Il faut bien le constater : les réunions sont souvent inefficaces et n’entraînent pas les actions espérées. Si les collaborateurs trouvent la plupart du temps qu’elles sont essentielles, force est de constater que l’absence de préparation préalable, de comptes rendus et de suivis les rendent souvent improductives. Zoom sur les bonnes habitudes à prendre pour avoir une réunion réussie.
Le bon matériel pour la réunion.
Il arrive trop souvent que le matériel lors des réunions soit défectueux voire carrément absent. Pour bien réussir une réunion, vous devez au moins avoir des éléments de base comme du papier, des stylos, un rétroprojecteur et l’ordinateur qui va avec. A défaut, les participants ne pourront pas prendre de notes ou encore il ne sera pas possible de bien visualiser une présentation. Rien ne vous empêche également d’avoir un tableau blanc ou encore, de manière plus moderne, un paperboard numérique tel que celui proposé par ID2SON voire chevalet, surtout si des points essentiels sont à marquer ou à souligner. Le paperboard numérique a l’avantage incontestable de ne pas avoir besoin de recharge et de ne pas nuire à l’environnement. Bien évidemment, il faudra avoir le bon nombre de chaises et dans la mesure où la réunion dure des bouteilles ou un accès à un point d’eau si vous ne souhaitez pas laisser mourir vos collaborateurs de soif. De la même manière, il vous faut choisir un lieu de réunion adapté à son contenu et à ce que vous cherchez à extraire de la réunion. Une réunion créative ne se fera probablement pas dans le même lieu qu’un exposé.
Préparer la réunion en amont
Rien n’est plus pénible que de participer à une réunion mal préparée. A minima, vous devez avoir prévu l’ordre du jour et transmis les documents en amont. A défaut, vous risquez fort d’avoir des personnes qui seront davantage concentrées sur la lecture des informations que sur une véritable participation active. Transmettre les éléments à l’avance peut leur permettre de rebondir sur certains points voire de préparer leurs réponses ou leurs questions. Ceci est d’autant plus vrai s’ils ont besoin d’éléments pour pouvoir le faire. Cela peut paraître évident mais il faut également convier les bons participants à la réunion. Rien ne sert d’inviter des personnes qui ne seront pas du tout concernées, qui se demandent ce qu’elles viennent faire là ou encore pire, de ne pas inviter les personnes qui peuvent venir enrichir les débats. Préparer sa réunion implique également de choisir un animateur qui puisse diriger les débats ou encore donner la parole pour éviter que la réunion devienne un brouhaha où on ne s’entend plus ou encore que les délais soient respectés.
Faire un suivi de la réunion et un compte rendu
Pour que votre réunion soit suivie d’effets ou encore informer des personnes n’ayant pu participer à la réunion des mesures qui ont été décidées, il vous faut également prévoir un suivi. Une personne peut être désignée pour faire le compte rendu, ce qui lui permettra de prendre des notes. Trop souvent oublié, le suivi de la réunion est pourtant essentiel. Il vous permet de résumer les propos qui ont été tenus mais surtout de constater les actions à mettre en place ou encore les personnes en charge. Cela vous évitera des contestations inutiles, des informations oubliées, de résumer les décisions prises ou encore de préparer la réunion suivante, le suivi permettant parfois simplement de base de travail pour celle-ci.