Une lettre de relance peut inciter votre client à verser la somme qu’il vous doit sans avoir à passer par une procédure judiciaire. L’envoi d’une lettre ou email type de demande de paiement de relance doit ainsi intervenir le plus tôt possible dès lors que le délai de paiement d’une facture est dépassé.
Lettre type de demande de paiement (relance 1)
Société
Prénom, NOM
Adresse
Code Postal – Ville
Téléphone
E-mail
Société du destinataire
Nom et Prénom du destinataire
Adresse du Destinataire
Code Postal – Ville
(ville à préciser), le (date à préciser)
Références : (référence à préciser)
Objet : règlement de la facture n°… (à préciser)
Madame, ou Monsieur, (à préciser)
Lors de la vérification de nos écritures, nous avons constaté que la facture n°… (préciser références) n’a fait l’objet d’aucun règlement.
Nous pensons qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part et vous remercions de bien vouloir régulariser votre situation dans les meilleurs délais.
Nous vous prions d’agréer, Monsieur (Madame), nos salutations distinguées.
Signature
e-mail type de demande de paiement (relance 1)
Objet : règlement de la facture n°… (à préciser)
Madame, ou Monsieur, (à préciser)
Lors de la vérification de nos écritures, nous avons constaté que la facture n°… (préciser références) n’a fait l’objet d’aucun règlement.
Nous pensons qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part et vous remercions de bien vouloir régulariser votre situation dans les meilleurs délais.
Bien, cordialement,
Signature
Conseils
Le champ À : le ou les destinataires
Dans le champ À (en anglais To) figure l’adresse e-mail du destinataire susceptible de vous répondre. Vous pouvez faire figurer plusieurs destinataires dans ce champ si vous souhaitez qu’ils apportent également une réponse.
La liste des destinataires créée afin de gagner du temps dans l’envoi d’une information à un service, un groupe… demande d’adopter une attitude réfléchie. En effet, vous devez si vous utilisez ce mode de diffusion et de communication créer des listes pertinentes.
Par exemple : – Le comité de direction – L’ensemble du personnel – L’ensemble des business angels Indiquez tous les destinataires usuels en cas de diffusion d’une information, par exemple : Assemblée générale… Ces listes de diffusion vous permettront de n’oublier aucun destinataire si vous devez envoyer un e-mail en urgence. Vous devrez cependant les mettre à jour régulièrement afin d’ajouter les nouvelles personnes ou supprimer celles qui ne font plus partie de la liste.
Dans le cas de cette lettre, il est d’usage de mettre les collaborateurs du service comptabilité.
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