, des coordonnées de votre société…
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