Lors du déballage d’une livraison, il faut porter une attention toute particulière à l’état de la marchandise. Rédigez selon les principes de l’écriture professionnelle une lettre ou un e-mail type pour demander le remplacement d’articles défectueux .
Lettre type pour demander le remplacement d’articles défectueux
Société
Prénom, NOM
Adresse
Code Postal – Ville
téléphone
e-mail
Société du destinataire
Nom et Prénom du destinataire
Adresse du Destinataire
Code Postal – Ville
(ville à préciser), le (date à préciser)
Références : (référence à préciser)
Objet : réclamation articles défectueux : livraison n°… (à préciser)
Madame, ou Monsieur, (à préciser)
Nous avons bien reçu votre livraison relative à notre commande du … (préciser date)
Cependant, nous avons le regret de vous signaler que les articles suivants… (préciser lesquels) étaient défectueux.
En conséquence, nous vous demandons de bien vouloir procéder au remplacement des articles défectueux, sans frais supplémentaires, que nous tenons à votre disposition.
Veuillez recevoir, Madame, ou Monsieur, (à préciser), nos salutations distinguées
Signature
e-mail type pour demander le remplacement d’articles défectueux
Objet : réclamation articles défectueux: livraison n°… (à préciser)
Madame, ou Monsieur, (à préciser)
Nous avons bien reçu votre livraison relative à notre commande du … (préciser date)
Cependant, nous vous informons que les articles suivants… (préciser lesquels) étaient défectueux.
En conséquence, nous vous demandons de procéder au remplacement, sans frais supplémentaires, des articles défectueux que nous tenons à votre disposition.
Cordialement,
Signature
Conseils
Améliorez votre style dans les lettres
Évitez de commencer toutes les phrases par « Nous »
| Mettez un adjectif en tête de phrase. | Surpris de ce retard, nous avons effectué une réclamation auprès de vos services. |
| Mettez un complément circonstanciel de temps en tête de phrase. | Lors de notre dernier entretien, nous avons évoqué mes compétences informatiques. |
| Mettez un infinitif en tête de phrase. | Afin de réaliser nos objectifs, nous avons dû envoyer un mailing. |
| Employez des mots de liaison. | Cependant, nous vous proposons de régler notre marchandise par lettre de change. (pour les mots de liaison, voir la fiche n°5) |
| Utilisez la phrase impersonnelle. | Il s’est avéré que ce retard était indépendant de leur volonté. |
| Utilisez la voix passive. | Ce bordereau a été transmis à vos services. |
Soulignez une idée grâce aux outils du style
| Rappelez le mot essentiel de la phrase précédente. | Cette réclamation vous est parvenue par lettre recommandée. Réclamation que nous avions évoqué lors de notre conversation téléphonique. |
| Utilisez l’incidente, outil de la nuance. | Nous vous faisons parvenir, comme convenu, notre catalogue. |
Évitez le ton « trop sec »
| Utilisez le conditionnel. | Nous aimerions recevoir votre catalogue. |
| Choisissez le vocabulaire le mieux adapté à la situation. | Nous sommes victimes de votre retard. au lieu de Votre retard nous porte préjudice. |
| Employez la forme interrogative. | Pouvez-vous nous faire parvenir ces documents dans les plus brefs délais ? |
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Vocabulaire
Les points clés pour s’exprimer correctement à l’écrit et à l’oral
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