Les méthodes de communication traditionnelles, en l’espace d’à peine une décennie, ont évolué pour faire place à de nouvelles approches plus rapides, plus efficaces et plus adaptées aux besoins de notre société connectée. Cependant, cette communication professionnelle moderne exige également le respect de certaines règles et de bonnes pratiques pour créer une communication porteuse de sens. Dans cette optique, il est essentiel de comprendre les enjeux, les avantages et les défis liés à la communication dans un contexte professionnel.
Défis de la communication moderne
La communication professionnelle moderne se révèle être un défi. Les niveaux élevés de communication constante conduisent à une surcharge d’informations et à une difficulté à se concentrer sur les informations essentielles. De plus, des malentendus peuvent survenir en raison d’une communication écrite mal maîtrisée qui oublie de mettre en exergue le contexte et ne peut pas inclure de fait les expressions faciales si explicites. Par ailleurs, la gestion de la confidentialité et de la sécurité des données devient cruciale dans un environnement numérique qui peut mettre en danger la vie des entreprises et des collaborateurs.
Une communication interne qui s’adapte
La communication interne doit s’adapter aux nouveaux outils adoptés par les employés. Les réseaux sociaux d’entreprise perturbent les anciens modèles, remplaçant progressivement la communication descendante et centralisée par une communication transversale et personnalisée. Ainsi, la communication interne consiste de moins en moins à diffuser une information globale et uniforme au sein de l’entreprise.
Elle se concentre davantage sur la régulation de flux d’informations multiples et autonomes générés par les communautés professionnelles regroupées par activités (commerciales, achats, ressources humaines, etc.) ou par des projets transversaux. La mise en place d’un réseau social d’entreprise va au-delà de l’introduction d’un simple outil. Elle implique une révision complète du fonctionnement de l’entreprise, de sa culture et de ses valeurs. Dans ce contexte, les services de communication ont un rôle crucial à jouer en élaborant les « règles du jeu » (la charte des médias sociaux) et en accompagnant les employés dans l’appropriation du réseau social interne. En outre, ils doivent tout mettre en œuvre pour développer la confiance des employés dans ces réseaux internes.
Une communication organisatrice
Nous assistons au passage d’une ère de la Communication centralisée à une communication plus organisée. Les membres des communautés professionnelles sont désormais responsables de la diffusion, de l’enrichissement et du partage des informations qui les concernent. Il incombe cependant à la Communication de filtrer ces flux pour extraire les informations les plus pertinentes, qui seront ensuite diffusées via les canaux de communication de l’entreprise.
Il est concevable d’imaginer chaque salarié, devenu en quelque sorte autonome, doté d’un « journal » sur son écran, où s’affichent les informations sélectionnées. Celles-ci émanent des membres de l’entreprise et des flux auxquels ils s’abonnent. Ces informations sont produites par ses pairs et les communautés auxquelles ils appartiennent mais aussi de la chaîne « officielle » de la direction de la Communication. Cette dernière ne se limite pas à diffuser uniquement les informations corporatives, elle relaie également les informations adéquates, extraites d’autres flux internes, utiles et bénéfiques pour l’ensemble des salariés.
A vous de débuter les conversations
La Communication se trouve souvent confrontée à la nécessité d’initier une véritable révolution culturelle, notamment en encourageant les employés à prendre l’initiative de communiquer de leur propre chef au sein du réseau interne. Jusqu’à présent, pour la plupart des employés, s’exprimer individuellement représentait un acte risqué plutôt que comme un signe de liberté. Cependant, l’existence d’un réseau social au sein de l’entreprise pourrait bien changer cette perception et leur action.
Pour le management et la Communication, il est désormais indispensable de revoir les conditions dans lesquelles les employés s’expriment en utilisant ces nouveaux outils. Dans cette optique, mettre en avant et distinguer les contributeurs les plus pertinents devient un moyen de stimuler une dynamique positive.
Toutefois, il est important de noter que le réseau social d’entreprise suscite des effets indésirables : les individus les plus habiles en communication pourraient mettre en avant leurs actions plus facilement, même si elles ne sont pas nécessairement bénéfiques pour l’entreprise. C’est à la Communication de jouer un rôle de régulateur en distinguant et en encourageant les contributions de qualité.
Construire et synchroniser les identités numériques
Un aspect fondamental de la communication consiste à guider les employés dans la construction de leur identité numérique au sein du réseau interne de l’entreprise. En collaboration avec le service des ressources humaines (DRH), le département de la communication va probablement devoir mettre en place des actions formatrices pour aider les employés à compléter leur profil en indiquant leurs expériences, leurs domaines d’expertise et leurs compétences spécifiques.