Certaines pratiques se sont développées et peuvent vous permettre de gagner du temps. Zoom sur ces pratiques qui font actuellement fureur en France mais aussi à l’étranger.
La planification inversée pour gagner du temps
Également appelée « backward planning » en anglais, elle consiste à partir des résultats à atteindre. Puis vous déterminez les étapes nécessaires pour y parvenir. Autrement dit, au lieu de débuter par la première étape et continuer dans l’ordre chronologique, on détermine le résultat final souhaité. Il s’agit ensuite de travailler à rebours pour identifier les étapes nécessaires pour atteindre un objectif et gagner du temps. La planification inversée peut être utilisée dans de nombreux domaines. On pensera notamment à la gestion de projet, la formation, l’enseignement, la planification d’événements, etc.
Elle est particulièrement utile pour les projets complexes qui nécessitent une coordination de plusieurs tâches et parfois de plusieurs équipes. Elle permet de mieux visualiser les étapes à suivre pour atteindre l’objectif final, de mieux identifier les dépendances et corrélations entre les différentes tâches et de mieux planifier le calendrier du projet. La planification permet également d’anticiper les risques et les imprévus. Vous prenez en compte le temps nécessaire pour chaque étape. N’oubliez pas de laisser suffisamment de temps pour les retards ou les problèmes éventuels.
La gestion des priorités
Il s’agit de hiérarchiser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, afin de vous concentrer sur celles qui sont les plus critiques. Cela permet de gagner du temps et d’éviter de se sentir débordé. La gestion des priorités est une compétence essentielle dans la vie personnelle et professionnelle. Elle consiste à identifier les tâches les plus importantes et les plus urgentes et à les traiter en premier lieu.
Si vous ne savez pas par où commencer, établissez une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir et classez-les par ordre d’importance et d’urgence. Identifiez ensuite les tâches qui ont des conséquences négatives si elles ne sont pas faites dans les délais impartis. Vous pouvez ensuite évaluer votre charge de travail et déterminer le temps nécessaire pour réaliser chaque tâche. Ensuite, fixez des échéances réalistes pour chaque tâche et respectez-les. Réévaluez régulièrement vos priorités et ajustez-les si nécessaire.
Les services pour gagner du temps
De nombreux services peuvent vous faire gagner du temps. Vous pouvez ainsi penser aux services de livraison à domicile : les services de livraison de nourriture, d’épicerie, de produits ménagers, etc., sont de plus en plus plébiscités. Ils font gagner du temps en évitant les courses et les déplacements. Aussi les services de conciergerie : certains proposent de prendre en charge les tâches administratives, les réservations, les achats en ligne, etc., pour permettre aux clients de gagner du temps. On pensera également à tous les services de nettoyage : certains services de nettoyage proposent de nettoyer les bureaux.
Externaliser : une pratique en vogue
Externaliser certaines tâches s’avère être une stratégie pour gagner du temps, surtout si vous avez un emploi du temps chargé ou si vous avez des tâches que vous ne pouvez pas ou ne voulez pas faire vous-même. L’externalisation permet de se concentrer sur les tâches essentielles, d’économiser du temps (externaliser des tâches chronophages vous permet de gagner du temps pour vous concentrer sur d’autres activités plus importantes ou plus agréables)e t de l’argent (il est parfois moins coûteux de ne pas le faire soi-même), de bénéficier de l’expertise des autres (vous pouvez obtenir de meilleurs résultats que si vous le faisiez vous-même) et réduire votre niveau de stress.
Externaliser des tâches peut réduire votre niveau de stress car vous pouvez déléguer certaines responsabilités à d’autres personnes. Cependant, avant de vous lancer dans cette voie, il est indispensable de bien évaluer les coûts et les avantages. Il vous faudra également trouver des prestataires de services de confiance et vous assurer que les tâches sont externalisées de manière efficace et performante.