La facture requiert, de la part de toute entreprise qui l’émet, d’y apporter un soin particulier. En effet, la facture est un élément de preuve d’une opération commerciale et possède une valeur juridique. Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l’exercice des droits sur la TVA. Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Elle répond à certaines contraintes de contenu, définies par les textes et notamment le code de commerce, qui a évolué au 1er octobre 2019.
L’ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019 modifie le code de commerce en ce qui concerne la facturation.
À compter du 1er octobre 2019 deux nouvelles mentions devront figurer sur les factures :
- l’adresse de facturation si elle est différente de celle du siège social
- le numéro du bon de commande s’il a été préalablement émis par l’acheteur.
Les sanctions pour infraction aux règles de facturation sont renforcées par l’instauration d’une amende dorénavant de nature administrative. Ces nouvelles dispositions résultent de l’ordonnance du 24 avril 2019 portant refonte du titre IV du livre IV du Code du commerce relatif à la transparence, aux pratiques restrictives de concurrence et aux autres pratiques prohibées.
Quelles pénalités pour les infractions aux règles de facturation ?
Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant de la facture.
Au 1er octobre 2019, tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels sera puni d’une amende administrative. Les amendes encourues iront de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pourra être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.
Quelles sont les fonctions de la facture ?
- juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur ;
- commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer ;
- comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels ;
- fiscale : elle fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.
Les mentions obligatoires des factures
Tout professionnel est tenu de s’assurer qu’une facture est émise en double exemplaire, par lui-même, ou en son nom et pour son compte.
Quand la facture doit-elle être délivrée ?
Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l’exécution de la prestation de services.
L’article L441-3 du code de commerce précise les mentions obligatoires des factures, dont les principales sont les suivantes :
- La date de la facture Date à laquelle la facture est émise. Le numéro de la facture Numéro unique pour chaque facture et basé sur une séquence chronologique et continue, sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d’exercice le justifient. La date de la vente ou de la prestation de service Date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service. L’identité du vendeur ou du prestataire de services Dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), adresse du siège social, adresse de facturation (si différente), numéro de Siren ou Siret, code NAF, forme juridique et capital social (pour les sociétés), numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans). L’identité de l’acheteur ou du client Dénomination sociale (ou nom pour un particulier), adresse du client (sauf opposition pour un particulier),adresse de facturation si différente, adresse de livraison. Numéro du bon de commande Lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur. Numéro d’identification à la TVA Numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement ci dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 €.
La désignation et le décompte des produits et services rendus
- La désignation et le décompte des produits et services rendus
- Nature, marque, référence des produits. Matériaux fournis et main d’œuvre pour les prestations.
- Dénomination précise, quantité, prix unitaire hors taxes et taux de TVA ajoutée, remises et autres rabais éventuels. Le prix catalogue Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis. Le taux de TVA légalement applicable Notamment si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes. Réduction de prix Rabais, ristourne, remise à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture. Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) Concernant le paiement La date ou délai de paiement, les taux de pénalités en cas de non paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40 €). Lire aussi : Lésé par une pratique commerciale ? Saisissez la CEPC ! Quelles sont les mentions particulières sur les factures ? D’autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :
- Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée Ajouter la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA. Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
- Le sous traitant ne déclare plus la TVA c’est L’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA)Mention « auto-liquidation de la TVA ». Indiquer qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ».
- Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire. Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité. Factures électroniques La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation. Le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires. Dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est obligatoire pour les grandes entreprises et les PME, et l’est pour les TPE à partir du 1er janvier 2020.
Depuis le 1er janvier 2013, la facture doit également mentionner
le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement, conformément à l’article 121-II de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012. Cette indemnité est fixée à 40 € par le décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012.
Les articles R123-237 et 238 du code de commerce ajoutent à cette liste des éléments d’identification de l’entreprise : numéro d’immatriculation auprès du greffe, siège social, statut juridique, etc.
La direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la répression des Fraudes propose sur son site une fiche pratique dédiée à la facturation entre professionnels et aux mentions obligatoires, ainsi qu’une rubrique sur l’actualité normative en matière de facturation.
En matière fiscale, un certain nombre d’obligations spécifiques encadrent l’établissement des factures par les assujettis à la TVA. Elles sont introduites par l’article 289 du Code général des impôts et précisées par l’article 242 nonies A de l’annexe II qui prévoit notamment des éléments d’identification du vendeur et de l’acquéreur et des précisions sur les produits et services vendus. Cet article est modifié par le décret n° 2013-346 du 24 avril 2013.
Les règles fiscales relatives aux mentions à porter sur les factures sont détaillées par la doctrine BOI-TVA-DECLA-30-20-20.
Pour les prestations de services réalisées pour des particuliers :
- Il est obligatoire d’établir une note :
– dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC,
– si le client le demande,
– ou pour certains travaux immobiliers.
- Cette note doit être établie en double exemplaire, l’original étant donné au client qui doit le conserver pendant au moins 2 ans. Elle doit également contenir certaines mentions obligatoires :
– date de la rédaction de la note,
– nom et adresse de l’entreprise,
– nom du client, sauf opposition de sa part,
– date et lieu d’exécution de la prestation,
– décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie,
– somme totale à payer.
Toute infraction sur l’existence ou le contenu de la note est sanctionnée d’une contravention de 1 500 à 3 000 euros en cas de récidive.
Certaines activités sont soumises à des obligations particulières de facturation : hôtels, pensions de famille, maisons meublées, restaurants, bâtiments et équipements de la maison, garages, entreprises de déménagement, auto-écoles, syndics de copropriété, experts-comptables, prestations topographiques, prestations sanitaires, travaux immobiliers pour les particuliers.
Délai de conservation des factures
Le délai de conservation des factures varie de 3 à 10 ans suivant la nature du document ou de son support.
Il est conseillé, dans tous les cas, de les conserver pendant 10 ans puisqu’elles peuvent servir de preuve devant la justice pendant ce délai.
Factures émises par voie électronique
- Les factures peuvent être émises par voie électronique selon trois procédures. Dans tous les cas, l’accord du destinataire est requis pour la transmission et la mise à disposition des factures par voie électronique.
- La transmission selon la norme EDI (échange de données informatisées) : la facture est envoyée au client grâce à un message électronique dont la structure est convenue entre les parties.
Ce message doit permettre une lecture par ordinateur ainsi qu’un traitement automatique et non équivoque de la facture.
- La transmission sécurisée par la signature électronique : dans ce message, c’est la signature électronique qui valide le procédé dématérialisé de facturation. Elle permet en effet l’authentification du signataire et de la source d’informations.
- La transmission sous toutes formes électroniques dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services qui en est le fondement.
- Les factures transmises par voie électronique sont valables à condition que l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité soient garantis.
Numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement ci dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 €.